De digitale schatkamer van Gooik: Johnny Van Bavegem over slim digitaliseren

Een website met 1,5 miljoen pagina’s, honderdduizenden bezoekers per maand en duizenden gedigitaliseerde erfgoedstukken. Eén van de drijvende kracht achter dit digitaal project? Dat is Johnny Van Bavegem, vrijwilliger bij de Heemkundige Kring van Gooik. Met een praktische aanpak toont hij dat digitalisering geen ingewikkeld of duur verhaal hoeft te zijn, maar vooral begint met een goed plan.

DRIJVENDE KRACHT

Johnny vond begin jaren 2000 zijn weg naar de Heemkundige Kring van Gooik. Aanvankelijk hielp hij de vereniging met computerzaken, maar al snel groeide hij uit tot de drijvende kracht achter alles wat met digitalisering te maken had. Vandaag beheert hij de website van de vereniging, digitaliseert hij erfgoedcollecties en ontwikkelt hij digitale oplossingen om het lokale erfgoed toegankelijk te maken.

EERST WETEN WAT JE HEBT

Voor Johnny is digitalisering geen kwestie van zomaar alles online zetten. Alles begint volgens hem met een goed overzicht van de collectie: welke foto’s, documenten, bidprentjes, kaarten of films bezit je? Als dat duidelijk is, kan je beginnen inventariseren, archiveren en digitaliseren. Pas daarna komt de stap om het erfgoed online beschikbaar te stellen. ‘Werk stap voor stap, bijvoorbeeld met inventarissen in een eenvoudig Excel-bestand. Je hoeft niet meteen ingewikkelde programma’s te gebruiken.’

DIGITALISERING GROEIT MEE MET DE VERENIGING

Ook binnen de Heemkundige Kring van Gooik verliep de digitalisering stap voor stap.

Het eerste digitaliseringsproject draaide niet om websites, maar om iets veel concreter: de publicaties van de vereniging. Tijdschriften en boeken werden oorspronkelijk als documenten aangeleverd aan de drukker, die daarna zorgde voor de volledige vormgeving en opmaak. Maar dat leverde niet altijd de gewenste kwaliteit op en bracht extra kosten met zich mee. Daarom stelde Johnny voor om de opmaak zelf in handen te nemen.

De vereniging investeerde in een professioneel lay-outprogramma, waarmee tijdschriften en boeken voortaan intern werden vormgegeven. Die keuze bleek een schot in de roos. Niet alleen verbeterde de kwaliteit van de publicaties, ook de kosten daalden en de uitgaven kregen een professionelere uitstraling. ‘Veel leden houden de publicaties bij. Het is een soort collectie-item geworden.’

Pas later volgde de website. In 2003 bouwde Johnny de eerste versie met Microsoft FrontPage, toen nog een onderdeel van Microsoft Office. Al snel merkte hij dat de mogelijkheden van dat programma beperkt waren: ‘Het bleef allemaal heel statisch, ik kon er bijvoorbeeld enkel informatie over onze leden aan toevoegen.’ Daarom stapte hij over naar Joomla, een flexibeler systeem waarmee grote hoeveelheden informatie beter beheerd konden worden.

De website groeide doorheen de jaren uit tot een enorme erfgoedbron met ongeveer 1,5 miljoen pagina’s en gemiddeld 200.000 bezoekers per maand.

‘Een website is niet het beginpunt, maar het eindresultaat van een goed digitaliseringsproces.’

INVESTEREN IN SLIMME APPARATUUR

Naast zijn grote projecten, ondersteunt Johnny ook op andere manieren de dagelijkse werking van de heemkundige kring. Foto’s, bidprentjes, documenten, kaarten, films en brieven worden digitaal bewaard en toegankelijk gemaakt.

Om dat efficiënt te doen, investeerde de vereniging in betaalbare apparaten. ‘We hebben een Kodak-documentscanner die recto-verso kan scannen en zo’n dertig pagina’s per minuut verwerkt,’ vertelt Johnny. ‘En met onze boekscanner kunnen we boeken, foto’s en losse documenten snel digitaliseren.’ Die toestellen versnellen het proces aanzienlijk en maken het voor vrijwilligers gemakkelijker om grote hoeveelheden materiaal te verwerken. ‘De eenvoudigste versies van zo’n toestellen nemen ook geen hap uit je budget,’ benadrukt hij. Voor de scanner betaalde de vereniging 220 euro.

ERFGOED VINDT ZIJN WEG NAAR NIEUWE GENERATIES

Digitaliseren zorgt er niet alleen voor dat erfgoed beter bewaard blijft, het maakt het ook veel toegankelijker. Waar je vroeger soms duizenden archiefdozen moest doorzoeken, kan je vandaag met enkele zoektermen al de juiste informatie online terugvinden.

Wie jongere generaties wil bereiken, moet volgens Johnny ook online aanwezig zijn: ‘Ik hoor dikwijls van de jeugd: als we iets zoeken, dan zoeken we het op in de computer met Google.’ Door erfgoed zichtbaar te maken op de plaatsen waar mensen vandaag informatie zoeken, bereikt de vereniging ook nieuwe doelgroepen.

‘Online aanwezigheid vervangt het klassieke verenigingswerk niet, maar vormt wel een belangrijke aanvulling.’

EENVOUDIGE STAPPEN MAKEN HET VERSCHIL

Johnny benadrukt dat digitalisering helemaal niet ingewikkeld hoeft te zijn. Zijn advies aan andere erfgoedvrijwilligers? Breng eerst in kaart wat je vereniging bezit, maak goede back-ups, werk stap voor stap en kies voor eenvoudige hulpmiddelen waar alle vrijwilligers vlot mee aan de slag kunnen. Denk daarnaast goed na over wat je wil bewaren en hoe je die informatie ook op lange termijn toegankelijk houdt.

‘Je kan niet alles bewaren. Daarom is het belangrijk om na te denken over wat je bewaart én hoe je het toegankelijk houdt.’

DIGITALISERING ALS MIDDEL, NIET ALS DOEL

De aanpak van Johnny toont dat digitalisering niet begint met een website of dure technologie, maar met een goed overzicht van de collectie en een duidelijke aanpak. Zijn jarenlange inzet bewijst dat ook erfgoedverenigingen met eenvoudige middelen grote stappen kunnen zetten in het toegankelijk maken van hun erfgoed.