Hou je softwarekosten onder controle met TechSoup

Aan software valt in deze samenleving amper te ontsnappen. Jammer genoeg kosten commerciële softwarepakketten vaak een bom geld en hebben erfgoedverenigingen vaak niet het budget om deze aan te schaffen. TechSoup kan daar verandering in brengen.

VOLWAARDIGE SOFTWARE VOOR ELK VZW-BUDGET

Om je ICT-budget onder controle te houden kan je op zoek gaan naar gratis alternatieven zoals open-sourcesoftware,  freeware of freemium-software. Hoewel deze alternatieven vaak een oplossing bieden, heeft commerciële software ook voordelen. De gebruiksvriendelijkheid is meestal iets groter, je hebt recht op garantie en je kan met problemen aankloppen bij het bedrijf dat de software produceerde. Bovendien zal je minder last hebben van advertenties en spyware die ongevraagd op je computer opduiken.

Wegen deze voordelen op tegenover de prijs van commerciële software? Dat is een goede vraag en hangt af van verschillende factoren. Is de prijs de enige hinderpaal om een softwarepakket al dan niet aan te kopen? Dan kan je als vzw terecht bij TechSoup.  Zij bieden vzw’s softwarelicenties aan voor ongeveer vier procent van de werkelijke prijs. Een aanzienlijke besparing.

WAT IS TECHSOUP?

TechSoup is een wereldwijd netwerk dat non-profitorganisaties ondersteunt met technologie. Ze geloven dat technologie een krachtig middel is om hun impact  te vergroten en hen te helpen efficiënter te werken.

In België kunnen non-profits dankzij TechSoup gebruik maken van sterk verlaagde tarieven of zelfs gratis toegang tot software en digitale tools. Denk aan producten van grote IT-spelers zoals Microsoft, Adobe en Cisco. Jouw erfgoedvereniging houdt zo middelen opzij voor je kerntaken.

KOMT JOUW VERENIGING IN AANMERKING?

Jouw vereniging kan gebruik maken van de tarieven van TechSoup als je een vzw, ivzw of stichting bent die actief is in de sociale sector, waaronder cultuur, onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Feitelijke verenigingen komen helaas niet in aanmerking.  TechSoup controleert op basis van je statuten en activiteiten of jouw vereniging voldoet aan de voorwaarden.

WAT KAN JE GOEDKOPEN KOPEN VIA TECHSOUP?

De catalogus van TechSoup bestaat uit ongeveer 300 producten en wordt dagelijks aangevuld. Soms gebeurt het dat producten uit het aanbod verdwijnen omdat producenten hun donatie intrekken. De producten gaan van tekstverwerking en rekenbladen over beveiliging en grafische vormgeving tot websiteontwikkeling en servertoepassingen.

Het kiezen van de juiste software is vaak een ingewikkeld en tijdrovend proces. Om je wegwijs te maken in het grote aanbod, overlopen we enkele mogelijke softwaretoepassingen. We vertrekken daarbij vanuit de producten die TechSoup aanbiedt en die relevant zijn voor een groot deel van de computergebruikers in België.

1. Het besturingsyteem

De kans is groot dat je archief of documentatiecentrum is uitgerust met een computer. Vanaf het moment dat je die opstart, word je geconfronteerd met software. Een besturingssysteem zorgt er namelijk voor dat je met de computer kan werken. Normaal gezien heeft de fabrikant al een besturingssysteem geïnstalleerd. In de meeste gevallen is dit een versie van Microsoft Windows.

Op de meeste recent aangekochte computers staat Windows 11 al geïnstalleerd. Heb je een oudere computer waarop dit besturingsprogramma nog niet staat? Geen zorgen, je kan dit gratis downloaden op de website van Microsoft. Windows Pro N ( €14 via TechSoup) is handig voor vzw’s. Met deze software zijn jouw gegevens beter beschermd en kan je mobiele medewerkers makkelijker toegang geven tot je organisatienetwerk.

1. Kantoorsoftwarepakket

Veel bewerkingen die we met een computer doen, gebeuren met kantoorsoftware: het schrijven van een verslag, een eenvoudige boekhouding, een inventaris van je archief, enzovoort. Het meest bekende pakket is ongetwijfeld Microsoft Office. Sinds enkele jaren kan je die software niet meer kopen op een cd-rom, maar verplicht de fabrikant je om telkens een eenjarige licentie te kopen.

Van Microsoft Office bestaan verschillende varianten. Bij TechSoup heb je op dit moment (voorjaar 2026) de keuze uit twee varianten: Office Standard en Office Professional Plus. De variant Professional Plus is duurder dan Standard, maar je krijgt ook veel meer in de plaats . Zo zit het bekende Microsoft Access niet in de Standardversie, maar wel bij Professional Plus. Hou hier rekening mee als je vereniging gebruik maakt van dit programma, bijvoorbeeld voor adresbestanden of een catalogus.

1. Beveiligingssoftware

Gebruik je internet via je computer? Installeer dan een beveiligingssoftware die voorkomt dat anderen kunnen ‘inbreken’ in je computer. Bij TechSoup kan je kiezen uit Bitdefender en Norton. We zetten de voor-en nadelen even op een rij:

Norton Security Deluxe  

• 5 pc’s per jaar
• Betere VPN & wachtwoordbeheer
• Prijs TechSoup 8 euro – Winkelprijs 50 euro  

Bitdefender Internet Security 

• 5 pc’s per jaar
• Meer apparaten mogelijk
• Prijs TechSoup 25 euro – Winkelprijs 50 euro . Het premium abonnement ondersteunt maar liefst 10 pc’s per jaar en kan je op TechSoup kopen voor 57 euro. 

1. Beeldbewerking

Adobe staat bekend om zijn beeldbewerkingssoftware Photoshop, maar ook om Adobe Acrobat Reader, voor het lezen van pdf’s. Via TechSoup koop je Photoshop samen met Premiere Elements (voor het bewerken van video’s) voor 27 euro.

TechSoup biedt ook de cloudtoepassing van Adobe aan. Hiermee krijg je toegang tot verschillende bewerkingsapps: Adobe Photoshop, Illustrator en Premiere.

1. Cloudtoepassingen

Werkt jouw vereniging ook op laptops, tablets of smartphones? Dan wil je graag op al deze apparaten toegang tot dezelfde bestanden en documenten. Dat kan met cloudtoepassingen: online platformen waarbij bestanden en gegevens opgeslagen worden in de ‘cloud’ en waartoe je toegang krijgt op eender welk apparaat met de juiste inloggegevens. De enige voorwaarde voor dit systeem is toegang tot het internet.

Er zijn zowel gratis als betalende Cloudtoepassingen. Gratis versies bieden vaak weinig opslag aan en zijn hierdoor minder aangewezen om als een organisatie te gebruiken. Betalende Cloudtoepassingen stijgen op hun beurt snel in prijs naarmate de grote van je organisatie. Daarom biedt TechSoup een aantal opties aan voor een fractie van de prijs, zoals Microsoft Office 365.

Als je al een Officepakket van Microsoft hebt geïnstalleerd op je computer, dan is het lidmaatschap van Office 365 gratis voor non-profitorganisaties. Is dat niet het geval? Dan betaal je 8,7 tot 22,1 euro per maand per gebruiker. Met deze betalende abonnementen krijg je dan wel de kans om de Officesoftware ook lokaal op je computer te installeren. Op de website van TechSoup vind je een handig overzicht van wat je precies krijgt in de verschillende pakketten.  

HOE MAAK JE EENVOUDIG GEBRUIK VAN TECHSOUP?

Op TechSoup  kan je je eenvoudig registreren via ‘Aanmelden’. Vergeet niet dat alleen vzw’s en stichtingen zich kunnen registreren. Registreren is kosteloos en verbind je nergens toe. Het zorgt er wel voor dat je via e-mail op de hoogte blijft van nieuwe aanbiedingen en gratis opleidingen van TechSoup.

Indien je vereniging in aanmerking komt, krijg je binnen de vier werkdagen een bevestiging. Nadien kan je via de online catalogus de gewenste producten bestellen. Heb je problemen met registreren of bestellen? Of wil je weten welke software geschikt is voor jouw computer? Neem dan rechtstreeks contact op met TechSoup via hun AI-chatbot of via het vragenformulier op hun website.

Een volledig overzicht van de beschikbare software vind je op TechSoup. Heb je nog vragen of nood aan extra ondersteuning? Contacteer onze collega Rob via rob.bartholomees@histories.be.