Samenwerken met je lokale bibliotheek: de voordelen voor jouw erfgoedvereniging

Heeft jouw erfgoedvereniging een eigen collectie boeken, erfgoedtijdschriften of jaarboeken? Dan weet je hoeveel tijd en zorg het vraagt om die correct te registreren en toegankelijk te maken. Een duurzamer alternatief ligt soms dichterbij dan je denkt: via een partnerschap met je lokale openbare bibliotheek sluit je eenvoudig aan bij het Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS). Ontdek in deze praktijktip wat zo’n partnerschap inhoudt en wat de voordelen zijn voor jouw vereniging.

WAT IS HET EENGEMAAKT BIBLIOTHEEKSYSTEEM?

Het Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS), of kortweg Bibliotheeksysteem, is het gemeenschappelijke softwaresysteem van alle Nederlandstalige openbare bibliotheken in Vlaanderen en Brussel. Het ondersteunt de dagelijkse werking van bibliotheken: van collectiebeheer en uitleen tot reservaties en lenersadministratie.

Voor erfgoedverenigingen biedt het systeem een duurzame basis om collecties te registreren en beter vindbaar te maken. Ook jouw vereniging kan een partnerschap aangaan met de lokale bibliotheek en op lange termijn genieten van de voordelen van het Bibliotheeksysteem.

DE VOORDELEN VAN HET EENGEMAAKT BIBLIOTHEEKSYSTEEM

Een partnerschap aangaan met je lokale bibliotheek via het Bibliotheeksysteem heeft tal van voordelen:

• je hoeft zelf geen bibliotheeksysteem aan te kopen of te onderhouden,
• je bent zeker van kwalitatieve en gestandaardiseerde beschrijvingen volgens internationale bibliotheekstandaarden,
• je vergroot de zichtbaarheid en vindbaarheid van je collectie voor mede-vrijwilligers, onderzoekers of studenten,
• je collectie verschijnt in dezelfde catalogus als die van de openbare bibliotheek,
• je profiteert van bestaande infrastructuur, ervaring en professionele expertise.

EEN PARTNERSCHAP AANGAAN? HOU DIT IN JE ACHTERHOOFD

De voorwaarden van een partnerschap kunnen lokaal verschillen. Het is belangrijk om vooraf duidelijke en realistische afspraken te maken, zodat je partnerschap soepel en duurzaam verloopt.

Denk aan vragen rond het eigenaarschap van de collectie, de verantwoordelijkheid voor het actualiseren van de gegevens en de manier waarop gebruikers de publicaties kunnen bekijken. Of aan afspraken over zichtbaarheid in de catalogus, eventuele uitleenbaarheid en de vermelding van de erfgoedvereniging als eigenaar of bewaarplaats.

• Een goed partnerschap begint met gestructureerd overleg. Neem daarom eerst contact op met je bibliothecaris of de coördinator van je lokale bibliotheek.
• Leg duidelijk uit wat je wil verwezenlijken:
  • welke collecties je beheert (boeken, tijdschriften, …), 
  • waarom je ze beter wil registreren en ontsluiten,
  • wat je verwachtingen zijn (zichtbaarheid, raadpleging en uitlening, behoud van eigenaarschap,…).
• Bespreek samen welke optie het beste bij jullie verwachtingen aansluit en hoe de samenwerking verder verloopt:
  • waar en hoe de collecties worden bewaard,
  • hoe aanwinsten worden toegevoegd of boeken die je niet meer bezit worden verwijderd,
  • wie instaat voor de registratie ervan,
  • hoe wijzigingen of aanvullingen van bv.: trefwoorden verlopen,
  • welke (delen van de) collectie raadpleegbaar en/of uitleenbaar zijn.

Let op! Het Bibliotheeksysteem is specifiek ontwikkeld voor het beheer van bibliotheekmateriaal, zoals boeken en tijdschriften. Ander materiaal zoals archieven, objecten, foto’s of losse documenten passen niet binnen de logica en structuur van het systeem en vragen om andere registratietools.  

Tip: voor objecten kan je onder meer terecht bij de Vlaamse erfgoeddatabank. Op zoek naar een registratietool voor jouw archiefmateriaal? Hiervoor kan je gebruik maken van gratis open source software, zoals ICA-AtoM.

Kies het partnerschap dat past bij jouw vereniging

Als erfgoedvereniging kan je op twee manieren samenwerken met je lokale bibliotheek om je collectie te registreren en zichtbaar te maken.  

OPTIE 1: REGISTREER JE VERENIGING ALS EEN FILIAAL OF VESTIGING VAN DE BIBLIOTHEEK

Bij deze optie wordt je erfgoedvereniging in het Bibliotheeksysteem opgenomen als een aparte vestiging of filiaal van de lokale bibliotheek. Dat betekent niet dat je vereniging of collectie onderdeel wordt van de bibliotheek: je krijgt een locatiepagina op de website van de openbare bibliotheek, terwijl je zelf eigenaar blijft van je collectie.

Deze optie is betalend: jouw vereniging als vestiging registreren kost 500 euro per jaar.

Voorbeeld: de Hertogelijke Heemkundige Kring Het Land van Beveren werkt samen met de bibliotheek Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht en staat in het Bibliotheeksysteem geregistreerd als een aparte vestiging.

Wat is een locatiepagina?

Een bibliotheek heeft vaak meerdere vestigingen, zoals een hoofdbibliotheek en kleinere bibliotheken binnen hetzelfde werkingsgebied. In het Bibliotheeksysteem kan elke locatie een eigen pagina krijgen, zodat duidelijk is waar een boek zich fysiek bevindt.

Op zo’n locatiepagina staat de naam, het adres en de openingsuren van je vereniging. Je vereniging kan daar ook zelf communiceren met geïnteresseerden die je collectie willen raadplegen en berichten uitsturen.

Hoe werkt een locatiepagina?

Na registratie wordt de collectie van je vereniging volledig doorzoekbaar via de online catalogus. De registratie verschilt per bibliotheek, spreek op voorhand af voor welke optie het best mogelijk is:

• De bibliotheek registreert je collectie: je bezorgt je collectie (of een lijst ervan) aan je lokale bibliotheek, waarna een bibliotheekmedewerker de gegevens invoert in het Bibliotheeksysteem.
• Je vereniging registreert zelf: jouw vereniging krijgt een eigen login in het Bibliotheeksysteem en kan de collectie zelf invoeren.

Gebruikers van de online catalogus kunnen zoeken in de volledige bibliotheekcatalogus of specifiek binnen de collectie van je vereniging. Bij elk zoekresultaat staat duidelijk vermeld waar het materiaal zich bevindt.

Je kan je boeken en tijdschriften bewaren en laten raadplegen in de lokalen of de leeszaal van je vereniging. Als je wil, kan je ook afspreken dat (een deel van) je collectie bij de bibliotheek wordt bewaard.

Voorbeeld: Het Land van Beveren bewaart haar collectie in het Erfgoedhuis Hof ter Welle, waar geïnteresseerden de werken ter plaatse kunnen bekijken in de leeszaal. De vrijwilligers van de heemkring staan  in voor de registratie en het beheer van de collectie. Dit geeft hen veel autonomie, maar vraagt ook tijd en kennis van catalografie (het gestandaardiseerd beschrijven en ordenen van informatiebronnen om collecties toegankelijk te maken).

In’t kort

OPTIE 2: LAAT JE COLLECTIE OPNEMEN IN EEN VIRTUELE KAST

Is de eerste optie niets voor jouw vereniging? Dan kan je jouw collectie laten opnemen in een virtuele kast van de online catalogus van je lokale bibliotheek. Jouw vereniging wordt niet als een aparte vestiging aangemaakt, maar je collectie wordt wel geregistreerd in het Bibliotheeksysteem.

Deze optie is gratis en eenvoudiger op te zetten.

Wat is een virtuele kast?

Een virtuele kast is een aparte, digitale verzamelplaats binnen de catalogus van de bibliotheek. Het is geen fysieke kast in het bibliotheekgebouw, maar een manier om een specifieke collectie – bijvoorbeeld die van een heemkundige kring – duidelijk te groeperen en zichtbaar te maken in het Bibliotheeksysteem.

Voorbeeld: de Heemkundige Kring Aartselaar maakt haar boeken zichtbaar in de bibliotheekcatalogus via de virtuele kast. De publicaties worden in het Bibliotheeksysteem geregistreerd, maar blijven fysiek bij de heemkundige kring bewaard en zijn enkel in hun lokaal raadpleegbaar.

De virtuele kast van de Heemkundige Kring Aartselaar.

Hoe werkt een virtuele kast?

De collectie van je vereniging wordt geregistreerd in het Bibliotheeksysteem en doorzoekbaar gesteld in de virtuele kast. Bij elk zoekresultaat in de virtuele kast staat duidelijk vermeld dat de publicatie afkomstig is van jouw vereniging en waar het materiaal fysiek bewaard wordt. Alle communicatie verloopt via de bibliotheek, die de virtuele kast beheert.

Je kan:

• zelf geen aanpassingen doorvoeren aan de registraties,
• praktische instructies en suggesties voor gepaste trefwoorden meegeven aan de bibliotheekmedewerkers.

Ook bij deze optie kan je jouw boeken en tijdschriften fysiek bewaren en laten raadplegen in de lokalen of leeszaal van je vereniging. Als je wil, kan je ook afspreken dat (een deel van) je collectie bij de bibliotheek wordt bewaard.

Voorbeeld: de invoer van de materialen van de Heemkundige Kring Aartselaar gebeurt door medewerkers van de bibliotheek. Hierover overleggen zij met de vrijwilligers van de kring. Dankzij deze samenwerking is de collectie online doorzoekbaar en bereikt ze een breder publiek, al kunnen de vrijwilligers zelf geen aanpassingen doen aan de registraties.

In’t kort

WELKE OPTIE PAST BIJ JOUW VERENIGING?

Welke optie het best past bij jouw vereniging, hangt af van verschillende factoren. Denk aan de grootte van je collectie, hoeveel autonomie je wil, het beschikbare budget en in welke mate je zelf wil instaan voor het beheer.

Let op: sommige opties die van toepassing zijn op optie 1, kunnen ook van toepassing zijn voor optie 2 (zoals de mate van communicatie, hoeveel autonomie de bibliotheek je vereniging geeft, …). Wat er in je pakket zit, hangt af van jouw afspraken met je lokale bibliotheek.

VRAGEN?

Twijfel je nog welke optie het beste is voor jouw vereniging? Contacteer onze collega Wout via 0498 64 06 12 of op wout.schuerwegen@histories.be