Checklist voor een geslaagd vrijwilligersbeleid

Een vrijwilligersbeleid staat niet op zichzelf. Je moet rekening houden met maatschappelijke tendensen en juridische aspecten. Bedenk daarom vooraf waarom je met vrijwilligers werkt en welke budgetten je hiervoor kan voorzien.  Als je al met vrijwilligers werkt, is het belangrijk om je vrijwilligerswerking te evalueren.  

DOE DE VIJF CHECKS

Stel eerst de volgende vijf vragen voor je aan de slag gaat met een nieuw vrijwilligersbeleid:

• CHECK 1: Ben ik op de hoogte van de belangrijkste tendensen binnen het vrijwilligersbeleid?
• CHECK 2: Ben ik in orde met de regelgeving over vrijwilligerswerk?
• CHECK 3: Welke visie zit er achter mijn vrijwilligerswerking?
• CHECK 4: Hoeveel mensen en middelen kan mijn vereniging vrijmaken om een vrijwilligersbeleid uit te bouwen?
• CHECK 5: Wat loopt er vandaag goed en minder goed binnen het vrijwilligersbeleid van mijn vereniging?

Vrijwilligersbeleid maak je samen

Een goed vrijwilligersbeleid komt er niet vanzelf. Het is belangrijk dat alle betrokkenen kunnen meedenken: de vrijwilligers zelf, het bestuur, de vrijwilligersverantwoordelijke, en eventueel ook leden of bezoekers waarmee de vrijwilligers contact hebben.

Niet elke vrijwilliger is op dezelfde manier actief. Sommigen zetten zich wekelijks in, anderen helpen een paar keer per jaar. Al die stemmen tellen mee. Breng daarom mensen die op verschillende manieren betrokken zijn samen in een kleine werkgroep. Die kan alle ideeën verzamelen en bespreken.

Zo werk je aan een beleid dat past bij jullie werking én gedragen wordt door de hele vereniging.

CHECK 1: BEN IK OP DE HOOGTE VAN DE BELANGRIJKSTE TENDENSEN BINNEN HET VRIJWILLIGERSBELEID?  

Vrijwilligerswerk is niet meer hetzelfde als 30 of 40 jaar geleden. Door maatschappelijke ontwikkelingen zijn de aard en de inzet veranderd. De vrijwilligers van nu kiezen voor vrijwilligerswerk dat past bij hun wensen, interesses en leefwereld.

Wat vrijwilligers vandaag belangrijk vinden: 

• Vrijwilligers willen zich minder profileren met een functie of titel zoals ‘voorzitter’ of ‘penningmeester’. Ze kiezen liever voor een inhoudelijke taak die hen aanspreekt.
• Ze kiezen minder vaak voor vrijwilligerswerk vanuit een levensbeschouwelijke overtuiging, maar zoeken wel engagement dicht bij huis.
• Vrijwilligerswerk is niet meer voor het leven. Ze kiezen graag voor iets dat duidelijk afgebakend is in tijd en inhoud, en dat past bij hun leven of job op dat moment.
• Ze willen meedenken over hoe hun taak of activiteit vorm krijgt. Inspraak is voor hen vanzelfsprekend.
• Korte termijneffecten zijn belangrijk: vrijwilligers willen voelen dat hun inzet iets oplevert – voor henzelf én voor anderen. Denk aan sociale contacten, iets bijleren, zich nuttig voelen, waardering krijgen of bijdragen aan een zinvol doel.
• Geld is geen hoofdreden om zich in te zetten. Volgens het Doe-meter onderzoek 2024-2025 doet 87% van de vrijwilligers mee omwille van de positieve impact, niet voor de onkostenvergoeding.
• Als vrijwilligers geen passende taak vinden binnen één vereniging, kijken ze verder: bij een andere organisatie of buiten het verenigingsverband.

De samenleving is de voorbije decennia sterk veranderd. Mensen wisselen vaker van job en hebben minder vaste routines. Ze moeten regelmatig nieuwe keuzes maken, ook op andere vlakken: van energiecontract tot vrijetijdsbesteding.  

Vrijwilligerswerk is één van de vele opties geworden. Er zijn meer verenigingen, meer sportclubs, meer manieren om vrije tijd in te vullen — van sociale media tot streamingdiensten.  

Dat betekent niet dat het vroeger beter was, maar wel dat het nu anders is. Als vereniging is het belangrijk om daar bewust mee om te gaan. Zorg voor een vrijwilligersaanbod dat boeit, aanspreekt en inspeelt op wat mensen vandaag zoeken in hun vrije tijd.  

Hoe speel je in op de behoeftes van de hedendaagse vrijwilliger? 

Als je in je vrijwilligersbeleid rekening houdt met acht krachtlijnen voor eigentijds vrijwilligerswerk kan je nog gemotiveerde vrijwilligers vinden. Die krachtlijnen worden samengevat als ‘FLEXIVOL’.

In dit (Engels) letterwoord staat elke letter voor een aandachtspunt. Gebruik ze om in te spelen op de verwachtingen van de hedendaagse vrijwilliger.

Het FLEXIVOL model*

*Flexivol werd in 1998 geformuleerd door de Engelse onderzoekster Katherine Gaskin, maar blijkt een zeer werkbaar model met aandachtspunten voor vrijwilligerswerk die nu ook nog helpen.

Gebruik dit model bij het formuleren van je visie en bij de evaluatie van je bestaande vrijwilligerswerking.   

Ga stap voor stap te werk

Je kan je erfgoedvereniging ook stap voor stap Flexivoller maken. Evalueer elk jaar bij het opmaken van de jaarplanning jullie vrijwilligerswerking door jullie sterkste en zwakste letter (of krachtlijn) uit FLEXIVOL te bespreken. Bedenk nadien een actie om de zwakste krachtlijn sterker te maken in het komende werkjaar.   

Tip: Bekijk deze webinars om de nieuwe tendensen verder te ontdekken, te begrijpen en te leren hoe je die in jouw voordeel kan gebruiken.

CHECK 2: BEN IK IN ORDE MET DE REGELGEVING OVER VRIJWILLIGERSWERK?  

Als je met vrijwilligers werkt, moet je ook rekening houden met de wet. Er zijn drie belangrijke zaken:  

De Vrijwilligerswet  

Deze wet beschermt vrijwilligers en legt enkele verplichtingen op voor organisaties:  

• Je moet elke vrijwilliger goed informeren (de informatieplicht).  
• Je moet een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten (de verzekeringsplicht).  
• De wet bepaalt ook wie vrijwilligerswerk mag doen.  

Vergoedingen 

Vrijwilligers worden niet betaald, maar gemaakte kosten mogen wél vergoed worden. Er zijn twee manieren:  

• met een forfaitaire vergoeding (vaste bedragen)  
• of met een reële kostenvergoeding (op basis van bewijsstukken)  

In deze praktijktip staat alles op een rij.

De vzw-wet  

Bestuursleden van een vzw dragen extra verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld voor de jaarrekening of het ondertekenen van contracten. Een vereniging kan zich hiervoor extra verzekeren.  

Meer informatie en modeldocumenten vind je op de website van Cultuurloket.  

CHECK 3: HOE KOM JE TOT EEN GEDRAGEN VISIE ROND HET WERKEN MET VRIJWILLIGERS IN JE VERENIGING?

Een sterk vrijwilligersbeleid begint met een duidelijke visie. Dat betekent: weten waarom je met vrijwilligers werkt, hoe je dat wil doen en welke waarden je daarbij belangrijk vindt.  

Misschien voel je intuïtief al aan wat jullie belangrijk vinden. Toch loont het om het uit te schrijven. Zo wordt het voor iedereen duidelijk waar jullie voor staan, en helpt het om keuzes te maken die bij jullie werking passen.  

Een gedragen visie motiveert ook vrijwilligers. Het geeft hen het gevoel dat ze gewaardeerd worden en deel uitmaken van iets dat ertoe doet.  

De waardenmuur  

Een goede manier om samen tot een visie te komen, is de oefening met de waardenmuur. Die doe je in groep, met (enkele) vrijwilligers, bestuurders en de vrijwilligersverantwoordelijke. Laat het gesprek begeleiden door iemand die de oefening goed voorbereidt en het gesprek in goede banen leidt.  

Voor je begint:  

• Noteer op aparte bladen waarden die passen bij jullie vereniging én bij vrijwilligerswerk (bv.: samenwerking, respect, flexibiliteit, …).  
• Je kan je hiervoor baseren op het Flexivol-model en op deze inspiratielijst met waarden.  

Stap 1 – Kies individueel  

Laat elke deelnemer in stilte kiezen welke waarden hij of zij belangrijk vindt. Vraag ook waarom die waarden eruit springen. Zijn er waarden die nog ontbreken?  

Stap 2 – Bouw samen de muur  

Kies als groep de waarden die door meerdere deelnemers zijn gekozen. Bouw hiermee een ‘muur’ in drie lagen:  

• Onderste laag: 5 waarden die iedereen belangrijk vindt  
• Middelste laag: 3 kernwaarden die de onderste laag samenvatten of overstijgen  
• Bovenste laag: 1 kernwaarde die alles samenbrengt – de hoeksteen van jullie vrijwilligersbeleid  

Stap 3 – Reflectie  

Geef alle deelnemers de kans om nog iets te vertellen over de oefening of waardenmuur.  

Nadat je al deze stappen hebt doorlopen, heb je alle bouwstenen in handen voor een gedragen visie. Vergeet deze zeker niet neer te pennen in een korte, wervende tekst.  

CHECK 4: HOEVEEL MENSEN EN MIDDELEN KAN MIJN ORGANISATIE VRIJMAKEN OM EEN VRIJWILLIGERSBELEID UIT TE BOUWEN?  

Vrijwilligers werken vaak gratis, maar een degelijk vrijwilligersbeleid kost geld. Zorg daarom voor een jaarlijks budget, en maak bewust keuzes over wat je daarin voorziet. Een doordachte begroting toont dat je je vrijwilligers waardeert – en dat je hen wil ondersteunen in wat ze doen. Denk bijvoorbeeld aan:   

• Vorming

Opleidingen voor vrijwilligers en voor wie hen begeleidt.

• Attenties 

Een kaartje, bloemetje of klein geschenk bij ziekte, afscheid of verjaardag.

• Samenkomen 

Budget voor ontmoetingsmomenten, teambuilding of een uitstap.

• Vergoedingen

Onkosten of vrijwilligersvergoedingen, volgens de wettelijke regels.

• Verzekeringen 

Burgerlijke aansprakelijkheid is verplicht, maar ook een verzekering lichamelijke ongevallen is sterk aangeraden.

• Materiaal 

Alles wat vrijwilligers nodig hebben om hun taak goed te doen (bv.: handschoenen, inpakmateriaal, tools, fototoestellen, …).

• Herkenbaarheid

Denk aan T-shirts, badges of andere herkenbare items – zeker als vrijwilligers bezoekers onthalen, gidsen of rondleidingen geven.

Hou het rechtvaardig: vrijwilligers die dezelfde taken uitvoeren moeten ook dezelfde vergoedingen krijgen.

Wie zorgt er voor het vrijwilligersbeleid?  

Een goed beleid vraagt ook mensen. Duid daarom een vrijwilligersverantwoordelijke aan: iemand bij wie vrijwilligers terecht kunnen met vragen en die het overzicht bewaart.  

In grotere of projectmatige werking kan je werken met meerdere vrijwilligersverantwoordelijken (per project of werkgroep). Zorg dan wel dat één persoon het algemene beleid opvolgt en alles op elkaar afstemt.  

CHECK 5: WAT LOOPT ER VANDAAG GOED EN MINDER GOED BINNEN HET VRIJWILLIGERSBELEID VAN MIJN ORGANISATIE?  

Met een sterke visie heb je een goed vertrekpunt om je vrijwilligerswerking op poten te zetten. Maar een omkadering alleen is niet voldoende. Van nieuwe vrijwilliger tot afscheid: elke stap in het traject vraagt aandacht. In deze praktijktip bekijken we die stappen aan de hand van de 5 V’s:  Vind – Verwelkom – Versterk – Verbeter – Vertrek (met zorg).

Elke fase is belangrijk, maar hoe je ze invult, hangt af van je organisatie. Als je al een vrijwilligerswerking hebt, is het goed om eerst te bekijken wat vandaag goed loopt en wat beter kan.  

Evalueer

Het vrijwilligersbeleid evalueer je best in groep. Betrek niet alleen het bestuur, maar ook de vrijwilligers zelf. Zo laat je merken dat hun mening telt – en vaak weten zij heel goed wat er leeft in de werking.  

Een fijne werkvorm hiervoor is de klaag- en jubelmuur. Die helpt om op een open manier te benoemen wat goed gaat én wat beter kan. Ook in grotere groepen werkt deze methode goed. Samen zoek je naar oplossingen en bouw je aan een gedragen vrijwilligersbeleid.  

Voor je begint:  

Elke deelnemer krijgt post-its.  

• Op de tafel ligt een groot blad met twee kolommen. De ene kolom is de ‘jubelmuur’, de andere de ‘klaagmuur’. 
• Geef aan de deelnemers het Flexivol-model en leg dit kort uit. Dit helpt om met een open blik te kijken naar de kansen en bedreigingen voor het vrijwilligersbeleid in je organisatie. 

Stap 1 – Start individueel  

Alle deelnemers krijgen 10 minuten de tijd om voor zichzelf op te lijsten welke aspecten van het vrijwilligersbeleid ze als positief of als negatief ervaren. Hun opmerkingen schrijven ze neer op de post-its.  

Stap 2 – Verzamelen   

Iedereen plakt de positieve post-its op de jubelmuur, en de negatieve post-its op de klaagmuur.  

Stap 3 – Clusteren  

De groepsleider clustert de post-its die hetzelfde aangeven en vraagt bijkomende informatie als er iets niet duidelijk is.  

Stap 4 – Discussie  

Ga in gesprek over de grote lijnen. Waar is de organisatie goed in? Wat moet behouden blijven? Voor welke problemen is er dringend een oplossing nodig? Wat kunnen achterliggende oorzaken zijn? In deze discussie is het belangrijk om terug te grijpen naar je visie. Stel dat diversiteit en openheid kernwaarden zijn in je visie en je vaststelt dat de huidige vrijwilligersploeg eenzijdig bestaat uit oudere mannen, dan moet je dit zeker benoemen.  

Stap 5  - Verslag  

Noteer de belangrijkste bevindingen op papier.  

Elk knelpunt is een groeikans

Je hebt nu een duidelijk beeld van hoe het vrijwilligersbeleid in jouw vereniging ervoor staat. Je weet wat goed loopt, en waar er ruimte is voor verbetering.  

Zie elk knelpunt als een kans om te groeien. Formuleer het niet als probleem, maar als uitdaging met een concreet doel. Bijvoorbeeld: Niet ‘we bereiken geen jonge vrijwilligers’, maar wél ‘tegen eind volgend jaar willen we minstens 3 jonge vrijwilligers betrekken’.  

Soms zie je meteen in welke fase van het vrijwilligersbeleid (de 5 V’s) het stroef gaat. Andere keren is het minder duidelijk of spelen er meerdere zaken tegelijk. Wat je analyse ook is: neem elke fase even onder de loep. Zo bouw je stap voor stap aan een sterker, warmer en toekomstgericht vrijwilligersbeleid.  

 

De meeste teksten werden voor het eerst opgesteld voor de brochures ‘De vijf V’s van het vrijwilligersbeleid. Stappenplan voor een succesvolle vrijwilligerswerking in je erfgoedorganisatie’ en ‘ABC van het vrijwilligerswerk in de erfgoedsector’. Bibliografieën, leestips en interessante weblinks zijn te vinden in de PDF-versies van de brochures.