Heemkundige Kring De Meiboom bewijst: verandering werkt

Amper enkele jaren geleden zat Heemkundige Kring De Meiboom te Gullegem in zwaar weer. Het aantal actieve vrijwilligers was geslonken tot tien, vergaderingen sleepten aan, en de vraag ‘moeten we doorgaan?’ hing in de lucht. Vandaag klinkt er een ander verhaal. De kring telt 25 structureel actieve vrijwilligers en viert een bruisende Meiboomplanting die tot 1.200 bezoekers lokt. Het tijdschrift kreeg een professionele uitstraling en het aantal abonnees schoot de lucht in. Een opmerkelijke ommekeer die bewijst: erfgoed leeft, als je durft vernieuwen.

STRUCTUUR DIE MOTIVEERT

Het eerste wat veranderde, was de manier van werken. In plaats van alles in lange bestuursvergaderingen te bespreken, koos De Meiboom voor drie werkgroepen: redactie, archief en Meiboomplanting.

Werkgroepen werken zelfstandig aan concrete taken; bestuursvergaderingen zijn nu korter en eindigen op tijd om informeel samen te zijn. ‘Onze bestuursvergaderingen zijn gefocust op visie en financiën, en duren maximaal twee uur,’ legt voorzitter Pieter Casier uit. ‘Dat maakt het werk efficiënt, en er blijft tijd over voor informeel samenzijn. Dat laatste is minstens even belangrijk: daar bouw je onderlinge verbondenheid op.’ Uit elke werkgroep zit iemand in het bestuur, zodat de lijnen kort blijven.

‘We hebben geleerd dat niet iedereen altijd hetzelfde engagement kan of wil opnemen,’ benadrukt Pieter. ‘En dat is ook oké.’

SLIM SAMEN WERKEN

Ook digitalisering bracht ze verder. Dankzij een SharePoint-abonnement werken vrijwilligers van thuis uit samen aan artikels en archiefinventarisaties. Fysieke bijeenkomsten hoeven daardoor maar een paar keer per jaar. 

Daarnaast besloot de kring om de vormgeving van het tijdschrift uit te besteden. ‘Niet alles hoeft door vrijwilligers te gebeuren,’ zegt Casier. ‘Door slim te investeren in professionele vormgeving, is ons tijdschrift aantrekkelijker én kunnen vrijwilligers hun energie steken in waar ze goed in zijn.’ 

VRIJWILLIGERS REKRUTEREN: PERSOONLIJK EN DOELGERICHT

Nieuwe vrijwilligers komen niet vanzelf. De Meiboom kiest daarom voor persoonlijke aanspreking. ‘Een algemene oproep werkt zelden,’ vertelt Casier. ‘We vragen mensen voor een concrete taak die bij hun talenten past. Dat geeft meteen voldoening.’

Een succesvoorbeeld is de actie Redactie-XL: een zoektocht naar nieuwe auteurs voor het tijdschrift. ‘We hebben twaalf mensen geholpen om hun eerste artikel te maken,’ zegt Casier. ‘Eén daarvan is nu vaste schrijver én onze nieuwe secretaris. Anderen blijven in contact en doen af en toe iets mee.’ De actie bewijst dat kleine, haalbare stappen vaak de beste ingang vormen.

ERFGOED ALS BELEVENIS 

Ook de jaarlijkse Meiboomplanting werd grondig vernieuwd. Na enkele creatieve brainstormsessies werd er gekozen voor beleving en verbeelding in plaats van een traditioneel samenzijn. Het evenement kreeg een historische insteek rond de middeleeuwse stichting van de dorpen na de Vikingplunderingen. 

Re-enacters, volksdansers, muzikanten en toneelspelers zorgen sindsdien voor een geweldig spektakel. Het succes liet niet op zich wachten: het bezoekersaantal sprong van 50 naar gemiddeld 1.000 én een 130-tal extra vrijwilligers engageren zich elk jaar voor het evenement. 

DE KRACHT VAN HET TOTAALPLAATJE

De groei in vrijwilligers, leden en publieksbereik is het resultaat van een totaalstrategie. Professionalisering, duidelijke structuur, aantrekkelijke activiteiten en vooral: vrijwilligers die doen wat ze graag doen.

‘Mensen verantwoordelijkheid geven in iets wat ze leuk vinden, zorgt voor tevreden vrijwilligers,’ zegt Casier. ‘Tevredenheid straalt uit en werkt aanstekelijk. Geloof in je eigen werking is cruciaal – dan krijg je anderen mee.’

HET GEHEIM VAN BLIJVENDE GROEI

Ondanks de sterke doorstart blijft De Meiboom in beweging. Casier pleit voor een roterend voorzitterschap en het doorgeven van trekkersrollen aan nieuwe krachten. ‘Durven loslaten is essentieel. Als ervaren mensen taken overlaten aan jongere generaties, blijft er energie en vernieuwing stromen. Dat is misschien de belangrijkste les die wij geleerd hebben.’

Heemkundige Kring De Meiboom is vandaag een inspirerend voorbeeld van hoe erfgoedverenigingen zichzelf kunnen heruitvinden. Hun verhaal toont dat vernieuwing niet begint bij meer middelen, maar bij durf, visie en vertrouwen in mensen.

Wil je meer tips rond vrijwilligerswerking en vrijwilligers rekruteren? Bezoek dan deze pagina.