Een vzw opstarten? Dit moet je weten

Samenwerken rond een belangeloos doel begint vaak klein, maar kan snel groeien: meer mensen, meer verantwoordelijkheden en ook meer risico’s. Veel erfgoedverenigingen vinden dan hun weg naar de vereniging zonder winstoogmerk (vzw), die extra structuur en bescherming geeft. In deze praktijktip ontdek je wat deze rechtsvorm inhoudt, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

WAT IS EEN VZW?

Met een vzw kies je voor een rechtspersoon die eigen rechten en plichten heeft. Bestuurders handelen in naam van de rechtspersoon en zijn in principe niet persoonlijk aansprakelijk voor verbintenissen van de vereniging. Het is de rechtspersoon die zich verbindt. Dat zorgt voor juridische en financiële bescherming van de leden en bestuurders. Gaan bestuurders echter hun bevoegdheden te buiten of maken ze andere zware fouten, dan kunnen zij eventueel wél aansprakelijk gesteld worden.

HOE WERKT EEN VZW?

Met een vzw kies je voor duidelijkheid en meer zekerheid. Je hebt je dan ook te houden aan heel wat regels, er is een heldere organisatiestructuur en een duidelijke bevoegdheidsverdeling.

HOE RICHT JE EEN VZW OP?

Voor een vzw heb je statuten en een oprichtingsakte nodig. Deze kunnen onderhands opgesteld worden of via een notaris. Een onderhandse oprichting volstaat in de meeste gevallen en is goedkoper.

Tijdens de oprichtingsvergadering worden de statuten en de oprichtingsakte goedgekeurd en ondertekend door de oprichters, die samen de eerste algemene vergadering vormen.

De oprichtingsakte bevat:

• De identiteit van de oprichters. In het geval van een natuurlijk persoon is dat met de naam, voornaam en woonplaats; in het geval van een rechtspersoon is dat met de naam, rechtsvorm, ondernemingsnummer en maatschappelijke zetel. De oprichters vormen samen de algemene vergadering.
• Het volledige adres van de maatschappelijke zetel.
• De eerste benoemingen van de bestuurders, met hun identiteitsgegevens: de naam, voornaam en woonplaats.
• Indien van toepassing: de dagelijks bestuurders en personen met vertegenwoordigingsbevoegdheid.
• Eventueel de website en e-mail van de vzw.
• De statuten van de vzw.

De statuten moeten minstens de volgende punten vermelden:

• de officiële benaming van de vereniging, gevolgd door ‘vzw’ of ‘vereniging zonder winstoogmerk’;
• het gewest waarin de maatschappelijke zetel van de vzw is gevestigd (het Vlaams, Waals of Brussels Hoofdstedelijk Gewest);
• het minimumaantal leden;
• een duidelijke omschrijving van het belangeloze doel van de vzw en de activiteiten waarmee de vzw dit doel verwezenlijkt;
• de voorwaarden en formaliteiten voor toetreding en uittreding uit de algemene vergadering;
• de rechten en plichten van de leden;
• de bevoegdheden van de algemene vergadering, de wijze van bijeenroeping en de manier waarop derden kennis kunnen nemen van haar besluiten;
• de regels rond benoeming, ambtsbeëindiging en duur van het mandaat van de bestuurders;
• eventuele bepalingen over vertegenwoordigingsbevoegdheden en/of het dagelijks bestuur;
• het maximum van de ledenbijdrage;
• het belangeloze doel waaraan het vermogen bij ontbinding van de vzw moet worden bestemd
• de duur van de vzw, indien ze niet voor onbepaalde duur wordt opgericht.

Op Cultuurloket kan je de modelstatuten als leidraad gebruiken.  

Voor elke bestuurder die wordt benoemd, raadpleeg je het Centraal Register voor Bestuursverboden en stel je een verklaring op. 

Na goedkeuring moeten de oprichtingsakte en de statuten worden neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank, zodat zij kunnen worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad (Bijlage van de Rechtspersonen).

Dat kan zowel op papier in de formulieren I en II als elektronisch. Als je op papier wil indienen, dan vind je de ondernemingsrechtbank hier. 

Tot slot raden we ook aan om de e-Box Enterprise te activeren. Dit is de elektronische brievenbus van je vzw waarmee je snel en veilig communiceert met federale, regionale en zelfs lokale overheden.

In 2019 werden de regels voor vzw’s – voorheen vastgelegd in de vzw-wet van 1921 – opgenomen in het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV). Daarbij werden ook enkele aanpassingen doorgevoerd. Je moest je statuten hieraan aanpassen voor 1 januari 2024. Deed je dit nog niet? Zorg dan dat dit snel gebeurt. Bij Cultuurloket vind je een handige leidraad en modelstatuten.

WAT NA DE OPRICHTING?

Ook na de oprichting heeft de vzw administratieve verplichtingen.

• Een wijziging in de statuten en een benoeming of ontslag van bestuurders moeten schriftelijk via de formulieren I en II neergelegd worden bij de griffie van de ondernemingsrechtbank en vervolgens gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. Naar welke ondernemingsrechtbank jij moet gaan, vind je hier. 
• Voor elke nieuwe bestuurder raadpleeg je het Centraal Register voor Bestuursverboden en stel je een verklaring op. 
• Je roept de algemene vergadering minstens één keer per jaar samen. Dit moet gebeuren binnen de zes maanden na afsluiting van het boekjaar. 
• Verder roep je de algemene vergadering en het bestuursorgaan samen wanneer de statuten dat vereisen en wanneer een extra bijeenkomst nodig is om je vereniging goed te besturen. 
• Je houdt een boekhouding bij: de vereisten daarvan hangen samen met de grootte van je vzw. Boekhoudkundige stukken zoals facturen hou je minimaal 10 jaar bij. 
• Je laat de begroting en de jaarrekening jaarlijks goedkeuren door de algemene vergadering. 
• Je legt elk jaar de jaarrekening van de vzw neer. Bij een vereenvoudigde boekhouding (zeer kleine vzw) leg je de jaarrekening per post of afgifte neer bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Bij een dubbele boekhouding is dat bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België (NBB). 
• Je hebt bewaarplicht: je houdt het ledenregister, de verslagen en beslissingen van de bestuursorganen en de boekhoudkundige stukken bij op de zetel van de vzw. 
• Werk je met vrijwilligers, dan voorzie je een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. 
• De ‘uiteindelijk begunstigden’ van de vzw hou je bij in het UBO-register. Je meldt wijzigingen binnen de 30 dagen en bevestigt de lijst jaarlijks, ook als er niets veranderd is. Cultuurloket legt uit wat het UBO-register is. 
• Binnen de 7 maanden na afsluiting van elk boekjaar, doe je een aangifte van de rechtspersonenbelasting (of vennootschapsbelasting indien toepasselijk). Als je vzw geen belastbare inkomsten heeft, doe je een nul-aangifte. 
• Elk jaar stel je de inventaris van de vzw op en laat je die goedkeuren door het bestuursorgaan. 
• Je berekent elk jaar of je patrimoniumtaks verschuldigd bent. Indien de drempel overschreden is, dien je de aangifte via formulier 187 digitaal in via MyMinfin of stuur je het met de post naar je regionaal kantoor Rechtszekerheid. Betaal de taks ten laatste op 31 maart (er komt geen betalingsuitnodiging). 
• Btw-plichtige vzw zijn verplicht om via Peppol (e-facturatie) te factureren. Niet-btw-plichtige vzw’s zijn niet verplicht, maar hebben wel de mogelijkheid om zich te registreren.  

HOE HOUDT EEN VZW ERMEE OP?

Zetten jullie de activiteiten van de vzw stop? Of wensen jullie opnieuw een feitelijke vereniging te worden? Dan kan je de vzw stopzetten. 

De vrijwillige ontbinding van een vzw is de meest voorkomende manier van stopzetting en verloopt in principe in twee fasen: de ontbinding en de vereffening (zie Stappenplan I). Je kan deze twee fasen ook samen vervullen bij een ontbinding en vereffening in één akte (zie Stappenplan II). Je vindt deze twee verschillende procedures op de website van Cultuurloket. 

Een vzw kan ook op andere manieren ophouden te bestaan. In bepaalde gevallen houdt een vzw van rechtswege (automatisch) op te bestaan, bijvoorbeeld wanneer een in de statuten bepaalde duur verstrijkt of een ontbindende voorwaarde wordt vervuld. Daarnaast kan de ondernemingsrechtbank een vzw in bepaalde gevallen gerechtelijk ontbinden. Is de vzw failliet? Dan geldt daarvoor een specifieke faillissementsprocedure. Over al deze manieren van stopzetting vind je hier de nodige info. 

NOG VRAGEN?

In de kennisbank van Cultuurloket lees je tot in detail hoe een vzw werkt.