Met oog voor detail en een neus voor slimme oplossingen houdt Jan al bijna vijf jaar de werking van Histories mee op koers. Wij gingen deze zomer met hem in gesprek.
WAAR HOU JIJ JE ALLEMAAL MEE BEZIG BIJ HISTORIES?
Samen met collega Els volg ik de wijzigingen op rond verzekeringen en GDPR. We checken regelmatig of we bij Histories nog aan alle wetgeving voldoen, en verbeteren onze werking waar nodig. Met collega Rob zijn we een onderzoek gestart rond ledenbeheersystemen, waaronder online CRM-toepassingen. Welke systemen zijn er? En hoe kunnen deze nuttig zijn voor erfgoedverenigingen?
Tot slot onderzoek ik verschillende leveranciers en bepaal ik of ze nuttig zijn voor onze organisatie. Ook bij verenigingen is het belangrijk om slimme keuzes te maken bij het aankopen van spullen en diensten. Je wil dat alles vlot werkt, dat het past bij wat je vereniging nodig heeft én dat het binnen budget blijft.
We delen onze inzichten ook met erfgoedvrijwilligers. Zo zorgen we ervoor dat erfgoedverenigingen goed geïnformeerd en met vertrouwen hun werking verder kunnen uitbouwen.
HOE ZORG JE ERVOOR DAT DIE INZICHTEN BIJ DE ERFGOEDVRIJWILLIGERS TERECHTKOMEN?
Er zijn zoveel verschillende trajecten en systemen, en de wildgroei aan IT-oplossingen helpt daar niet bij. We proberen die wirwar te vertalen naar heldere oplossingen die vertrekken vanuit de praktijk van erfgoedvrijwilligers.
Els en ik werkten bijvoorbeeld concrete praktijktips uit rond GDPR of de patrimoniumtaks. Die komen op onze website terecht, zodat verenigingen er meteen mee aan de slag kunnen. Ledenbeheersystemen zijn complexer. We kijken daar veel breder: niet alleen naar wat technisch mogelijk is, maar ook naar wat haalbaar is voor vrijwilligers. Digitaliseren is niet altijd vanzelfsprekend en je moet het belang van zo’n systeem voor erfgoedverenigingen ook niet overschatten.
WELKE ASPECTEN VAN JE JOB VIND JE IN HET BIJZONDER FIJN?
De praktische organisatie van evenementen zoals het Histories Festival, de Algemene Vergadering en studiedagen. Op zo’n momenten leer ik de erfgoedvrijwilligers beter kennen en dat vind ik altijd enorm inspirerend. Al die mensen die zich belangeloos inzetten in onze samenleving. Ze motiveren me elke dag opnieuw.
TOT SLOT: HEB JE NOG ADVIES VOOR ERFGOEDVRIJWILLIGERS?
Administratie, digitalisering en andere uitdagingen horen er nu eenmaal bij, maar verlies nooit je passie en plezier uit het oog. Blijf je liefde voor traditie en geschiedenis koesteren, want je werk helpt het verleden levend te houden.
Op zoek naar meer praktische tips, checklists en handvaten rond de administratie van je vereniging? Neem een kijkje op deze pagina.