Het beschermde statuut van erfgoedvrijwilligers: wat jij moet weten

Vrijwilligers zijn het kloppend hart van erfgoedverenigingen. Zonder hun inzet zouden vele collecties, verhalen en tradities verloren gaan. Als bestuurder wil je hen dan ook de nodige zekerheid bieden. De Vrijwilligerswet helpt daarbij: ze legt duidelijke krijtlijnen vast die je vrijwilligers en je organisatie beschermen. Ontdek hier wat je mag en moet doen.

WAT IS VRIJWILLIGERSWERK?

Vrijwilligerswerk is wettelijk omschreven en betekent dat het:

• ten dienste is van de samenleving
• gebeurt in een organisatie zonder winstoogmerk (vzw, feitelijke vereniging, openbaar bestuur, …),
• volledig vrijwillig is (dus geen stage, alternatieve straf of gemeenschapsdienst),
• losstaat van een arbeidscontract (dus niet gebeurt in de organisatie waar je ook tewerkgesteld bent, tenzij het iets heel anders is dan wat bij je job hoort),
• onbezoldigd is (maar er mag wél een kostenvergoeding zijn),
• nooit betaalde arbeid mag vervangen.

Een vrijwilliger kan bovendien op elk moment stoppen, zonder opzegtermijn.

WIE MAG VRIJWILLIGEN?

Iedereen vanaf 16 jaar kan vrijwilligerswerk doen (soms al vanaf 15 jaar, als de eerste graad van het secundair is afgerond). Nationaliteit speelt geen rol, maar een geldige verblijfsvergunning is verplicht.

Afhankelijk van je sociaal statuut gelden soms bijkomende regels:

• Werkloosheid of brugpensioen (SWT): vrijwilligerswerk vooraf melden met formulier C45B bij de RVA. Blijft reactie uit binnen 14 dagen, dan mag je starten.
• Ziekte of invaliditeit: schriftelijk toestemming vragen aan de adviserend arts van je mutualiteit.
• Leefloon: toestemming vragen aan het OCMW.
• Gepensioneerden, mensen met tijdskrediet, loopbaanonderbreking of een handicap: geen bijkomende voorwaarden.

Ben je werknemer of zelfstandige? Dan mag je in de organisatie waarin je betaald werk verricht, enkel vrijwilligerswerk doen als dat wezenlijk verschilt van je betaalde opdrachten.

Ambtenaren die in een andere organisatie willen vrijwilligen vragen bij twijfel over mogelijke belangenconflicten best toestemming aan hun leidinggevende.

JOUW PLICHTEN ALS ERFGOEDVERENIGING

Werk je met vrijwilligers, dan zijn er twee grote verplichtingen volgens de Vrijwilligerswet.

Informatieplicht 

Voor ze van start gaan, geef je je vrijwilligers duidelijke basisinformatie mee, zoals: 

• Doelstelling en rechtsvorm van je vereniging. Bij een feitelijke vereniging moet je ook de identiteit van de verantwoordelijke van je vereniging meedelen.  
• De verzekeringen die je afsloot (of hoe je aansprakelijkheid regelt). 
• Of er kostenvergoedingen zijn en hoe die werken. 
• De discretieplicht van de vrijwilliger. Vrijwilligers moeten vertrouwelijk omgaan met informatie die ze tijdens hun werk voor jouw vereniging te horen of te zien krijgen. 

Dit hoeft niet op papier, maar je moet wel kunnen aantonen dat je het gedaan hebt. Handig is een informatie- of afsprakennota die je deelt via je website, tijdschrift of mail. Hier vind je een voorbeeldnota. 

Verzekeringsplicht 

Vrijwilligers kunnen tijdens hun werk schade bij anderen veroorzaken. Daardoor ontstaat burgerlijke aansprakelijkheid. 

Vzw’s: altijd verplicht een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor de vrijwilligers af te sluiten. 

Feitelijke verenigingen: verplicht in drie gevallen: 

• als je betaald personeel in dienst hebt, 
• als je verbonden bent aan een feitelijke vereniging die personeel heeft, 
• als je een afdeling bent van een vzw. 

Vrijwilligers in verenigingen met verzekeringsplicht kunnen niet rechtstreeks voor de schade aangesproken worden, tenzij er sprake is van bedrog, zware fout of herhaalde lichte fout. Wie schade lijdt, richt zich tot de vereniging zelf. 

Meer info over het verzekeren van vrijwilligers lees je in deze praktijktip. 

WIL JIJ JE VRIJWILLIGERS VERGOEDEN?

Je vrijwilligers vergoeden moet dan weer niet. Doe je dat wel, dan komen daar regels en administratie bij kijken. Ontdek het hier. 

MEER WETEN?

Je vindt meer informatie, uitlegvideo’s en modeldocumenten over vrijwilligerswetgeving op de website van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk. 

Geraak je er nog niet aan uit? Contacteer onze collega Els via els.vervaet@histories.be of bel 0492 11 75 36.