De ingrediënten voor een goede digitale lijst in Excel

Rekenbladen bieden heel wat mogelijkheden om je informatie te structureren. Dit is niet enkel handig voor je eigen werk, maar zorgt er ook voor dat je eenvoudig met meerdere personen aan één lijst kan werken. Excel is de meest gebruikte software om lijsten te maken. Met deze tips kan je het meeste uit het programma halen.

Gegevens structureren

Begin met het omzetten van je gegevens naar een tabelvorm in Excel, waardoor je gemakkelijk kolommen kan sorteren zonder andere gegevens te beïnvloeden. Dit doe je door te klikken op ‘Invoegen’ > ‘Tabel’ > en je volledige tabel te selecteren.

Eens je een tabel hebt kan je nog veel verder gaan in het structureren van je gegevens:

• Je kan kolommen alfabetisch sorteren, specifieke waarden benadrukken en zoekopdrachten binnen kolommen uitvoeren door op de kolomtitels te klikken.

Gebruik keuzelijsten voor uniforme termen of gemakkelijke invoer, zoals functies of ja/nee-categorieën. Een keuzelijst maak je door in een nieuw tabblad een lijst te typen in 1 kolom. Selecteer de kolom in je tabel waar je een keuzelijst wil en klik op ‘Gegevens’ > ‘Gegevensvalidatie’ > Toestaan: ‘lijst’ > Bron: ‘selecteer de lijst in het andere tabblad’.

Keuzelijst maken – Stap 1

Keuzelijst maken – Stap 2

Keuzelijst maken – Stap 3

Het voordeel van zo een lijst is dat je die telkens kan aanvullen wanneer nodig.

• Indien je bronverwerkingen bijhoudt in Excel is het ook aangeraden om gegevens die je zelf toevoegt bij te voegen in een aparte kolom. Zo hou je een duidelijk onderscheid tussen de gegevens uit de bron en de nieuwe analyses. Je kan bijvoorbeeld een kolom maken met de clustering van medische beroepen indien dit handig zou zijn voor je onderzoek.

Het verschil tussen twee datums berekenen

1. Vóór de twintigste eeuw

Excel heeft geen functie voor de berekening van data voor de twintigste eeuw, daarvoor is het programma niet ontwikkeld. Er is echter een eenvoudige manier om dit op te lossen, namelijk door het berekenen van gegevens in de kleinste betekenisvolle eenheden. Deel historische datums dus op in dag, maand en jaar. Dat is sowieso praktisch bij historische gegevens omdat je niet altijd alle gegevens voorhanden hebt (bijvoorbeeld: de dag of maand ontbreken). Daar stel je vervolgens de ‘celeigenschap’ van de kolom in als ‘getal’ in plaats van ‘datum’. Met die kolommen kan je het verschil tussen de getallen eenvoudig uitrekenen. Je kan altijd een extra kolom toevoegen met de samengestelde datum als je die nodig hebt voor andere doeleinden.

Het opdelen in de kleinste betekenisvolle eenheid is een belangrijk basisprincipe voor het opstellen van databases. Zo voorzie je de mogelijkheid om met die kleine eenheden aan de slag te gaan. Daarom delen we ook steeds de naam op in voornaam en familienaam. Op die manier kan je eenvoudig nagaan hoeveel persoon met familienaam x er in de dataset aanwezig zijn.

2. Na de twintigste eeuw

Voor verschillen tussen data vanaf het jaartal 1900 kan er in Excel wel een formule gebruikt worden. Via de formule DATUMVERSCHIL (Geboortedatum;Overlijdensdatum;”y”) kan je het aantal jaren =y tussen de overlijdensdatum en geboortedatum berekenen. Indien nodig kan je met deze formule het verschil in maanden (;”M”) en dag (;”D”) berekenen.

Draaitabellen voor diepgaande analyses

Eens je je gegevens in je Excel tabel hebt aangevuld kan je draaitabellen gebruiken om verdere analyses te doen op je data. Dit kan je doen door te klikken op ‘Invoegen’ > ‘draaitabel’ of ‘aanbevolen draaitabel’. De functie ‘aanbevolen draaitabel’ is handig om eens te bekijken. Hier geeft het programma zelf aan wat eventueel goede analyses zouden kunnen zijn voor je tabel.

In het nieuwe tabblad krijg je nu een scherm te zien met aan de linkerkant ruimte voor je draaitabel en aan de rechterkant de draaitabelvelden. Per veld kan je kiezen hoe Excel dit moet berekenen. Bijvoorbeeld: door een beroep bij ‘rij’ te zetten en een voornaam bij ‘waarden’ kan Excel nu het aantal voornamen berekenen die een bepaald beroep uitoefenen. Je krijgt daarbij een overzicht van de gegevens.

Indien je deze ook visueel wil weergeven is het mogelijk om hiervan een grafiek te maken door bovenaan op draaigrafiek te klikken. Deze grafiek kan je naar eigen wensen aanpassen en kan je eenvoudig kopiëren als afbeelding of als bijlage bij een tekst.

Registreren van je digitale lijsten met CoDE-x

Gebruik CoDE-x om je digitale lijsten tijdens je onderzoek toegankelijk te maken. Bekijk de video hieronder voor een eenvoudige demonstratie van het registratieproces op CoDE-x.