1 januari 2026: verplichte e-facturatie voor verenigingen met btw-nummer

Vanaf 1 januari 2026 moet elke erfgoedvereniging met een btw-nummer e-facturen kunnen verzenden én ontvangen via het Peppol-netwerk. Hoe je je hierop voorbereidt, ontdek je op deze pagina.

WAT IS EEN E-FACTUUR?

Vrouw met schriftje, rekenmachine en computer doet administratieve taken

Een e-factuur is:

  • een gestandaardiseerd digitaal formaat (bijvoorbeeld: xml), geen pdf of afbeelding
  • verzonden via Peppol, een beveiligd facturatienetwerk
  • automatisch verwerkbaar door boekhoudsoftware als je die hebt
  • bedoeld voor transacties tussen btw-plichtige ondernemingen: niet alleen commerciële bedrijven maar bijvoorbeeld ook socio-culturele verenigingen met een btw-nummer

Let op: facturen aan particulieren hoeven geen e-facturen te zijn.

WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN E-FACTURATIE?

  1. Snellere en foutloze verwerking
  2. Minder papierwerk en administratie
  3. Lagere kosten
  4. Betere controle voor overheid én vereniging

IS JOUW VERENIGING BTW-PLICHTIG?

Heb je je ondernemingsnummer geactiveerd als btw-nummer? Dan valt jouw vereniging onder de nieuwe regeling. Ook als je vereniging de vrijstellingsregeling heeft gekregen omdat de omzet van btw-plichtige activiteiten niet hoger is dan 25.000 euro, ben je formeel nog altijd btw-plichtig. Enkel de niet btw-plichtige activiteiten kunnen nog zonder e-factuur.

Tip: Om verwarring te vermijden kan je ervoor kiezen om al je facturen naar btw-plichtige organisaties via Peppol te versturen.

Er zijn ook enkele uitzonderingen. Die vind je hier. 

HOE BEREID JE JE VOOR OP E-FACTURATIE?

We kunnen je alvast geruststellen: je boekhoudproces hoeft niet volledig te veranderen. Het gaat om de manier waarop je facturen verstuurt en ontvangt. Met de volgende stappen bereid je je makkelijk voor op de verplichte e-facturatie:

  1. Controleer hier of je boekhoudsoftware Peppol ondersteunt voor verzenden én ontvangen.
  2. Heb je geen boekhoudprogramma? Zoek dan in dezelfde lijst een erkend Peppol Acces Point om de e-factuur te kunnen ontvangen en verzenden. Ontvangen en verzenden kan via een ander Acces Point. Vraag de persoon die de boekhouding doet met welke software deze het liefste werkt.
  3. Zorg dat je vanaf 2026 e-facturen kan ontvangen, ook als je er zelf (nog) geen verstuurt. Denk maar aan de facturen van de telecomoperator of deze van de drankenhandel.
  4. Wacht niet tot 2026. Hoe vroeger je overstapt, hoe vlotter de overgang.

HOE WEET JE OF JE KLANT EEN E-FACTUUR MOET KRIJGEN?

Zoek in Peppol op het ondernemingsnummer van je klant. Zo zie je meteen of je klant een Access Point op Peppol heeft.

Het kan altijd zijn dat je klant nog niet op Peppol terug te vinden is. Weet dan dat jij zelf in orde bent door het tijdelijk gebruik van een andere verzendwijze van je factuur (bijvoorbeeld een pdf via e-mail).

Voeg toe op de factuur: ‘Wij wijzen op de e–facturatieplicht tussen btw-plichtige ondernemingen vanaf 1 januari 2026. Meer info op efactuur.belgium.be/nl.‘ Zo ben je zeker in orde. 

WAT ALS JE LEVERANCIER NOG NIET KLAAR IS?

Ontvang je een factuur die een e-factuur had moeten zijn? Spreek je leverancier aan en vraag om via Peppol te werken. Formeel kan je de factuur weigeren, maar het is verstandiger om je leverancier te informeren zodat die ook volgens de wet werkt. Je leverancier riskeert immers een boete. 

VRAGEN?

Heb je nog vragen, kijk dan of je het antwoord vindt op deze website van de federale overheid. Twijfel je nog altijd? Contacteer onze collega Els op 0492 11 75 36 of via els.vervaet@histories.be.