De vijf V’s van een succesvol vrijwilligersbeleid

Het is niet makkelijk om nieuwe vrijwilligers te vinden. En als je die witte raaf gevonden hebt, hoe hou je die dan aan boord? Een vrijwilliger moet je eerst vinden, dan verwelkomen, versterken, verbeteren en tot slot zijn of haar vertrek plannen. Het is belangrijk na te denken over hoe je die verschillende fases wil aanpakken in de toekomst. In deze praktijktip vind je goede raad en tips voor elke fase.

Bekijk voor je aan de slag gaat met deze tips of jouw vereniging in orde is met deze aandachtspunten.

VIND

‘Tijdens de uithangbordactiviteiten van de vereniging (bv. opendeurdagen) zorgen we voor een warm onthaal. Dan spreken we mensen aan, luisteren we en kijken we uit naar potentiële vrijwilligers. Stap voor stap leiden we hen dan toe naar bepaalde taken of projectgroepen.’ – Heemkundige Kring van Kinrooi

Hoe blijf je voldoende vrijwilligers vinden voor je vereniging? En hoe zorg je ervoor dat dit de juiste soort vrijwilligers zijn? Hoe doe je dit vandaag en hoe kan het in de toekomst Flexivoller aangepakt worden? 

Maak een takenlijst

Lijst alle mogelijke taken op die er binnen de erfgoedorganisatie door vrijwilligers opgenomen kunnen worden.  

Maak de lijst op taakniveau, niet op functieniveau. Bijvoorbeeld ‘verslagen maken van bestuursvergaderingen’ in plaats van ‘secretaris’ of ‘tijdelijke tentoonstelling organiseren’ in plaats van ‘projectverantwoordelijke’.

Lijst zeker ook bestuurstaken op. In eerste instantie zullen nieuwe vrijwilligers daar niet vlug voor kiezen, maar later zullen ze die taken misschien wel opnemen.

Bepaal hoe je nieuwe vrijwilligers gaat inschakelen

• Maak een lijst met de huidige vrijwilligers. Vergeet zeker niet de mensen die maar enkele keren per jaar meehelpen of die een kleine, specifieke taak uitvoeren.
• Combineer nu de takenlijst met de vrijwilligerslijst. Duid op de takenlijst aan welke taken de huidige vrijwilligers doen en met welke regelmaat.
• Bekijk de takenlijst en haal er die taken uit waarvoor je nog geen of te weinig vrijwilligers hebt.

Moet je taken misschien anders structureren om de uitdagingen tot een goed einde te brengen? Hou dan rekening met de wensen van de hedendaagse vrijwilliger. Zo kan je bijvoorbeeld werken met een projectgroep per erfgoedevenement. Dat leden van die projectgroep zelf verantwoordelijkheid en inspraak krijgen en iets wezenlijks kunnen realiseren, kan een stimulans zijn om mee te werken.

Kies een vind-strategie

Er zijn verschillende methodes om vrijwilligers te zoeken. Je kan er één uitkiezen, of ze combineren.  

Contacteer (potentiële) vrijwilligers uit je eigen achterban 

• Maak een lijst met potentiële vrijwilligers voor je erfgoedvereniging. Dit zijn mensen die je organisatie al een warm hart toedragen en daarom meer geneigd zijn om vrijwilliger te worden bij je vereniging dan anderen.
• Verzamel hun namen en contactgegevens.
• Bespreek hoe je potentiële vrijwilligers gaat contacteren. Hoe persoonlijker en directer, hoe beter. In een persoonlijk gesprek voelen mensen zich meer aangesproken en kan je ook rekening houden met hun wensen. Je kan hen ook opbellen of een persoonlijke mail sturen.
• Bepaal wie wat gaat doen en wanneer.

Gebruik de +2-methode 

Je kan er ook voor kiezen om je huidige vrijwilligers in te schakelen om nieuwe vrijwilligers te vinden. Een veelgebruikte methode is de +2-methode. Vraag elke vrijwilliger twee personen uit zijn of haar eigen omgeving aan te spreken die misschien interesse hebben in je organisatie.  

Schrijf een vacature uit 

Zorg voor een duidelijke taakomschrijving bij het opstellen van de vacature en geef aan naar welk profiel je op zoek bent. Een voorbeeld van een vrijwilligersvacature vind je hier.

Vertel wat je de vrijwilliger te bieden hebt. Voordelen voor vrijwilligers moeten niet altijd materieel zijn. Competenties verwerven en ervaring opdoen zijn bijvoorbeeld heel belangrijke niet-materiële voordelen.

Maar jouw erfgoedvereniging heeft nog meer te bieden aan vrijwilligers:

• nuttige contacten opbouwen
• actief blijven als gepensioneerde
• kennisverwerving
• zinvolle tijdsbesteding met een maatschappelijk nut
• zorg dragen voor het erfgoed
• samen iets realiseren
• bezig zijn met de eigen interesses

Ook het groepsgebeuren op zich kan een aantrekkelijke factor zijn. Zo is voor jongeren het samenzijn met andere jongeren vaak bepalend bij de keuze van de vrijetijdsbesteding.

Tot slot moet je nadenken over hoe je met de vacature de aandacht trekt.

• Zorg voor duidelijke taal. Laat de vacature nalezen door mensen uit de doelgroep die je voor ogen hebt.
• Verspreid de vacature. Doe dit op plaatsen waar je potentiële vrijwilligers kan vinden.
• Vergeet naast de gebruikelijke kanalen ook niet je eigen netwerk in te schakelen bij het zoeken naar de juiste vrijwilliger. Ook bij een uitgeschreven vacature geldt dat het persoonlijk aanspreken van mensen nog altijd het beste werkt.

Voorbeelden van vrijwilligersvacatures vind je hier.

Doe het continu

Het werven van nieuwe vrijwilligers moet een vast onderdeel worden van je werking. In plaats van een eenmalige grootschalige rekruteringsactie, probeer je als erfgoedvereniging elk jaar nieuwe vrijwilligers bij je werking te betrekken. 

Bepaal of en hoe je gaat selecteren

Elke vereniging moet zelf beslissen of vrijwilligers geselecteerd worden of niet. Bepaal hoe je het profiel van de vrijwilligers zo eerlijk mogelijk zal evalueren. Soms is het noodzakelijk enkele criteria op te stellen afhankelijk van het werk dat vrijwilligers moeten uitvoeren (bv.: onberispelijk gedrag als ze moeten werken met kinderen).

Ook als blijkt dat de potentiële vrijwilliger verwachtingen heeft die je niet kan inlossen of wanneer er tegenstrijdige belangen zijn (bv.: bij privéverzamelaars en heemkundige kringen), kan het aangewezen zijn om niet met die kandidaat-vrijwilliger in zee te gaan.

Hoe pak je dat dan aan?

• Deel zo sereen en positief mogelijk mee dat de samenwerking niet kan doorgaan.  
• Uit geen persoonlijke kritiek.  
• Stel eventueel andere organisaties voor waar hij of zij beter zijn of haar engagement kan opnemen.  

VERWELKOM

Een goede eerste indruk is belangrijk. Vrijwilligers die zich welkom voelen, blijven langer gemotiveerd. Bekijk hoe je dit in het verleden deed en hoe je dit het best in de toekomst aanpakt. Denk er ook over na hoe je dit zo flexivol mogelijk kan doen. 

Maak kennis met elke nieuwe vrijwilliger

Een kennismakingsgesprek met elke nieuwe vrijwilliger is nuttig om:  

• de verwachtingen van zowel de vrijwilliger als de organisatie af te toetsen en op elkaar af te stemmen 
• na te gaan wat de competenties en wensen zijn van de nieuwe vrijwilliger om hem of haar iets op maat aan te bieden 
• de mogelijke taken te bespreken (gebruik hiervoor de takenlijst)  
• de duur en het soort engagement van de vrijwilliger aan te kaarten 

TIP: Geef aan dat ze van taak kunnen veranderen. Veel vrijwilligers, zeker jongeren, vinden variatie en uitdaging noodzakelijk. Soms verandert het leven van de vrijwilligers waardoor ze meer of minder tijd kunnen vrijmaken. Speel hierop in door flexibel te zijn.

De vrijwilligersverantwoordelijke is dé persoon om het kennismakingsgesprek te voeren. Soms is bij aanvang duidelijk dat de vrijwilliger voor een bepaalde werkgroep of projectgroep komt: dan is het handig dat de project- of werkgroep verantwoordelijke ook aanwezig is bij het gesprek of het gesprek voert. Zorg er dan wel voor dat de vrijwilligersverantwoordelijke gebrieft wordt.  

Kan je hulp gebruiken bij zo’n kennismakingsgesprek? Download hier een handig sjabloon.

Maak een infopakket

Zorg dat nieuwe vrijwilligers niet alle informatie zelf moeten opzoeken. Geef hen al vóór ze starten informatie over jullie doelstellingen en activiteiten. Geef ze daarnaast ook alle praktische informatie, zoals verzekeringen, terugbetaling kosten, eventuele vergoedingen, al dan niet moeten betalen van lidgeld, informatienota, plannetje van jullie locatie, structuur van de organisatie, enzovoort. Dit is belangrijk in het kader van de informatieplicht. 

Zorg voor een introductie of rondleiding

Laat de nieuwe vrijwilliger kennismaken met de andere vrijwilligers. Geef ze een rondleiding in jullie locatie. Zelfs trouwe abonnees of bezoekers zijn niet altijd vertrouwd met het reilen en zeilen in je erfgoedvereniging. Overlaad de nieuwe vrijwilliger ook niet met te veel informatie. Zoek een evenwicht. 

TIP: Maak een handleiding van de ideale rondleiding voor nieuwe vrijwilligers. Duid aan op welke plaats de verschillende aspecten van de werking uitgelegd moeten worden. Zo kunnen ook andere vrijwilligers de nieuwe vrijwilligers wegwijs maken.

Laat ze proeven van jouw vereniging

Laat potentiële vrijwilligers vrijblijvend proeven van het vrijwilligerswerk binnen je erfgoedvereniging. Nodig ze uit voor een werkmoment of vergadering en koppel dit aan een gesprek over wat ze binnen je organisatie kunnen doen. Je kan ze ook laten meelopen met een andere vrijwilliger, maar geef hen dan iets omhanden.  

Daarnaast kan je er voor kiezen om een formele proefperiode in te voeren. Zo kan zowel de vrijwilliger als de vereniging aftoetsen of ze elkaars verwachtingen invullen. Spreek een duidelijke termijn af en evalueer na afloop samen hoe het verlopen is. 

VERSTERK

Zodra een vrijwilliger weet wat van hem verwacht wordt, kan hij of zij aan het werk in jouw vereniging. Ga er echter niet van uit dat iedere nieuwe vrijwilliger over voldoende ervaring beschikt om zomaar aan de slag te gaan. Hoe ga je hem of haar verder begeleiden en versterken? Hoe ga je de nieuwe, maar ook de bestaande, vrijwilligers coachen zodat ze samen optimaal kunnen functioneren en bijdragen aan jullie missie? En hoe hou je hierbij rekening met het Flexivol-model?  

Zorg voor structuur

Zorg voor een duidelijke structuur binnen de organisatie, zodat de vrijwilliger weet wie zijn of haar begeleider is. Een organogram is een goed vertrekpunt.  

Doe niet alles samen met alle vrijwilligers, maar werk met project- of werkgroepen en duid hiervoor verantwoordelijken aan. Zij kunnen de begeleiding van de vrijwilligers opnemen en koppelen terug naar het bestuur. Als je voldoende ruimte voorziet om de vrijwilligers van zo’n groep onderling ervaringen te laten uitwisselen, dan leren ze ook veel van elkaar. Vrijwilligersverenigingen die op deze manier werken, kunnen met hetzelfde aantal bestuursleden een veelvoud aan vrijwilligers betrekken! 

TIP: Voorzie één globaal aanspreekpunt binnen jouw organisatie voor de vrijwilligers. Dit kan een ervaren vrijwilliger of de vrijwilligersverantwoordelijke zijn.

Duid een coach aan

Laat nieuwe vrijwilligers een duo vormen met een ervaren vrijwilliger. Zo kan de nieuwe vrijwilliger zich eenvoudiger inwerken en zich ook sneller thuis voelen in de vereniging. Dit kan zowel op een formele als op een informele manier. De rol van coach kan op verschillende manieren worden ingevuld:

1. Door een ‘peter’ of ‘meter’

2. Via een tandem, een samenwerkend duo

3. Door de vrijwilligersverantwoordelijke

4. Door de verantwoordelijke van de werkgroep of projectgroep

5. Door een combinatie van systeem 1 of 2 met 3 en/of 4

Geef inspraak

Het is belangrijk dat jouw vrijwilligers iets ‘mee-maken’. Ga niet alleen op zoek naar wat jouw organisatie nodig heeft, maar kijk ook eens naar welk vlees je in de kuip hebt. Wat zijn de talenten en competenties van de mensen bij jou in de vereniging? Laat vrijwilligers mee nadenken over een project en ga samen aan de slag.  

Zorg voor motiverend leiderschap

• Vertrek steeds vanuit de persoonlijke noden van de vrijwilliger. Toon betrokkenheid bij je vrijwilligers. Heb aandacht voor wat ze doen, maar ook voor hun persoon. Loop eens mee tijdens hun vrijwilligerstaak.  
• Blijf peilen naar hun motivatie. Enkel aan gemotiveerde vrijwilligers kan je af en toe vragen een extra (minder leuke) taak op zich te nemen.  
• Er kunnen verschillende motieven zijn om aan vrijwilligerswerk te doen. Vaak worden ze zo gebundeld:   

1. Maatschappelijke en idealistische motieven: je wil je inzetten voor een maatschappelijk of nuttig doel, bijvoorbeeld het beschermen van bedreigd erfgoed   
2. Persoonlijke motieven: je wil je via vrijwilligerswerk ontplooien, ervaring opdoen, competenties ontwikkelen   
3. Sociale motieven: je wil mensen ontmoeten met gelijkaardige interesses of je bent gewoon op zoek naar een gezellig tijdverdrijf   

Om vrijwilligers te motiveren, speel je best in op hun redenen om aan vrijwilligerswerk te doen. Wie zich engageert uit sociale motieven haalt bijvoorbeeld veel voldoening uit taken die in groep worden gedaan. Wie zich vooral wil ontplooien haalt tevredenheid uit de inhoud van het werk. Kenmerkend aan erfgoedvrijwilligers is vaak ook een stevige interesse voor het verleden of erfgoed. Zet je vrijwilliger daarom in bij het erfgoed waarmee hij of zij een bijzondere band heeft.   

• Laat de vrijwilliger geregeld opnieuw kiezen wat hij of zij binnen jouw vereniging wil doen. Hou er rekening mee dat motivaties kunnen veranderen doorheen de tijd. Voldoende variatie zorgt er voor dat de vrijwilligers niet bij andere organisaties aankloppen. 
• Erken je vrijwilligers. Soms zit het in heel kleine zaken, zoals een dankwoordje bij de voorstelling van een publicatie waar ook vrijwilligers aan meewerkten.   
• Besteed in je externe communicatie aandacht aan je vrijwilligerswerk. Maak van het vrijwilligerswerk een vast item in je nieuwsbrieven. Zet bijvoorbeeld telkens een andere vrijwilliger in de bloemetjes.  
• Geef elke vrijwilliger om de drie maanden een schouderklopje. 

Geef vorming

Vorming is cruciaal bij het versterkingsproces. De inhoud en de vorm (interne training of externe opleiding) hangt af van de vrijwilliger en zijn of haar taak. Werk dus op maat, maar bied wel de mogelijkheid om deel te nemen aan vorming.  

TIP: In de erfgoedsector worden vaak goedkope vormingen aangeboden door FARO, Histories of andere erfgoedspelers. Daarnaast kan ook het aanbod van de Avansa-centra interessant zijn.

VERBETER

Er wordt soms gedacht dat vrijwilligers niet geëvalueerd mogen worden. Het is nochtans belangrijk voor de goede werking van je organisatie én voor de motivatie van je vrijwilligers. Hoe pak je dit aan binnen jouw vereniging?  

Start positief

Begin een evaluatie met wat er goed ging en ga daarna over op wat beter of anders kan om de activiteit nog beter te laten verlopen in de toekomst. 

Verbeter op taakniveau

Wil je een aangename en positieve cultuur in je erfgoedvereniging, dan moet je werken aan de verbetering van zowel vrijwilligers als bestuurders. Essentieel hierbij is dat er geëvalueerd wordt op taakniveau en niet op persoonsniveau. Concentreer je op hoe de activiteit verliep en hoe die aangepakt werd, niet op hoe die persoon is en wat het gevolg hiervan is voor de activiteit.  

Zeg dus niet: ‘Je bent niet stipt en daarom liep het mis’.

Vraag: ‘Kan je in de toekomst op tijd aankomen zodat er op tijd gestart kan worden?’

Er is niets mis met het evalueren van vrijwilligers als ze weten dat dit gaat gebeuren. Bijna iedereen is bereid om zich op taakniveau te verbeteren. 

Hou het formeel

Als een evaluatie niet formeel gebeurt, gebeurt het via roddels en worden vrijwilligers persoonlijk geviseerd. Evaluatie gebeurt dus best op een formele manier, maar kan soms ook informeel. De evaluatie moet wel voor iedereen op dezelfde manier gebeuren en moet regelmatig plaatsvinden. Je kan zowel persoonlijke evaluatiegesprekken voeren als in groep de afgelopen activiteiten evalueren. 

VERTREK

Als er een einde komt aan de samenwerking tussen een vrijwilliger en je erfgoedvereniging moet je aandacht hebben voor het uitleiden van deze vrijwilligers. Hoe zorg je ervoor dat ze niet met een negatief gevoel achterblijven? Weet je waarom de vrijwilliger de organisatie verlaat?  

Wees voorbereid

Soms weet je op voorhand dat een vrijwilliger bij je organisatie stopt omdat zijn of haar taak beëindigd is als vooraf bepaald werd dat het vrijwilligerswerk ging eindigen. Bereid je in dit geval voor:  

• Lijst de taken van de vertrekkende vrijwilliger op. 
• Bekijk of het takenpakket opgesplitst moet worden zodat je makkelijker nieuwe vrijwilligers kan vinden voor die taken 
• Vind tijdig een nieuwe vrijwilliger zodat deze nieuwkomer kan ingewerkt worden door zijn of haar voorganger. 

Hou een gesprek

Als een vrijwilliger weggaat, probeer dan zicht te krijgen op de redenen van het vertrek. Hoe? Stel ze de volgende vragen: 

• Als het vertrek de eigen keuze van de vrijwilliger is: waarom ga je weg?  
• Als het vertrek een keuze van de vereniging is: verduidelijk waarom de organisatie de samenwerking wil stopzetten.  
• Wanneer en hoe wil jij stoppen? Heb je graag dat er een formeel afscheidsmoment wordt georganiseerd?  
• Hoe vond je het om vrijwilliger bij ons te zijn?  
• Waarover ben je tevreden en waarover niet?  
• Welk beeld neem je mee van onze erfgoedvereniging?  
• Welke tips kan je ons meegeven?  
• Kan onze vereniging nog iets voor jou betekenen?  
• Mogen we – indien nodig – nog een beroep doen op jouw expertise? 

De antwoorden op deze vragen kunnen je ook helpen bij het bijsturen van je werking.  

Zorg er voor dat je zelf zo positief mogelijk blijft en dus geen defensieve houding aanneemt. Soms beslis je vanuit de organisatie om een einde te maken aan de samenwerking met een vrijwilliger omdat hij of zij zich helemaal niet aan de afspraken houdt, niet geschikt is voor de job en bijsturing van het takenpakket niet gewerkt heeft. Denk dan na hoe je dit aan de vrijwilliger zal meedelen. Bespreek zo eerlijk mogelijk de reden van het ontslag, zodat hier geen halve waarheden rond circuleren.  

Neem waarderend afscheid

Mensen die je erfgoedorganisatie verlaten, moet je verzorgen, wat de omstandigheden of redenen ook zijn. Bedank de vrijwilliger steeds voor zijn of haar inzet en toon waardering. Het gevolg is dat je soms, na het vertrek, nog steeds een beroep doet op het netwerk of de expertise van de vrijwilliger in kwestie. Tevreden vrijwilligers zijn reclame voor je werking!  

WAT NA DE VIJF V’S?

Je hebt nu een helder beeld over hoe je vrijwilligersbeleid kan vormgeven. Het is belangrijk om je ambities en plannen ook op papier te zetten. Sommige verenigingen doen dit door een vrijwilligersbeleidsplan uit te schrijven. In dit document verzamel je jouw visie op vrijwilligerswerk, je doelstellingen en je acties. Hier vind je een voorbeeld van een (fictief) vrijwilligersbeleidsplan.

Niet elke vereniging heeft de tijd of de ambitie om een heus plan uit te schrijven. Soms volstaat het om de visie, doelen en acties neer te schrijven in een beknopte tekst. Voor andere verenigingen is het dan weer belangrijk om in het algemene beleidsplan één grote doelstelling over vrijwilligerswerk op te nemen.