Een feitelijke vereniging opstarten? Dit moet je weten

Twee mensen zitten op een terras met koffie. Er ligt een grote map open en een notitieboek. De linkerpersoon schrijft iets op een post-it.

Wist je dat ongeveer één op de drie erfgoedverenigingen een feitelijke vereniging is? Deze verenigingsvorm bestaat juridisch gezien niet. Dat maakt samenwerken makkelijk, zolang alles vlot loopt. Toch brengt het ook risico’s met zich mee. In deze praktijktip zetten we alles voor je op een rij, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

WAT IS EEN FEITELIJKE VERENIGING?

Samenwerken begint vaak spontaan. Je bespreekt je metaalvondsten met andere detectoristen of zet met een groepje een re-enactment op poten. Dat gebeurt meestal in een losse, informele structuur. Wanneer je in zo’n gevallen met minstens twee mensen samenwerkt rond een belangeloos doel en geen winst uitkeert, kan je spreken van een feitelijke vereniging.

Vorm je een feitelijke vereniging, dan:

kies je voor de meest eenvoudige manier van verenigen en heb je geen rechtspersoonlijkheid,
heeft jouw vereniging zelf geen rechten of plichten: alles gebeurt op naam van de leden,
is elk lid persoonlijk aansprakelijk. Als bij een schuld of schadeclaim het vermogen van de vereniging te klein is, kan het privévermogen van de leden aangesproken worden.

Dat kan in bepaalde gevallen een risico vormen. Neem deze beperkingen mee in de afweging of je voor een vzw kiest of niet.

GOED BEGONNEN IS HALF GEWONNEN

Een feitelijke vereniging opstarten is heel eenvoudig. Er zijn nauwelijks verplichtingen: geen statuten, boekhoudregels of verzekeringsplicht ten aanzien van vrijwilligers. Toch is het verstandig om een aantal zaken uit eigen beweging te regelen.

Maak onderlinge afspraken. Je kan je daarvoor laten inspireren door dit modeldocument dat kan dienen als de statuten van de feitelijke vereniging.
Onderzoek welke verzekeringen nuttig zijn, bijvoorbeeld een verzekering voor je vrijwilligers.
Zorg dat je vereniging herkenbaar is voor anderen: kies een naam en een contactadres.
Open een eigen bankrekening voor je feitelijke vereniging.
Houd een eenvoudige kasboekhouding bij en bewaar alle bewijsstukken van inkomsten en uitgaven.
Controleer of je btw-plichtig bent en stel je vereniging in regel met de btw indien nodig. Dit is wettelijk verplicht. Is je omzet lager dan 25.000 euro, dan kan je een vrijstelling van btw vragen.
Zet een interne structuur op met een ledenvergadering en een bestuur.

EEN FEITELIJKE VERENIGING STOPZETTEN

Houden jullie er volledig mee op? Dan moet je de volgende stappen doorlopen.

Roep alle leden bij elkaar en neem samen de beslissing tot stopzetting. Zet deze beslissing op papier met datum en ondertekeningen.
Los jullie schulden en verplichtingen af. Registreer dit ook in de boekhouding.
Kies met de leden een vergelijkbaar maatschappelijk doel waaraan je de resterende som wil schenken. Als je statuten hebt, kijk dan of daar aleen bestemming in gekozen werd.
Zeg alle contracten en verplichtingen op en sluit de bankrekeningen.
Registreer de stopzetting van jullie btw-activiteiten.
Maak jullie stopzetting kenbaar bij alle mogelijke betrokkenen.
Staat je vereniging geregistreerd bij het Verenigingsloket, KBO of RSZ? Laat die dan verwijderen.

Een feitelijke vereniging kan daarnaast omgevormd worden tot een juridische structuur zoals een vzw. Meer over het opstarten van een vzw vind je hier.

NOG VRAGEN?

In de kennisbank van Cultuurloket vind je meer informatie over wat een feitelijke vereniging inhoudt.

Maak je deel uit van een koepelvereniging die een vzw is (dit is niet hetzelfde als lidmaatschap)? Dan moet je in deze praktijktip de regels lezen die van toepassing zijn op vzw’s. Contacteer je koepel om jou hierover duidelijkheid te verschaffen.