Een toekomstbestendige vrijwilligerswerking voor erfgoedverenigingen

Vrijwilligers zijn het kloppend hart van je erfgoedvereniging. Maar hoe blijf je nieuwe mensen vinden, zeker nu de samenleving én het vrijwilligerswerk veranderen? Hoe zorg je ervoor dat iedereen zich betrokken voelt – van jong tot oud? Wat zegt de wet? En hoe blijf je als koploper binnen je vereniging zelf geïnspireerd?

Deze pagina bundelt alles wat je nodig hebt om je vrijwilligerswerking klaar te stomen voor de toekomst. Je vindt er concrete tips, handige tools, inspirerende voorbeelden én uitleg over relevante wetgeving. Zo hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden, en kan je met vertrouwen verder bouwen aan je werking.

Een vrijwilligersbeleid staat niet op zichzelf. Je moet onder andere rekening houden met maatschappelijke tendensen en juridische aspecten.

Stel daarom eerst de volgende vijf vragen voor je aan de slag gaat met een nieuw vrijwilligersbeleid:

Ben ik op de hoogte van de belangrijkste tendensen binnen het vrijwilligersbeleid?
Ben ik in orde met de regelgeving over vrijwilligerswerk?
Welke visie zit er achter mijn vrijwilligerswerking?
Hoeveel mensen en middelen kan mijn vereniging vrijmaken om een vrijwilligersbeleid uit te bouwen?
Wat loopt er vandaag goed en minder goed binnen het vrijwilligersbeleid van mijn vereniging?

Het is niet eenvoudig om nieuwe vrijwilligers te vinden. Jonge vrijwilligers aantrekken lijkt nog moeilijker. En als je dan die witte raaf gevonden hebt, hoe hou je die dan aan boord?

De vijf V’s van het vrijwilligersbeleid helpen je vooruit.

Vinden: zoektocht en selectie
Verwelkomen: onthaal en informatie
Versterken: begeleiding en motivering
Verbeteren: evaluatie en feedback
Vertrek plannen: afscheid en waardering

Denk na over hoe je al die verschillende fases wil aanpakken in de toekomst.

VOORBEELD UIT DE PRAKTIJK - SOENNES EN SWAERDES

Na een moeilijke periode herrees de heemkundige kring van Zutendaal als erfgoedbeweging: Soennes & Swaerdes. Ze kozen bewust voor een toekomstbestendige aanpak, zonder klassiek vast bestuur. In plaats daarvan werken ze met een coördinatieteam van geëngageerde vrijwilligers en een ruim netwerk errond.

Voor elk project zoeken ze doelgericht nieuwe vrijwilligers. Daarbij maken ze meteen duidelijk wat het project inhoudt, hoe lang het duurt en wat er van de vrijwilliger verwacht wordt. Persoonlijke aanspreking is daarbij de sleutel. Dankzij die aanpak zetten ze keer op keer succesvolle projecten op poten.

In dit interview ontdek je hoe ze hun vrijwilligerswerking organiseren én welke activiteiten ze allemaal op touw zetten.

WAT MET JONGEREN?

Veel erfgoedorganisaties zijn op zoek naar jonge vrijwilligers. En terecht: jongeren kunnen je werking dynamiseren, nieuwe ideeën aanbrengen, het imago van je vereniging afstoffen en het draagvlak voor je werking verbreden. Toch is het niet altijd evident om jongere vrijwilligers te vinden. Het vraagt een extra inspanning en misschien moet je zelfs je werking herbekijken.

Je denkt dan ook best eerst na over de doelstellingen en de capaciteiten van je vereniging. Is die bereid om jongeren de nodige verantwoordelijkheid te geven? Zijn er mensen en middelen om jongere vrijwilligers naar behoren te ondersteunen, te motiveren en te begeleiden?  

Voor alle duidelijkheid: jongeren zijn een heel diverse doelgroep. Op deze pagina hebben we het over 16- tot 25-jarigen.

Enkele handvaten:

Net zoals volwassenen zijn niet alle jongeren geïnteresseerd in erfgoed of cultuur. Vuur daarom je pijlen af op jongeren die al geïnteresseerd zijn. Denk aan jongeren die al een tentoonstelling van jouw organisatie hebben bezocht of van wie de ouders gefascineerd zijn door erfgoed en geschiedenis.  
Laat de jongeren voor een groot deel hun ding doen. Geef hen een kader (financiële middelen, correcte administratie, …) waarbinnen ze zelf aan de slag gaan.  
‘Voor jongeren, door jongeren’: laat jongere vrijwilligers een aanbod of een product uitwerken voor jongere bezoekers. Zij weten het best hoe je andere jongeren aanspreekt. Hier ontdek je hoe je dit aanpakt. 
Betrek de jongere vrijwilligers bij enkele belangrijke strategische keuzes. Denk aan de inrichting van het museum of de communicatiestrategie. Zo stem je je hele werking sterker af op de leefwereld van jongeren en geef je jouw organisatie een eigentijdser imago. 
Jongeren vinden het belangrijk om met leeftijdsgenoten op te trekken. Rekruteer daarom best een paar jongeren op hetzelfde moment of zorg voor een aparte jongerengroep. Laat je de jongere vrijwilliger meedraaien in de reguliere werking? Let er dan op dat er geen te groot leeftijdsverschil is met de andere vrijwilligers, dat kan hen afschrikken.
De meeste jongeren hebben een voorkeur voor afgelijnde engagementen in tijd en taak. Motiveer hen met losse opdrachten, activiteiten of projecten.
Een persoonlijke en enthousiasmerende begeleiding is een must.

VOORBEELD UIT DE PRAKTIJK - YOUCA ACTION DAY

De YOUCA Action Day stimuleert jongeren om één dag bij te dragen aan een organisatie naar keuze. Ook jouw erfgoedvereniging kan meedoen.

Het is een laagdrempelige manier om jongeren in contact te brengen met je lokaal erfgoed, je vereniging in de schijnwerpers te zetten én te tonen hoe belangrijk vrijwilligerswerk is.

'Twee jongeren hielpen ons met de voorbereiding van de tentoonstelling Vijftig jaar geleden in Izegem. Ze wisselden af tussen fotograferen en typen, zodat de taken niet te eentonig werden.’ – Bart Blomme, heemkundige kring Ten Mandere in Izegem

WAT MET VRIJWILLIGERS IN KWETSBARE POSITIES?

Wil je werken met kwetsbare doelgroepen? Werk van bij het begin samen met organisaties die ervaring hebben met deze doelgroep(en). Laat hen meedenken over de invulling van het vrijwilligerswerk, de opstelling van de vacature en de verspreiding ervan.

In de brochure ‘Hoe betrek je vrijwilligers in maatschappelijk kwetsbare posities bij je erfgoedorganisatie?’ lees je er alles over. Ontdek praktische tips, handige handvaten en inspirerende interviews en kom te weten wat begrippen zoals ‘diversiteit’, ‘inclusieve vrijwilligerswerking’ en ‘kwetsbaarheid’ betekenen.

Welke tendensen leven er op het vlak van vrijwilligerswerk? Hoe kan je die in jouw voordeel gebruiken? En welke structuren zijn hiervoor nodig?

In twee gratis webinars leer je hoe je de nieuwe tendensen in het verenigingsleven in jouw voordeel kan gebruiken. In het eerste deel kom je te weten hoe je tegemoet komt aan de noden van de hedendaagse vrijwilligers en hoe je ze motiveert om zich aan te sluiten bij jouw erfgoedvereniging. In het tweede deel krijg je concrete tips aan de hand van twee voorbeelden, Soennes & Swaerders uit Zutendaal en de Zoekdag van Metaalstrijd.

OMGAAN MET SOORTEN VRIJWILLIGERSENGAGEMENT

In deze praktijktip duik je in de verschillende soorten engagementen en ontdek je hoe je daarmee omgaat als erfgoedvereniging.

INSPELEN OP VERSCHILLENDE DRIJFVEREN

Wat motiveert vrijwilligers? In deze praktijktip leer je het onderscheid tussen traditionele drijfveren en nieuwe drijfveren. Beide verschillen, maar ze hoeven niet te botsen. Hoe speel je als erfgoedvereniging hier op in?

DENK NA OVER JE VRIJWILLIGERSBELEID

Je trekt de vrijwilligers aan die passen bij je aanpak. Maar klopt die aanpak nog met de focus van je vereniging? Kom het te weten via deze praktijktip.

BEN JIJ EEN KOPLOPER DIE GRAAG WIL VERNIEUWEN?

Het is niet altijd eenvoudig om een nieuwe dynamiek op gang te brengen. Het kan een tijdje duren voordat alle neuzen in dezelfde richting staan. Veranderen doe je best geleidelijk. Enkele tips:

Focus op zaken die je kan veranderen.
Geloof in verandering en straal dit ook uit.
Kijk niet enkel naar de prestaties van de vrijwilligers, maar ook naar de vooruitgang die ze al hebben geboekt.
Problemen bespreek je binnenskamers. Naar de buitenwereld toe toon je je eensgezind en gemotiveerd.
Ga na wie al een oplossing heeft voor de uitdagingen waarvoor jij staat. Welke organisaties kunnen je inspireren?
Sta ook stil bij wat er goed gaat. Zo vergroot je het draagvlak voor verandering. Als er zaken fout lopen, moet je als koploper nagaan of je zelf de zaken wel goed hebt aangepakt.