Waarborg de toekomst van jouw erfgoedpublicaties: deponeren stap voor stap

Publiceert jouw erfgoedvereniging tijdschriften of jaarboeken? Vergeet dan niet om deze te deponeren! Door jouw erfgoedpublicatie te deponeren verspreid je kennis, verzeker je het behoud van je tijdschrift en zorg je ervoor dat jouw publicatie door anderen ontdekt wordt. Deponeren biedt dus tal van voordelen. In deze praktijktip gaan we dieper in op deze voordelen en leggen we ook uit waar je je publicatie(s) allemaal kan deponeren.

WETTELIJKE DEPONERING BIJ KBR

Als jouw vereniging tijdschriften of boeken publiceert, dan is het wettelijk verplicht om ze te deponeren bij de Koninklijke Bibliotheek van België (KBR), zelfs wanneer het gaat om een publicatie

• voor een beperkt publiek, zoals enkel voor leden van de vereniging
• die gratis is
• die een uitgave is zonder ISBN of ISSN
• die een uitgave is van beperkte oplage of die op vraag gedrukt wordt

De wettelijke verplichting geldt voorlopig enkel voor gedrukte uitgaven, maar je kan ook al op vrijwillige basis digitale publicaties deponeren.

Hoe je jouw publicatie online kan aangeven en deponeren lees je hier.

De verplichte deponering van gedrukte publicaties zorgt ervoor dat de Belgische boeken- en tijdschriftenproductie centraal verzameld wordt in de meest optimale omstandigheden. KBR beschermt niet alleen, maar heeft ook als taak om alle titelbeschrijvingen van boeken en tijdschriften op te nemen in de Belgische Bibliografie, het permanente uitstalraam van het Belgische uitgeefpatrimonium. Dit zorgt voor zichtbaarheid op nationaal en internationaal vlak.

Daarnaast beschrijft KBR jouw publicaties volgens internationale standaarden zoals ISSN (voor seriële publicaties) en ISNI (voor personen en organisaties), waardoor ze wereldwijd makkelijk vindbaar en eenvoudig te identificeren zijn. Voor boeken ontvang je het ISBN via Meta4Books. Zowel ISBN als ISSN moeten vóór publicatie aangevraagd worden via een van de volgende aanvraagformulieren:

• Aanvraagformulier ISSN
• Aanvraagformulier ISBN

Van niet-periodieke uitgaven moet je twee exemplaren deponeren. Voor een periodieke uitgave volstaat één exemplaar.

HOE GAAT DE VERPLICHTE DEPONERING BIJ KBR IN ZIJN WERK? 

Depotverklaring

Om een publicatie te kunnen deponeren, moet je je eerst inschrijven als deposant. Schrijf je hier eenmalig in en leg vervolgens bij elke deponering online een depotverklaring af:

• Voor periodieke publicaties zoals een tijdschrift.
• Voor niet-periodieke publicaties zoals een boek.

Per post deponeren

Je kan je werk ook per post deponeren. De portkosten zullen door KBR zelf betaald worden. Hiervoor moet je etiketten bestellen. Dit doe je zo:

1. Log hier in.
2. Klik op “pakje verzenden” en vul het formulier in.
3. Binnen de 5 werkdagen ontvang je 4 etiketten via e-mail. Deze etiketten blijven geldig tot ze gebruikt worden.
4. Print deze etiketten af, plak één etiket per pakje, en breng het naar Bpost of een postpunt.

Ter plaatse deponeren

Je kan je publicatie ook persoonlijk afgeven aan KBR op het volgende adres:

Koninklijke Bibliotheek van België

Wettelijk Depot

Gerechtsplein 9

1000 Brussel

Indien je jouw publicatie ter plaatse gaat deponeren, moet je eerst een afspraak maken:

• E-mail: secr.depot@kbr.be
• Tel.: +32 (0)2 519 56 80

Dit kan op werkdagen: van maandag tot vrijdag van 9:00 tot 12:00 en van 14:00 tot 16:00.

DEPONEREN BIJ ERFGOEDBIBLIOTHEEK HENDRIK CONSCIENCE

Naast het verplichte deponeren bij KBR is het ook interessant om je periodieke publicaties, waaronder jaarboeken, maandbladen en andere tijdschriften, te deponeren bij de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience (EHC).

Deze bewaarbibliotheek van de stad Antwerpen verzamelt alles wat met de taal- en letterkunde, geschiedenis en (volks)cultuur in en rond Vlaanderen te maken heeft. Van oude drukken, over historische kranten, tot recente publicaties. Als centrale bewaarplaats voor erfgoedpublicaties is de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience dus bijzonder geschikt voor iedereen die bezig is met heemkunde, genealogie, cultuur van alledag en metaaldetectie. Het betekent dat bezoekers sneller en gerichter naar jullie publicaties gebracht worden.

Deze vrijwillige deponering biedt echter nog enkele andere voordelen.

Geniet van langetermijnbescherming voor je publicaties

Een meervoudig depot biedt twee voordelen. Ten eerste is er een grotere garantie op volledigheid, want lokale uitgaven en grijze literatuur komen niet altijd in KBR terecht. Daarnaast geeft het ook veiligheid, want als exemplaren op verschillende plaatsen worden bewaard, wordt het risico op verlies kleiner.

Stel dat de erfgoedvereniging zou stoppen, dan kan je gerust zijn dat de publicaties beschermd zijn, zowel de fysieke als de digitale versies.

Inspireer anderen met je unieke onderzoek

Jouw onderzoek komt bij een groter publiek terecht en kan mensen aansporen om je lokale erfgoed onder de loep te nemen.

Ze kan inspiratie bieden voor nieuw onderzoek. Aangezien de bibliotheek niet verbonden is aan een specifieke onderzoeksinstelling bedient ze zowel academici als onafhankelijke onderzoekers en andere erfgoedliefhebbers.

Vergroot de vindbaarheid van je publicaties

De aanwinsten van EHC worden opgenomen in hun catalogus, waardoor je werk aan de hand van diverse zoektermen teruggevonden kan worden. Door te deponeren zorg je ervoor dat jullie bereik vergroot.

Behoud direct contact met je lezers

Door je tijdschrift (en dus ook je jaarboek) te deponeren bij EHC hoeft het contact met je lezerspubliek niet te verdwijnen. Integendeel, door de grotere zichtbaarheid en bredere verspreiding van je werk, bereik je een nieuw publiek dat mogelijk interesse krijgt in jouw vereniging.

In je tijdschrift kan je duidelijk maken hoe geïnteresseerden contact kunnen opnemen. Zo blijft het tweerichtingsverkeer behouden, terwijl je ook van de voordelen van een bredere verspreiding geniet.

Stimuleer interesse voor jouw andere publicaties

Bij ontvangst van je tijdschrift kijkt EHC na of er nieuwe boeken in worden aangekondigd of besproken. De gratis gedeponeerde jaarboeken en tijdschriften brengen EHC er vaak toe om jouw andere lokale erfgoedpublicaties aan te kopen.

TOEGANKELIJKHEID VAN JOUW GEDEPONEERDE PUBLICATIES

Heb je digitale tijdschriften gedeponeerd, dan kan je als auteur kiezen hoe breed je publicatie toegankelijk is. Zo kan je aangeven dat artikels enkel zichtbaar mogen zijn als bezoekers fysiek in EHC zitten. Of je kan toestaan dat de online bezoekers ook van thuis uit de publicatie kunnen bekijken.

Bij de papieren tijdschriften is deze keuze er niet. EHC streeft echter steeds naar een evenwicht tussen toegankelijkheid en bescherming van het materiaal. Een gebruiker kan het erfgoedtijdschrift niet in zijn geheel inscannen. Enkel van losse artikels kan een scan gemaakt of opgevraagd worden. Deze werkwijze is in overeenstemming met de regelgeving rond auteursrechten en stimuleert gebruikers om naar de bibliotheek te komen, waar ze meer kunnen ontdekken dan enkel het ene artikel dat ze aanvankelijk opzochten. Op die manier krijgt lokaal onderzoek een grotere spreiding.

Histories verdedigt het belang van de lokale erfgoedtijdschriften. We doen er dan ook alles aan om de voordelen voor erfgoedtijdschriften de komende jaren verder te laten groeien.

HOE DEPONEER JE BIJ EHC?

De publicatie bezorgen jullie op het volgende adres:

Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience

Hendrik Conscienceplein 4

2000 Antwerpen

Indien je de publicatie persoonlijk wil deponeren, maak je eerst een afspraak met Dirk Van Duyse op 0471 58 21 45 of dirk.vanduyse@antwerpen.be.

Je digitale publicatie deponeren is heel gemakkelijk. Neem hiervoor contact op met marcel.vandenheuvel@antwerpen.be.

Bezoek de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience

Wil je graag de leeszaal van EHC bezoeken? Om binnen te geraken heb je een A-kaart nodig, die je gratis kan krijgen bij EHC zelf. Meer informatie over het raadplegen van de collectie en het bezoeken van de leeszaal vind je hier.

Bij Histories organiseren we ook bezoeken achter de schermen van EHC. Heb je hiervoor interesse? Laat dit dan weten via els.vervaet@histories.be.

Bezoeken worden ook aangekondigd in onze nieuwsbrieven. Een bezoek achter de schermen met Histories is een zeldzame kans om de historische Nottebohmzaal te zien. De bezichtiging van deze zaal is namelijk enkel mogelijk in het kader van een bezoek achter de schermen of tijdens de publieksactiviteiten van de Erfgoedbibliotheek.

PUBLICEREN IN DE ARTIKELENDATABANK VAN HISTORIES

Ook wij ondersteunen jou in het meer zichtbaar maken van je onderzoek. Onze Artikelendatabank is een platform dat meer dan 400 tijdschriften en jaarboeken van erfgoedvrijwilligers ontsluit op artikelniveau. Het bevat op dit moment meer dan 200.000 beschrijvingen.

Hiermee willen we het historisch onderzoek door erfgoedvrijwilligers mee verspreiden: een breder publiek vindt zo haar weg naar de artikels van erfgoedvrijwilligers en onderzoekers kunnen voortbouwen op eerder onderzoek. Wij ijveren namelijk voor meer waardering voor historisch onderzoek door erfgoedvrijwilligers.

Heb je interesse in het publiceren van een boek? Bekijk dan onze praktijktip rond hoe je jouw eerste boek publiceert.