Home / Praktijktips / Vrijwilligers vergoeden? Hou hier rekening mee
Vrijwilligers vergoeden? Hou hier rekening mee
Vrijwilligerswerk is altijd onbezoldigd, maar dat betekent niet dat je als vereniging geen kosten mag vergoeden. Wel moet je de regels van de Vrijwilligerswet volgen. In deze praktijktip lees je waarop je als vereniging moet letten als je vrijwilligers een kostenvergoeding wil geven.
BEDANKEN MAG, MAAR MET MATE
Je bent als vereniging niet verplicht om vrijwilligers hun kosten te vergoeden. Wil je hen toch bedanken voor hun inzet? Dat kan ook met een kleine attentie. Belangrijk: zo’n geschenk mag in totaal maximaal 40 euro per jaar kosten.
KIES JE KOSTENVERGOEDING
Je kan kiezen tussen twee soorten vergoedingen:
Reële kostenvergoeding: je vrijwilliger toont de kosten aan met bewijzen, zoals bonnetjes of treintickets.
Forfaitaire kostenvergoeding: je betaalt een vast bedrag, zonder dat daar bewijzen tegenover staan.
Je kan kiezen om alle taken op dezelfde manier te vergoeden, maar je mag ook per soort taak een andere aanpak hanteren. Die keuze geldt dan wél voor het hele kalenderjaar.
Let op: een vrijwilliger mag maar één systeem hanteren per kalenderjaar, ook als hij of zij actief is in meerdere organisaties. Anders kan de vrijwilliger de vergoeding niet aannemen. De vrijwilliger is zelf verantwoordelijk voor het aanhouden van één systeem.
Een uitzondering: een verplaatsingsvergoeding mag je combineren met een forfait. Als je ze combineert is de verplaatsingsvergoeding op jaarbasis begrensd.
RESPECTEER DE MAXIMUMBEDRAGEN
Werk je met reële kosten? Dan geldt er geen maximumbedrag, zolang je alles met bewijsstukken kan aantonen.
Kies je voor het forfaitair systeem? Dan gelden er wél plafonds. In 2025 bedraagt de maximale vergoeding:
42,31 euro per dag
1.692,51 euro per jaar
In de sportsector is er voor sommige taken een verhoogde forfaitaire kostenvergoeding. Je moet per kalenderjaar bijhouden welke vrijwilligers de forfaitaire vergoeding ontvingen, de data waarvoor ze de vergoeding kregen en de betaalde bedragen.
Ook vervoerskosten kan je vergoeden. De bedragen voor 2025 zijn:
0,4415 euro per km met de auto (tussen 1 juli 2024 en 30 juni 2025)
0,36 euro per km met de fiets
Werk je met een reële kostenvergoeding, dan kan je alle gereden kilometers vergoeden. Combineer je de verplaatsingsvergoeding met een forfaitaire vergoeding? Dan is deze op jaarbasis beperkt tot het bedrag dat overeenkomt met 2.000 km afgelegd met de auto. Het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk (VSVW) legt dit in deze video helder uit.
Kilometers moet je altijd bewijzen. Het VSVW heeft daar een modeldocument voor. Rijdt de vrijwilliger met een bedrijfswagen? Dan kan die geen kilometers inbrengen.
Let op: als je de maxima overschrijdt, wordt het vrijwilligerswerk als ‘betaald werk’ gezien en volgen er belastingen en sociale bijdragen. Is iemand actief in meerdere verenigingen? Dan moet die persoon zelf de bedragen per dag en per jaar in de gaten houden. De som van alle vergoedingen telt. Goed om te weten: je bent als vereniging vrij om lagere bedragen uit te keren dan het maximum.
VERGEET JE INFORMATIEPLICHT NIET
Je bent als vereniging verplicht om je vrijwilligers op voorhand duidelijk te informeren over:
Het gekozen kostenvergoedingssysteem
De taken waarvoor de vergoeding gegeven wordt
De wettelijke maximumbedragen
De wetgeving over het combineren van systemen
Dat doe je het best met een informatie- of afsprakennota. Zet die op je website, stuur hem per mail en vraag om ondertekening of bevestiging van ontvangst. Zo voldoe je wat betreft de kostenvergoedingen zeker aan je informatieplicht.
MAG JE IN ELK SOCIAAL STATUUT VRIJWILLIGERSWERK DOEN?
Insommige sociale statuten moet jeje vrijwilligerswerk vooraf melden of zelfstoestemming vragen. Hou je je aan deze regels, dan heeft een kostenvergoeding géén invloed op je uitkering.
Een overzicht:
Werkloosheidsuitkering: meld je vrijwilligerswerk vooraf met formulier C45B bij de RVA. Komt er binnen de 14 dagen geen reactie, dan kan je het als goedgekeurd beschouwen en kan de vrijwilliger starten.
Brugpensioen (SWT): dezelfde regels als bij werkloosheid.
Ziekte of invaliditeit: vraag schriftelijke toestemming van de adviserend arts van je mutualiteit.
Leefloon: vraag toestemming aan je OCMW.
Er gelden geen extra voorwaarden voor gepensioneerden, mensen met tijdskrediet, loopbaanonderbreking of met een handicap.
HOE ZIT HET MET WERKENDEN?
Ben je werknemer, zelfstandige of ambtenaar? Ook dan gelden er enkele regels:
Je mag in de organisatie waarin je betaald werk verricht, enkel vrijwilligerswerk doen indien dat wezenlijk verschilt van je betaalde opdrachten.
Ambtenaren die in een andere organisatie willen vrijwilligen vragen bij twijfel over mogelijke belangenconflicten best toestemming aan hun leidinggevende.
WAT ALS JE BESTUURDER BENT?
Krijg je presentiegeld als bestuurder? Dan val je buiten de Vrijwilligerswet en zijn je inkomsten belastbaar. Je vereniging maakt dan een fiscale fiche op. Of je sociale bijdragen betaalt, hangt af van de link tussen je bestuurstaak en je gewone inkomen. Is dat het geval? Dan zijn het beroepsinkomsten en betaal je sociale bijdragen. Is dat niet het geval? Dan zijn het occasionele inkomsten en betaal je geen sociale bijdragen.
Ben je een bestuursvrijwilliger? Dan mag je wél kostenvergoedingen ontvangen. Let op: sinds 2019 mag je geen combinatie meer maken van presentiegeld en een vrijwilligersvergoeding, ook niet voor verschillende taken.
MEER WETEN?
Je vindt meer informatie, uitlegvideo’s en modeldocumenten over vrijwilligerswetgeving en kostenvergoedingen op de website van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk.
Heb je een vraag of wil je advies op maat? Contacteer onze collega Els via els.vervaet@histories.be of bel 0492 11 75 36.