1 januari 2026: verplichte e-facturatie voor verenigingen met btw-nummer
Vanaf 1 januari 2026 moet elke erfgoedvereniging met een btw-nummer e-facturen kunnen verzenden én ontvangen via het Peppol-netwerk. Hoe je je hierop voorbereidt, ontdek je op deze pagina.
WAT IS EEN E-FACTUUR?
Een e-factuur is:
een gestandaardiseerd digitaal formaat (bijvoorbeeld: xml), geen pdf of afbeelding
verzonden via Peppol, een beveiligd facturatienetwerk
automatisch verwerkbaar door boekhoudsoftware als je die hebt
bedoeld voor transacties tussen btw-plichtige ondernemingen: niet alleen commerciële bedrijven maar bijvoorbeeld ook socio-culturele verenigingen met een btw-nummer
Let op: facturen aan particulieren hoeven geen e-facturen te zijn.
WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN E-FACTURATIE?
Snellere en foutloze verwerking
Minder papierwerk en administratie
Lagere kosten
Betere controle voor overheid én vereniging
IS JOUW VERENIGING BTW-PLICHTIG?
Heb je je ondernemingsnummer geactiveerd als btw-nummer? Dan valt jouw vereniging onder de nieuwe regeling. Ook als je vereniging de vrijstellingsregeling heeft gekregen omdat de omzet van btw-plichtige activiteiten niet hoger is dan 25.000 euro, ben je formeel nog altijd btw-plichtig. Enkel de niet btw-plichtige activiteiten kunnen nog zonder e-factuur.
Tip: Om verwarring te vermijden kan je ervoor kiezen om al je facturen naar btw-plichtige organisaties via Peppol te versturen.
Er zijn ook enkele uitzonderingen. Die vind je hier.
HOE BEREID JE JE VOOR OP E-FACTURATIE?
We kunnen je alvast geruststellen: je boekhoudproces hoeft niet volledig te veranderen. Het gaat om de manier waarop je facturen verstuurt en ontvangt. Met de volgende stappen bereid je je makkelijk voor op de verplichte e-facturatie:
Controleer hier of je boekhoudsoftware Peppol ondersteunt voor verzenden én ontvangen.
Heb je geen boekhoudprogramma? Zoek dan in dezelfde lijst een erkend Peppol Acces Point om de e-factuur te kunnen ontvangen en verzenden. Ontvangen en verzenden kan via een ander Acces Point. Vraag de persoon die de boekhouding doet met welke software deze het liefste werkt.
Zorg dat je vanaf 2026 e-facturen kan ontvangen, ook als je er zelf (nog) geen verstuurt. Denk maar aan de facturen van de telecomoperator of deze van de drankenhandel.
Wacht niet tot 2026. Hoe vroeger je overstapt, hoe vlotter de overgang.
HOE WEET JE OF JE KLANT EEN E-FACTUUR MOET KRIJGEN?
Zoek in Peppol op het ondernemingsnummer van je klant. Zo zie je meteen of je klant een Access Point op Peppol heeft.
Het kan altijd zijn dat je klant nog niet op Peppol terug te vinden is. Weet dan dat jij zelf in orde bent door het tijdelijk gebruik van een andere verzendwijze van je factuur (bijvoorbeeld een pdf via e-mail).
Voeg toe op de factuur: ‘Wij wijzen op de e–facturatieplichttussen btw-plichtige ondernemingen vanaf 1 januari 2026. Meer info op efactuur.belgium.be/nl.‘ Zo ben je zeker in orde.
WAT ALS JE LEVERANCIER NOG NIET KLAAR IS?
Ontvang je een factuur die een e-factuur had moeten zijn? Spreek je leverancier aan en vraag om via Peppol te werken. Formeel kan je de factuur weigeren, maar het is verstandiger om je leverancier te informeren zodat die ook volgens de wet werkt.Je leverancier riskeert immers een boete.
VRAGEN?
Heb je nog vragen, kijk dan of je het antwoord vindt op deze website van de federale overheid. Twijfel je nog altijd?Contacteer onze collega Els op 0492 11 75 36 of viaels.vervaet@histories.be.
DitABCbiedt een overzicht van de belangrijkste tendensen en verschuivingen in het vrijwilligerswerk en de mogelijkheden ervan voor erfgoedwerkers. Elke letter is gewijd aan één opvallende of inspirerende tendens of praktijk. Verwacht daarbij geen uitgebreide encyclopedische beschrijving. Wel krijg je, per letter, telkens een beknopte definitie, vaak gekoppeld aan een praktijkvoorbeeld, gevolgd door een aantal tips en aandachtspunten en ten slotte een literatuurverwijzing. Sommige lemma’s zijn heel sterk gericht op de praktijk, andere zijn dan weer meer theoretisch of conceptueel opgevat. Bij nog andere letters hebben we de tekst beperkt en werken we vooral met foto’s. Of zoals het gezegde luidt: soms zegt een beeld meer dan duizend woorden!
DitABChebben we geschreven voor erfgoedwerkers die zijn begaan met de vernieuwing van hun vrijwilligerswerking. We denken daarbij in de eerste plaats aan vrijwilligerscoördinatoren, actieve (bestuurs-)leden binnen een erfgoedvereniging en aan alle intermediaire organisaties die erfgoedvrijwilligers ondersteunen en begeleiden. De bedoeling van dit vrijwilligersalfabet is om te inspireren, te enthousiasmeren en te sensibiliseren.
Belastingkrediet compenseert hogere verdeelkosten van jouw papieren publicaties
Bpost verhoogde in juli 2024 haar tarieven voor de verdeling van kranten en tijdschriften nadat de federale regering de subsidiëring van Bpost stopzette. Daarna kregen we dan ook bezorgde erfgoedverenigingen aan de lijn. Gelukkig kunnen we goed nieuws melden, of toch voor de komende drie jaar.
FISCALE STEUNMAATREGEL
De federale regering heeft voor de periode tot en met 2026 een fiscale steunmaatregel uitgewerkt die tegemoet komt aan de meerkost die uitgevers van papieren publicaties voor de verdeling moeten ophoesten. Daarvoor moet je wel rekening houden met twee verschillende voorwaarden:
De verdeling gebeurt rechtstreeks naar de abonnee en niet via een dagbladhandelaar of distributieketen.
De uitgever draagt de meerkost zelf.
Ook erfgoedverenigingen die een krant of tijdschrift uitgeven en onder de rechtspersonenbelasting vallen, kunnen van deze fiscale maatregel gebruikmaken.
HOE WERKT HET?
De maatregel houdt voor niet-commerciële uitgevers zoals vzw’s in dat de hogere distributiekost in de jaren ‘24 (uitgaven vanaf 1 juli ’24), ‘25 en ‘26 tegenover deze in 2023 (referentiejaar) in mindering kan gebracht worden bij de aangifte in de rechtspersonenbelasting.
Moet je vereniging geen of minder belastingen betalen dan deze meerkost? Dan wordt het verschil gewoon uitgekeerd, indien dat verschil minstens € 2,5 bedraagt. Dat geldt dus ook voor verenigingen die jaar na jaar een nul-aangifte doen. Daarom wordt het belastingkrediet genoemd en niet belastingvermindering.
Je vereniging moet dus de nieuwe verdeelkosten kunnen voorfinancieren, maar je krijgt het later terug.
De meerkost van de verzending wordt per publicatie berekend. Is je aantal verzendingen groter of kleiner geworden dan in 2023? Dan wordt dit mee in rekening gebracht. Deze fictieve voorbeelden illustreren dit:
Voorbeeld 1 – Dezelfde oplage
Een familiekundige kring verzendt maandelijks een papieren nieuwsbrief aan 260 leden. In 2023 betaalden ze € 0,30 per stuk. Vanaf juli 2024 is dat € 0,60 geworden. Er is dus een bijkomende verdeelkost van € 0,30 per verstuurde nieuwsbrief. Het belastingkrediet zal voor het aanslagjaar 2024 zes keer 260*0,3 bedragen. Dit komt neer op € 390. Voor het aanslagjaar 2025 bedraagt het belastingkrediet twaalf keer 260*0,3, wat neerkomt op € 780.
Voorbeeld 2 – Lagere oplage
Een heemkundige kring verzendt in 2023 280 jaarboeken (verdeelkost: € 6,8/publicatie) en in 2025 250 publicaties (verdeelkost: € 7,3/publicatie). De bijkomende verdeelkost per publicatie bedraagt € 0,50. Het belastingkrediet zal 250*0,50 bedragen, wat neerkomt op € 125.
Voorbeeld 3 – Hogere oplage
Een reuzenvereniging verspreidt in 2023 een papieren nieuwsbrief op 860 exemplaren en betaalt per publicatie € 0,30 verzendkosten. In 2026 gaat het om een verzending van 900 exemplaren en betaalt de vereniging per publicatie € 0,60. Er is dus een bijkomende verdeelkost van € 0,30 per verstuurde nieuwsbrief. Het belastingkrediet zal 900*0,30 bedragen, wat neerkomt op € 270.
HOE MOET HET NU VERDER?
Bij code 1952 in de rechtspersonenbelasting vul je de totale meerkost van de verzending in. Je moet bewijsstukken kunnen voorleggen van de distributiekost in 2023 en die van het jaar waarop de belastingaangifte slaat. Het gaat dan bijvoorbeeld om facturen van Bpost of van een andere verdeler.
Het ziet er naar uit dat deze steunmaatregel vanaf 2027 ophoudt te bestaan.
Bereid je voor op een zorgeloze aangifte van de patrimoniumtaks
Is jouw erfgoedvereniging een vzw? Dan moet je jaarlijks rekening houden met de patrimoniumtaks. Maar hoe zit dat precies in elkaar? Wat wordt er belast? En hoe wordt de taks berekend? In deze praktijktip ontdek je stap voor stap hoe je de belastingaangifte van jouw vereniging regelt. Zo haal je probleemloos de deadline van 31 maart!
WAT IS DE PATRIMONIUMTAKS?
De patrimoniumtaks is een jaarlijkse belasting voor vzw’s en stichtingen. Deze belasting werd ingevoerd omdat rechtspersonen zoals vzw’s geen successierechten betalen.
Waarop wordt de patrimoniumtaks berekend?
De belasting wordt berekend op de bezittingen van je vereniging en verschilt zo van de rechtspersonenbelasting, die wordt geheven op de opbrengsten of inkomsten.
De patrimoniumtaks geldt voor alle bezittingen van je vzw, zowel in België als in het buitenland:
Onroerende goederen zoals gebouwen en gronden
Roerende goederen zoals laptops of archiefmateriaal
Immateriële goederen zoals auteursrechten
Geldbeleggingen zoals effecten of obligaties
Wat telt niet mee?
Kasgelden en het geld dat op de zicht- of spaarrekeningen van je vereniging staat en dat je gebruikt als werkingsmiddelen tijdens het jaar.
Bij grote sommen op de spaarrekening kan de belastingdienst besluiten dat dit geen werkingsmiddelen zijn, maar bezittingen – en er toch patrimoniumtaks op heffen. Het is daarom belangrijk om zelf een correcte inschatting te maken van je middelen.
Gedeeltelijke vrijstelling
Oefent je vzw activiteiten uit die vrijgesteld zijn van btw (onder artikel 44, §2, 9° Btw-wetboek), zoals het organiseren van tentoonstellingen of conferenties? En komt minstens 50% van je inkomsten uit die btw-vrijgestelde activiteiten? Dan moet je de patrimoniumtaks niet op je volledige vermogen betalen. De taks wordt dan maar berekend op 37,7% van je vermogen. Voor de rest (62,3%) betaal je geen patrimoniumtaks.
Let op: dit hangt sterk af van je specifieke situatie. Ga daarom altijd samen met een fiscalist na of je aan de voorwaarden voldoet, zeker omdat verschillende activiteiten onder verschillende btw-regels kunnen vallen.
Op de website van Cultuurloket vind je meer uitleg over deze vrijstellingen. Je kan daar ook gratis een eerstelijnsgesprek met een fiscalist inplannen via het contactformulier. Kies voor ‘Belastingaangifte invullen’ en plan een telefonisch moment dat voor jou past.
Je aangifte in orde brengen in vier eenvoudige stappen
Volg dit stappenplan en verzeker dat je de patrimoniumtaks correct en op tijd indient, zonder stress.
1. INVENTARISEER EN WAARDEER DE BEZITTINGEN VAN JE VZW
De lijst van bezittingen of activa (bij de patrimoniumtaks ook wel de massa der goederen genoemd) maak je elk jaar op.
Bij een vereenvoudigde boekhouding hoort de lijst bij de staat van het vermogen, opgenomen in bijlage C van de jaarrekening.
Bij een dubbele boekhouding vind je de activa terug op de balans van de jaarrekening.
De patrimoniumtaks kijkt naar de waarde van je bezittingen op een vast peilmoment: 1 januari van het aanslagjaar. Je moet dus in het begin van het jaar de verkoopwaarde van je bezittingen inschatten.
Let op: de verkoopwaarde is niet hetzelfde als de boekhoudkundige waarde; je kan de boekhoudcijfers dus niet kopiëren. Het is belangrijk dat je per goed zelf inschat welke prijs het op die datum realistisch gezien zou opbrengen bij verkoop, onder de beste omstandigheden en aan de hoogste bieder.
In twee gevallen mag je als vzw bepaalde lasten of kosten aftrekken van je bezittingen:
Als je vzw een hypothecaire lening heeft.
Als je vzw algemene legataris is van een erfenis.
Niet zeker of jouw vzw bepaalde lasten of kosten kan aftrekken? De voorwaarden vind je terug in de kennisbank van Cultuurloket.
Voorbeelden
Er is geen vaste formule om de waarde van je bezittingen te berekenen. Het is wel belangrijk om een logische en geloofwaardige redenering op te bouwen.
Een genealogische vereniging heeft een archief met duizenden bidprentjes, kiezerslijsten, rouwbrieven en tweedehandsboeken. Maar omdat het geen zeldzame of rijk versierde antieke boeken zijn, is de marktwaarde eerder laag. Ook al is het archief maatschappelijk en historisch waardevol – de verkoopwaarde blijft beperkt. Je moet in zo’n gevallen je waarde niet te hoog inschatten.
Een schuttersgilde bezit antiek zilverwerk. De marktwaarde van zilver is in deze situatie meestal een goed uitgangspunt. De historische of emotionele waarde voor de vereniging is moeilijker in geld uit te drukken. Voor een redelijke schatting kan je kijken naar het verzekerde bedrag, de zilverwaarde of de prijs van vergelijkbare stukken op de markt. Zilveren stukken die populair zijn bij verzamelaars krijgen een hogere waarde. Zorg dat je je redenering duidelijk noteert om achteraf vragen te vermijden.
Een heemkundige kring bezit een eigen museumgebouw. Er is geen hypotheek op het gebouw, dus er kunnen geen schulden worden afgetrokken. De waarde hangt dan af van de vraag op de vastgoedmarkt in die regio, op dat moment. Let op: bij gebouwen gaat het niet automatisch om de verzekerde waarde, want die is vaak gebaseerd op vervangingswaarde en niet op verkoopwaarde.
2. BEREKEN DE TAKS
Bij de patrimoniumtaks geldt er altijd een vrijstelling van 50.000 euro. Dat betekent dat je op de eerste 50.000 euro van je bezittingen geen belasting betaalt. Heb je bijvoorbeeld 60.000 euro aan bezittingen? Dan betaal je alleen taks op de 10.000 euro boven de vrijstelling.
Hoe werkt het tarief?
Per schijf is er een hoger percentage van toepassing. Dit zijn de tarieven:
Voorbeelden
1. Een heemkundige kring heeft een eigen museumgebouw. Door de totaalwaarde van het gebouw, de grond, het meubilair, de uitrusting en de collectie, komen ze op een totaal bezit van 505 000 euro. De berekening van de patrimoniumtaks zal dan als volgt zijn:
Voor de eerste 50 000 euro betaal je geen taks.
Voor het bedrag tussen 50 000 euro en 250 000 euro betaal je 0,15%. Dat is 300 euro. (0,15% van 200 000 euro).
Voor het bedrag tussen 250 000 en 500 000 euro, betaal je 0,3%. Dat is 750 euro (0,3% van 250 000 euro).
Voor het bedrag boven de 500 000 euro, betaal je 0,45%. Dat is 22,5 euro (0,45% van 5 000 euro).
In totaal zal de heemkundige kring 1 072,50 euro patrimoniumtaks betalen.
2. Een vereniging van metaaldetectoristen heeft een aantal metaaldetectoren, schopjes en ander materiaal in bezit. De totale waarde aan bezittingen bedraagt 20 000 euro. Omdat dit bedrag onder de voetvrijstelling blijft, is de vereniging geen patrimoniumtaks verschuldigd en hoeft zij ook geen aangifte in te dienen.
3. VUL JE AANGIFTEFORMULIER IN
Is de totale waarde van de bezittingen van je vzw boven 50.000 euro? Dan moet je een aangifte invullen. Hiervoor gebruik je het formulier 187. Je kan dat formulier digitaal indienen via MyMinfin of met de post opsturen naar je regionaal kantoor Rechtszekerheid.
Vul de gegevens van je vereniging in
Op het formulier vul je eerst de algemene gegevens van je vereniging in: de naam, rechtsvorm, het adres, het ondernemingsnummer en de ondernemingsrechtbank waaronder je vereniging valt (met de zetel daarvan).
Geef een overzicht van wat je vereniging bezit
Heb je al je gegevens ingevuld? Dan begin je aan een duidelijke oplijsting van al je bezittingen.
Bij onroerende goederen noteer je de kadastrale gegevens, de geschatte verkoopwaarde en de gegevens van de verzekering (zoals polisnummer en verzekerd bedrag). Dit doe je voor alle gebouwen en gronden die je vereniging bezit. Dat verzekerde bedrag is niet altijd hetzelfde als de verkoopwaarde: bij de verzekering gaat het meestal om de vervangwaarde. Zijn er onroerende goederen waarop een zakelijk recht, zoals erfpacht of vruchtgebruik op rust? Bij erfpacht is de verkoopwaarde deze van het erfpachtrecht. Bij vruchtgebruik is dat 4% van de volle eigendom per jaar.
Daarna noteer je de roerende goederen, immateriële goederen en de geldbeleggingen. Ook hier schat je wat ze ongeveer waard zijn. Bij roerende goederen is de verkoopwaarde meestal gelijk aan de verzekeringswaarde. Bij auteursrechten komt de verkoopwaarde overeen met wat je ermee kan verdienen.
Vergeet zeker niet een overzicht van de rekening en de kasgelden die je het voorbije jaar niet gebruikt hebt aan de opsomming toe te voegen.
Tel de waarde van al je bezittingen op en pas de toepasselijke tarieven toe. Vervolgens dien je de aangifte digitaal of per post in.
4. BETAAL DE PATRIMONIUMTAKS
Na het indienen van de aangifte, krijg je een bankrekeningnummer toegestuurd waarop je de patrimoniumtaks voor 31 maartbetaalt.
De belastingdienst kan je boekhouding opvragen om te controleren of de aangifte correct is ingevuld. En nu de indiening van de jaarrekening digitaal gebeurt, wordt die controle voor de overheid gemakkelijker. Zorg er dus voor dat je waarderingen correct en eerlijk zijn. Creatieve manieren om de taks te ontwijken, bijvoorbeeld door grote bedragen te spreiden over meerdere vzw’s, zijn niet toegestaan.
Dien je de taks niet, verkeerd of te laat in?
Dan kan dat nadelige gevolgen hebben voor je vereniging.
Bij vertraging: €2,50 per maand.
Bij laattijdige betaling: 7% intrest.
Als je te weinig of helemaal niets aangeeft, riskeer je een boete die even hoog is als het bedrag van de verschuldigde patrimoniumtaks. De taks zelf moet je dan nog altijd betalen. De belastingdienst kan daarbij tot 10 jaar teruggaan.
Ga je niet akkoord met de berekening van de taks, dan kan je een klacht indienen. Dit kan digitaal via MyMinfin of door een brief te sturen naar het regionaal kantoor Rechtszekerheid.
Let op: je moet de taks wel nog altijd betalen binnen de termijn, ook als je niet akkoord gaat met de berekening.
MEER WETEN?
Op de website van de Federale Overheidsdienst Financiën vind je antwoorden op een aantal veel gestelde vragen.
Bladwijzer 23: wegwijs met Heemkunde Vlaanderen september 2018 • 23
GDPR (General Data Protection Regulation) of AVG (Algemene Verordening voor Gegevensbescherming): hoe dienen heemkringen, lokale musea en documentatiecentra hier mee om te gaan? De laatste maanden doken diverse bedrijven en consultants op die bedrijven en organisaties aanbieden om hen hierin te ondersteunen tegen betaling. Voor grote bedrijven en organisaties is dit zeker een must, voor lokale organisaties en vzw’s kan het al volstaan om betrouwbare informatie in te winnen bij officiële instanties zoals de gegevensbeschermingsautoriteit (voormalige Privacycommissie) en door de overheid gefinancierde organisaties als SCWITCH of Heemkunde Vlaanderen. In deze bijdrage geven we toelichting bij de basisprincipes van de AVG en geven we enkele modeldocumenten weer om met je heemkundige kring of documentatiecentrum in regel te komen met de AVG. Na een toelichting van de basisbegrippen ‘persoonsgegevens’ en ‘verwerken’ wordt het juridische kader toegelicht met de voornaamste principes van de AVG en worden modellen voor register, privacyverklaring en contracten meegegeven om zelf mee aan de slag te gaan.
Het belang van een sterk draagvlak - Lokale erfgoedraden in Vlaanderen
Bladwijzer 17: wegwijs met Heemkunde Vlaanderen augustus 2016 • 17
Als adviesraad werk je nooit voor jezelf. Het voornaamste doel van een erfgoedraad is om het beleid te ondersteunen en te adviseren. Maar erfgoedraden nemen ook andere taken op zich: overleg tussen aangesloten leden, de organisatie van een Erfgoeddag of een Open Monumentendag, infomomenten tot zelfs vorming. Ook in deze activiteiten werkt een erfgoedraad niet voor zichzelf, maar ten dienste van de bevolking of de verenigingen. Juist omdat je als adviesraad werkt voor het beleid, de verenigingen en de bevolking, is het belangrijk dat deze groepen op de hoogte zijn van je werking, het belang ervan erkennen en je ook ondersteunen.
Het beschermde statuut van erfgoedvrijwilligers: wat jij moet weten
Vrijwilligers zijn het kloppend hart van erfgoedverenigingen. Zonder hun inzet zouden vele collecties, verhalen en tradities verloren gaan. Als bestuurder wil je hen dan ook de nodige zekerheid bieden. De Vrijwilligerswet helpt daarbij: ze legt duidelijke krijtlijnen vast die je vrijwilligers en je organisatie beschermen. Ontdek hier wat je mag en moet doen.
WAT IS VRIJWILLIGERSWERK?
Vrijwilligerswerk is wettelijk omschreven en betekent dat het:
ten dienste is van de samenleving
gebeurt in een organisatie zonder winstoogmerk (vzw, feitelijke vereniging, openbaar bestuur, …),
volledig vrijwillig is (dus geen stage, alternatieve straf of gemeenschapsdienst),
losstaat van een arbeidscontract (dus niet gebeurt in de organisatie waar je ook tewerkgesteld bent, tenzij het iets heel anders is dan wat bij je job hoort),
onbezoldigd is (maar er mag wél een kostenvergoeding zijn),
nooit betaalde arbeid mag vervangen.
Een vrijwilliger kan bovendien op elk moment stoppen, zonder opzegtermijn.
WIE MAG VRIJWILLIGEN?
Iedereen vanaf 16 jaar kan vrijwilligerswerk doen (soms al vanaf 15 jaar, als de eerste graad van het secundair is afgerond). Nationaliteit speelt geen rol, maar een geldige verblijfsvergunning is verplicht.
Afhankelijk van je sociaal statuut gelden soms bijkomende regels:
Werkloosheid of brugpensioen (SWT): vrijwilligerswerk vooraf melden met formulier C45B bij de RVA. Blijft reactie uit binnen 14 dagen, dan mag je starten.
Ziekte of invaliditeit: schriftelijk toestemming vragen aan de adviserend arts van je mutualiteit.
Leefloon: toestemming vragen aan het OCMW.
Gepensioneerden, mensen met tijdskrediet, loopbaanonderbreking of een handicap: geen bijkomende voorwaarden.
Ben je werknemer of zelfstandige? Dan mag je in de organisatie waarin je betaald werk verricht, enkel vrijwilligerswerk doen als dat wezenlijk verschilt van je betaalde opdrachten.
Ambtenaren die in een andere organisatie willen vrijwilligen vragen bij twijfel over mogelijke belangenconflicten best toestemming aan hun leidinggevende.
JOUW PLICHTEN ALS ERFGOEDVERENIGING
Werk je met vrijwilligers, dan zijn er twee grote verplichtingen volgens de Vrijwilligerswet.
Informatieplicht
Voor ze van start gaan, geef je je vrijwilligers duidelijke basisinformatie mee, zoals:
Doelstelling en rechtsvorm van je vereniging. Bij een feitelijke vereniging moet je ook de identiteit van de verantwoordelijke van je vereniging meedelen.
De verzekeringen die je afsloot (of hoe je aansprakelijkheid regelt).
Of er kostenvergoedingen zijn en hoe die werken.
De discretieplicht van de vrijwilliger. Vrijwilligers moeten vertrouwelijk omgaan met informatie die ze tijdens hun werk voor jouw vereniging te horen of te zien krijgen.
Dit hoeft niet op papier, maar je moet wel kunnen aantonen dat je het gedaan hebt. Handig is een informatie- of afsprakennota die je deelt via je website, tijdschrift of mail. Hier vind je een voorbeeldnota.
Verzekeringsplicht
Vrijwilligers kunnen tijdens hun werk schade bij anderen veroorzaken. Daardoor ontstaat burgerlijke aansprakelijkheid.
Vzw’s: altijd verplicht een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor de vrijwilligers af te sluiten.
Feitelijke verenigingen: verplicht in drie gevallen:
als je betaald personeel in dienst hebt,
als je verbonden bent aan een feitelijke vereniging die personeel heeft,
als je een afdeling bent van een vzw.
Vrijwilligers in verenigingen met verzekeringsplicht kunnen niet rechtstreeks voor de schade aangesproken worden, tenzij er sprake is van bedrog, zware fout of herhaalde lichte fout. Wie schade lijdt, richt zich tot de vereniging zelf.
Meer info over het verzekeren van vrijwilligers lees je in deze praktijktip.
WIL JIJ JE VRIJWILLIGERS VERGOEDEN?
Je vrijwilligers vergoeden moet dan weer niet. Doe je dat wel, dan komen daar regels en administratie bij kijken. Ontdek het hier.
Hoe kan een erfgoedvereniging voldoen aan de wet betreffende de rechten van de vrijwilligers?
De ‘wet betreffende de rechten van de vrijwilligers’ van 2005 voorziet in een statuut, en dus een wettelijke bescherming, voor vrijwilligers. Elke organisatie die met vrijwilligers werkt, is verplicht deze wet toe te passen.
Concreet bestaat deze wet uit twee grote verplichtingen voor verenigingen: de informatieplicht en de burgerlijke aansprakelijkheid. Dit laatste onderdeel geldt niet voor feitelijke verenigingen die geen personeel tewerkstellen, die niet verbonden zijn aan een feitelijke vereniging die personeel tewerkstelt of die niet beschouwd kunnen worden als een afdeling van een vzw. Maar toch is het ook voor hen aan te raden om hun vrijwilligers goed te verzekeren.
De informatieplicht
Elke erfgoedvereniging (zowel vzw’s als feitelijke verenigingen) moeten hun vrijwilligers op voorhand informeren over:
De doelstelling en het statuut van de organisatie (én in het geval van een feitelijke vereniging moet de identiteit van de verantwoordelijke van de vereniging worden meegedeeld).
Het feit of de vereniging burgerlijk aansprakelijk is (zie verder) en welke verzekering hiervoor werd afgesloten.
Eventuele bijkomende verzekeringen die zijn afgesloten.
Het al dan niet betalen van vergoedingen en de aard van deze vergoedingen (forfaitaire of werkelijke kosten). Meer informatie over het vergoeden van vrijwilligerswerk vind je hier.
Het feit dat de vrijwilliger gebonden is door discretieplicht. Dit geldt voor vertrouwelijke informatie die valt onder artikel 458 van het strafwetboek (het zogenaamde medisch beroepsgeheim).
Hoe je deze informatie aan je vrijwilligers meedeelt, is vrij te kiezen. Indien hierover een betwisting ontstaat, moet de erfgoedvereniging evenwel kunnen aantonen dat ze het nodige gedaan heeft. Een goede optie is om een informatienota of afsprakennota (kies voor: modeldocument: afsprakennota volgens de vrijwilligerswet) op te stellen, deze publiek kenbaar te maken via jullie website of tijdschrift en door te mailen naar alle vrijwilligers. Laat je de vrijwilliger deze nota ondertekenen, dan heb je als vereniging zekervoldaan aan je informatieplicht en kan je het als een afsprakennota beschouwen.
Alle erfgoedverenigingen (met uitzondering van feitelijke verenigingen die niet verbonden zijn aan een vzw zoals bv. de provinciale koepel) zijn burgerlijk aansprakelijk voor de schade die hun vrijwilligers tijdens het uitoefenen van hun activiteiten voor de organisatie aan derden berokkenen. Deze verplichting geldt echter niet wanneer de vrijwilliger opzettelijk bedrog of fraude pleegde of meermaals dezelfde (lichte) fout beging.
Organisaties moeten zich tegen deze risico’s dus indekken via een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Dat kan via een privéverzekeringsmaatschappij, maar weet dat er ook alternatieven zijn. Sommige (provinciale) koepels ontwikkelen bijvoorbeeld initiatieven om hun leden de verplichte verzekering aan te bieden.
Vrijwilligers bij feitelijke verenigingen zonder personeel of die niet beschouwd kunnen worden als een afdeling van een vzw of een feitelijke vereniging met personeel moeten ingeval van schade beroep doen op hun persoonlijke verzekering.
Daarnaast kan je uiteraard ook nog bijkomende verzekeringen afsluiten zoals een ongevallenverzekering of een verzekering rechtsbijstand. Dit is aan te raden, maar geen verplichting. Zie Welke verzekeringen moet een erfgoedvereniging best hebben?
Via de het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk kan men zich sinds 1 januari 2018 inschrijven op de gratis collectieve verzekering van Vlaanderen. De gratis vrijwilligersverzekering is wel te beperkt voor erfgoedverenigingen met veel activiteiten. De organisatie kan per kalenderjaar gratis maximum 1000 vrijwilligersuren verzekeren. Langs de andere kant is het wel voordelig dat de gratis verzekering niet enkel de verplichte buitencontractuele BA omvat, maar ook rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen. Via deze link kan je meer informatie vinden over de gratis vrijwilligersverzekering.
Mag iedereen vrijwilligerswerk doen?
Voor vrijwilligerswerk moet je minstens 15 jaar oud zijn, mits je je tweede jaar secundair onderwijs achter de rug hebt. Vanaf 16 jaar vervalt die scholingsvoorwaarde.
Ben je werkloos of bruggepensioneerd? Dan kan je vrijwilligerswerk verrichten zonder je uitkering te verliezen. Je moet hiervan echter vooraf schriftelijk aangifte doen bij de RVA. Zonder reactie van de RVA kan je na 12 dagen beginnen als vrijwilliger. Wanneer je arbeidsongeschikt bent, heb je de schriftelijke toestemming nodig van een geneesheer. Ontvang je een leefloon? Meld dan je vrijwilligerswerk bij het OCMW. Andere uitkeringsgerechtigden moeten hun vrijwilligerswerk niet melden.
Zie hier voor meer info i.v.m. wie mag vrijwilligen.
Meer informatie
Meer informatie over de vrijwilligerswetgeving vind je op de website van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk:
Je vrijwilligers verzekeren: een praktische gids voor jouw erfgoedvereniging
Werkt jouw erfgoedvereniging met vrijwilligers? Dan is het belangrijk om de juiste verzekeringen af te sluiten. Want wie is er aansprakelijk als er iets misloopt tijdens een activiteit? En hoe zorg je ervoor dat je vrijwilligers goed beschermd zijn? In deze praktijktip lees je waar je op moet letten, wat er wettelijk verplicht is en hoe je met de juiste verzekeringen verrassingen vermijdt — voor jezelf én je vrijwilligers.
BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID IN JOUW VERENIGING
Soms loopt er wel eens iets mis tijdens vrijwilligerswerk. Zo kan een van je vrijwilligers door een fout, onvoorzichtigheid of nalatigheid schade bij iemand anders veroorzaken. Dat kan materiële schade, een lichamelijk letsel of eventueel immateriële (morele) schade zijn. Er ontstaat dan burgerlijke aansprakelijkheid (BA).
De Vrijwilligerswet zorgt ervoor dat vrijwilligers in verenigingen met verzekeringsplicht niet persoonlijk burgerlijk aansprakelijk gesteld kunnen worden voor de schade die ze tijdens hun vrijwilligerswerk veroorzaken. Wie schade lijdt moet zich dan richten tot de vereniging zelf. Dit wordt de immuniteit van de vrijwilliger genoemd. Let op: deze immuniteit geldt niet bij bedrog, een zware fout of herhaaldelijk dezelfde lichte fout.
Wanneer is een BA-verzekering verplicht?
Ben je een vzw? Dan ben je verplicht om een BA-verzekering voor je vrijwilligers af te sluiten.
Ben je een feitelijke vereniging? Dan geldt de verzekeringsplicht enkel als:
Je betaald personeel in dienst hebt.
Je verbonden bent aan een feitelijke vereniging die werkt met betaald personeel.
Jouw vereniging een afdeling is van een vzw.
In de laatste twee gevallen ligt de verzekeringsplicht bij de organisatie waar jouw vereniging aan verbonden is. Check dus zeker of je vereniging via de koepelorganisatie verzekerd is.
Wat met feitelijke verenigingen zonder verzekeringsplicht?
Verzekeringsplicht of niet: het is altijd een goed idee om je vrijwilligers te beschermen en toch een verzekering af te sluiten. Zo hoeven ze bij schade of ongeluk niet terug te vallen op hun persoonlijke verzekering.
Dit maakt de vrijwilliger niet immuun zoals dat wel het geval is in de verenigingen met verzekeringsplicht, maar het zorgt toch voor een betere bescherming.
Zorg dat je werking altijd veilig en ordelijk verloopt, zodat de kans op problemen zo klein mogelijk blijft – zeker als je niet verzekerd bent.
VERZEKERING LICHAMELIJKE ONGEVALLEN: EEN EXTRA BESCHERMING VOOR JE VRIJWILLIGERS
Een ongeluk zit soms in een klein hoekje. Daarom is het handig om naast de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid ook een verzekering lichamelijke ongevallen (LO) af te sluiten. Deze verzekering beschermt je vrijwilligers als ze een lichamelijk letsel oplopen – zonder dat er iemand verantwoordelijk is.
Stel: een vrijwilliger struikelt per ongeluk over een drempel, krijgt plots een stapel archiefdozen op zich of valt tijdens een activiteit en loopt hierdoor een lichamelijk letsel op. Omdat er in dit geval niemand verantwoordelijk is, kan je die schade niet vergoeden via je verzekering BA. Wél via een verzekering LO.
Deze verzekering vergoedt:
Extra kosten die het ziekenfonds niet terugbetaalt.
Eventueel een deel van het inkomensverlies wanneer het lichamelijk letsel je werk-onbekwaam heeft gemaakt.
Hoeveel je voor deze verzekering betaalt, hangt af van wat je precies wil laten dekken.
Tip: Komt er bij jouw vereniging vaak fysiek werk kijken? Dan kan deze verzekering een verschil maken.
RECHTSBIJSTANDSVERZEKERING: JE PRAKTISCHE STEUN BIJ JURIDISCHE KWESTIES
Je kan er ook voor kiezen een rechtsbijstandsverzekering af te sluiten, maar deze is niet verplicht. Toch is het een slimme investering.
Met een rechtsbijstandsverzekering kan je snel juridische hulp inschakelen, de rechten van je vereniging verdedigen en conflicten vlotter oplossen – zonder zelf grote kosten te maken.
GRATIS VRIJWILLIGERSVERZEKERING: EEN HOUVAST VOOR KLEINE VERENIGINGEN
Organiseer je als kleine vzw of feitelijke vereniging maar een paar keer per jaar activiteiten? En is het voor jouw vereniging niet vanzelfsprekend om een verzekering af te sluiten? Dan kan je bij het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk (VSVW) een gratis vrijwilligersverzekering aanvragen. Daarmee kan je over een periode van 12 maanden tot maximum 1000 vrijwilligersuren verzekeren.
Wat valt er onder deze verzekering?
– Burgerlijke aansprakelijkheid (BA):
Dekt zowel algemene schade (gewone BA) als schade tijdens de activiteiten van de vereniging (BA uitbating), behalve bij een zware fout, herhaalde lichte fout en bedrog.
Verzekert zowel de vereniging als de vrijwilligers als ze aansprakelijk worden gesteld voor schade bij het vrijwilligerswerk.
Omvat niet alleen je vaste vrijwilligers, maar ook vrijwilligers die af en toe een handje toesteken. Denk aan familieleden van de vaste vrijwilligers die komen meehelpen bij een activiteit.
Beschermt ook vrijwilligers als ze elkaar schade toebrengen.
Verzekert voorwerpen die je als vereniging krijgt toevertrouwd.
Dekt eventuele schade na levering (bijvoorbeeld: je vereniging verkoopt pannenkoeken om geld in te zamelen, en achteraf worden enkele mensen ziek door een voedselvergiftiging).
Verzekert ouders als zij aansprakelijk worden gesteld voor de schade die hun minderjarige kinderen tijdens hun vrijwilligerswerk veroorzaken.
– Lichamelijke ongevallen van de vrijwilliger
– De rechtsbijstand
Deze vrijwilligersverzekering biedt jouw vereniging dus een uitgebreide bescherming, zowel tijdens het vrijwilligerswerk als op de heen- en terugweg. Ze dekt meer dan wat wettelijk verplicht is.
Wat valt er niet onder deze verzekering?
Verzekering van de bestuurdersaansprakelijkheid
Verzekeringen voor deelnemers aan activiteiten
Autoverzekeringen
ZELF OP ZOEK GAAN NAAR EEN GOEDE VRIJWILLIGERSVERZEKERING?
Heeft je vereniging niet genoeg aan 1000 vrijwilligersuren? Dan moet je op de private markt op zoek gaan.
Ben je niet zeker wat je moet vragen aan je privéverzekeraar? Dan kan de gratis verzekering je op weg helpen. Die helpt je inschatten wat je vereniging nodig heeft, welke dekkingen er bestaan en vormt een goed uitgangspunt voor je offerteaanvraag. Hier vind je handige tips om een verzekering te vinden die aansluit bij je werking. Klik op ‘een goede verzekering’.
VERZEKERING AUTO VRIJWILLIGER
Als een vrijwilliger tijdens de activiteiten of op weg van en naar de activiteiten van de organisatie met zijn eigen wagen rijdt en door een fout schade aan derden veroorzaakt, moet de vrijwilliger een tussenkomst vragen van de (eigen) verzekeraar BA-motorrijtuigen.
Regelgeving metaaldetectie en magneetvisserij in Vlaanderen
Voor alle actieve en toekomstige metaaldetectoristen en magneetvissers werd op deze pagina de regelgeving rond metaaldetectie en magneetvisserij gebundeld! Klik op de links om meer te weten te komen.
Hou alvast in het achterhoofd dat je een erkenning van de Vlaamse overheid moet hebben om aan metaaldetectie of magneetvisserij te mogen doen en zorg dat je steeds toestemming van de eigenaar hebt om op diens grondgebied te gaan zoeken!
Als metaaldetectorist of magneetvisser ben je verplicht je aan de regelgeving rond metaaldetectie en magneetvisserij te houden. Voor je het veld op gaat of het water in duikt, dien je een (gratis) erkenning aan te vragen – ook als je geen Belgische nationaliteit hebt. Die geeft je de toestemming om als metaaldetectorist en magneetvisser aan het werk te gaan in Vlaanderen. Bovendien moet je de regels uit de Code van Goede Praktijk volgen. Deze kan je op de website van het Agentschap Onroerend Erfgoed vinden. Daarnaast biedt het Agentschap ook een folder aan waarin de regelgeving op een toegankelijke manier wordt geduid. Neem verder ook een kijkje bij onze veelgestelde vragen (FAQ’s).
Je mag als detectorist of magneetvisser ook niet overal rondspeuren. Naast de verplichte toestemming om met je detector of vismagneet te mogen zoeken, zijn er enkele plaatsen die volledig verboden zijn. Het Agentschap Onroerend Erfgoed geeft hier mee welke plaatsen dat zijn.
Heb je een metalen voorwerp in de grond of in het water gevonden? Meld dit dan zeker via het officiële meldingsformulier! Foto’s posten op sociale media of andere kanalen is dus niet voldoende. Dit administratieve gedeelte van je zoektocht zorgt er namelijk voor dat bij aanvang van een archeologisch onderzoek alle meldingen uit een gebied kunnen geraadpleegd worden. Kortom, de kennis over ons verleden vergroot. Sommige metaaldetectievondsten hebben er al toe geleid dat een onderzoek werd opgestart om een site archeologisch te beschermen. Schat dus de archeologische waarde van je vondst niet te laag in! Is het niet helemaal duidelijk hoe je de meldingsapplicatie moet gebruiken? Bekijk dan deze video.
Met de verplichte melding wordt er dus enkel kenniswinst beoogd. Het afstaan van je vondsten is niet nodig, tenzij de gemeente of eigenaar deze in bewaring wil nemen. Maak dus op voorhand duidelijke afspraken hierover.
Heb je geen geschikte plaats bij je thuis om de artefacten te bewaren? Dan kan je ervoor kiezen om ze in bewaring te geven bij een onroerenderfgoeddepot.
Naast de regelgeving op Vlaams niveau, kunnen lokale besturen ervoor kiezen om extra maatregelen voor metaaldetectoristen te nemen. Neem dus zeker ook een kijkje op de website van de gemeente waar je gaat zoeken. Je kan dit eenvoudig terugvinden door ‘metaaldetectie in (gemeente)’ in Google in te geven.
Stappenplan voor een succesvolle vrijwilligerswerking in je erfgoedorganisatie
Vrijwilligers zijn levensbelangrijk voor de erfgoedsector. Vrijwilligersvereni- gingen, kleinere musea en archiefinstellingen draaien grotendeels of soms helemaal op de inzet van vrijwilligers. Maar ook bij vele erfgoedcellen en grotere erfgoedinstellingen zijn vrijwilligers onmisbaar. Hedendaagse vrijwilligers kiezen voor vrijwilligerswerk dat best past bij de eigen wensen, interesses en leefwereld. Vele erfgoedorganisaties investeren daarom heel wat tijd en moeite in het zoeken naar en ondersteunen van vrijwilligers. Vaak doen zij dit intuïtief, vanuit een gezonde dosis mensenkennis en boerenverstand. Toch is het nuttig om wat langer stil te staan bij het vrijwilligerswerk binnen je organisatie.
Deze brochure wil je helpen bij de uitbouw van een geslaagd vrijwilligers- beleid. Zo'n vrijwilligersbeleid betekent dat jouw erfgoedorganisatie goed beseft vanuit welke overtuiging zij met vrijwilligers werkt, wat ze te bieden heeft aan vrijwilligers en welke richting ze wil uitgaan. Een kwaliteitsvol en zinvol vrijwilligersbeleid betekent eveneens dat je aandacht hebt voor de vijf ‘V’s’. Dit zijn de vijf fases die elke vrijwilliger normaliter doorloopt binnen een organisatie: vind, verwelkom, versterk, verbeter en vertrek.
Studiedag vrijwilligerswerking in lokale erfgoedorganisaties
Bladwijzer 12: wegwijs met Heemkunde Vlaanderendecember 2014•12
Op 24 mei 2014 vond in Lamot (Mechelen) een studiedag plaats georganiseerd door Heemkunde Vlaanderen en Herita. Vijftig deelnemers volgden de dag, die in het teken stond van het thema vrijwilligerswerking. Hoe voer je anno 2014 een goed vrijwilligersbeleid voor je lokale erfgoedorganisatie? Hoe rekruteer en onthaal je nieuwe (jonge) vrijwilligers? Hoe zorg je ervoor dat die nieuwe (jonge) vrijwilligers blijven komen en gemotiveerd blijven? Hoe hou je rekening met de ‘nieuwe vrijwilliger’? Op al deze vragen en nog veel meer kregen de deelnemers een antwoord.
Ook op zoek naar witte raven? Vrijwilligers rekruteren voor lokale erfgoedverenigingen
Bladwijzer 1: wegwijs met Heemkunde Vlaanderen - mei 2011 • 01
Van november 2010 tot april 2011 konden lokale erfgoedorganisaties in alle provincies de cursusavond ‘Ook op zoek naar witte raven? Vrijwilligers rekruteren voor lokale erfgoedverenigingen’ volgen. Deze avonden, die ingericht werden door Heemkunde Vlaanderen en het Forum voor Erfgoedverenigingen, bestonden uit een interactieve voordracht van Koen Vermeulen van het Steunpunt voor Vrijwilligerswerk en rondetafelgesprekken waar lokale erfgoedverenigingen met een goed rekruterings- en medewerkersbeleid hun expertise deelden en in gesprek gingen met de andere deelnemers om ervaringen uit te wisselen en samen oplossingen te bedenken.
De vragen die centraal stonden tijdens de avondcursussen waren: Hoe kan ik nieuwe vrijwilligers rekruteren voor mijn erfgoedvereniging? Hoe kan mijn bestuur verjongen? Waar moet ik hierbij op letten? Hoe moet ik een goed medewerkersbeleid voeren zodat de nieuwe vrijwilligers ook blijven komen? Voor de erfgoedverenigingen die niet konden deelnemen, maar nog steeds op zoek zijn naar nieuwe witte raven om hun vrijwilligersploeg uit te breiden, bundelen we de resultaten van de rondetafelgesprekken en de essentie van de voordracht in onderliggende tekst. De theorie, aangereikt door Koen Vermeulen, wordt via tips en voorbeelden uit de praktijk aangevuld.
Vrijwilligerswerk is altijd onbezoldigd, maar dat betekent niet dat je als vereniging geen kosten mag vergoeden. Wel moet je de regels van de Vrijwilligerswet volgen. In deze praktijktip lees je waarop je als vereniging moet letten als je vrijwilligers een kostenvergoeding wil geven.
BEDANKEN MAG, MAAR MET MATE
Je bent als vereniging niet verplicht om vrijwilligers hun kosten te vergoeden. Wil je hen toch bedanken voor hun inzet? Dat kan ook met een kleine attentie. Belangrijk: zo’n geschenk mag in totaal maximaal 40 euro per jaar kosten.
KIES JE KOSTENVERGOEDING
Je kan kiezen tussen twee soorten vergoedingen:
Reële kostenvergoeding: je vrijwilliger toont de kosten aan met bewijzen, zoals bonnetjes of treintickets.
Forfaitaire kostenvergoeding: je betaalt een vast bedrag, zonder dat daar bewijzen tegenover staan.
Je kan kiezen om alle taken op dezelfde manier te vergoeden, maar je mag ook per soort taak een andere aanpak hanteren. Die keuze geldt dan wél voor het hele kalenderjaar.
Let op: een vrijwilliger mag maar één systeem hanteren per kalenderjaar, ook als hij of zij actief is in meerdere organisaties. Anders kan de vrijwilliger de vergoeding niet aannemen. De vrijwilliger is zelf verantwoordelijk voor het aanhouden van één systeem.
Een uitzondering: een verplaatsingsvergoeding mag je combineren met een forfait. Als je ze combineert is de verplaatsingsvergoeding op jaarbasis begrensd.
RESPECTEER DE MAXIMUMBEDRAGEN
Werk je met reële kosten? Dan geldt er geen maximumbedrag, zolang je alles met bewijsstukken kan aantonen.
Kies je voor het forfaitair systeem? Dan gelden er wél plafonds. In 2025 bedraagt de maximale vergoeding:
42,31 euro per dag
1.692,51 euro per jaar
In de sportsector is er voor sommige taken een verhoogde forfaitaire kostenvergoeding. Je moet per kalenderjaar bijhouden welke vrijwilligers de forfaitaire vergoeding ontvingen, de data waarvoor ze de vergoeding kregen en de betaalde bedragen.
Ook vervoerskosten kan je vergoeden. De bedragen voor 2025 zijn:
0,4415 euro per km met de auto (tussen 1 juli 2024 en 30 juni 2025)
0,36 euro per km met de fiets
Werk je met een reële kostenvergoeding, dan kan je alle gereden kilometers vergoeden. Combineer je de verplaatsingsvergoeding met een forfaitaire vergoeding? Dan is deze op jaarbasis beperkt tot het bedrag dat overeenkomt met 2.000 km afgelegd met de auto. Het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk (VSVW) legt dit in deze video helder uit.
Kilometers moet je altijd bewijzen. Het VSVW heeft daar een modeldocument voor. Rijdt de vrijwilliger met een bedrijfswagen? Dan kan die geen kilometers inbrengen.
Let op: als je de maxima overschrijdt, wordt het vrijwilligerswerk als ‘betaald werk’ gezien en volgen er belastingen en sociale bijdragen. Is iemand actief in meerdere verenigingen? Dan moet die persoon zelf de bedragen per dag en per jaar in de gaten houden. De som van alle vergoedingen telt. Goed om te weten: je bent als vereniging vrij om lagere bedragen uit te keren dan het maximum.
WAT MET DE ADMINISTRATIE?
Bij de forfaitaire kostenvergoeding hoort wat administratie. Hou in een nominatieve lijst nauwkeurig bij wie welke vergoeding ontvangt. De vergoedingen enkel in je boekhouding bijhouden, is niet voldoende.
Op deze website vind je een handig modeldocument en praktische tips.
VERGEET JE INFORMATIEPLICHT NIET
Je bent als vereniging verplicht om je vrijwilligers op voorhand duidelijk te informeren over:
Het gekozen kostenvergoedingssysteem
De taken waarvoor de vergoeding gegeven wordt
De wettelijke maximumbedragen
De wetgeving over het combineren van systemen
Dat doe je het best met een informatie- of afsprakennota. Zet die op je website, stuur hem per mail en vraag om ondertekening of bevestiging van ontvangst. Zo voldoe je wat betreft de kostenvergoedingen zeker aan je informatieplicht.
MAG JE IN ELK SOCIAAL STATUUT VRIJWILLIGERSWERK DOEN?
Insommige sociale statuten moet jeje vrijwilligerswerk vooraf melden of zelfstoestemming vragen. Hou je je aan deze regels, dan heeft een kostenvergoeding géén invloed op je uitkering.
Een overzicht:
Werkloosheidsuitkering: meld je vrijwilligerswerk vooraf met formulier C45B bij de RVA. Komt er binnen de 14 dagen geen reactie, dan kan je het als goedgekeurd beschouwen en kan de vrijwilliger starten.
Brugpensioen (SWT): dezelfde regels als bij werkloosheid.
Ziekte of invaliditeit: vraag schriftelijke toestemming van de adviserend arts van je mutualiteit.
Leefloon: vraag toestemming aan je OCMW.
Er gelden geen extra voorwaarden voor gepensioneerden, mensen met tijdskrediet, loopbaanonderbreking of met een handicap.
HOE ZIT HET MET WERKENDEN?
Ben je werknemer, zelfstandige of ambtenaar? Ook dan gelden er enkele regels:
Je mag in de organisatie waarin je betaald werk verricht, enkel vrijwilligerswerk doen indien dat wezenlijk verschilt van je betaalde opdrachten.
Ambtenaren die in een andere organisatie willen vrijwilligen vragen bij twijfel over mogelijke belangenconflicten best toestemming aan hun leidinggevende.
WAT ALS JE BESTUURDER BENT?
Krijg je presentiegeld als bestuurder? Dan val je buiten de Vrijwilligerswet en zijn je inkomsten belastbaar. Je vereniging maakt dan een fiscale fiche op. Of je sociale bijdragen betaalt, hangt af van de link tussen je bestuurstaak en je gewone inkomen. Is dat het geval? Dan zijn het beroepsinkomsten en betaal je sociale bijdragen. Is dat niet het geval? Dan zijn het occasionele inkomsten en betaal je geen sociale bijdragen.
Ben je een bestuursvrijwilliger? Dan mag je wél kostenvergoedingen ontvangen. Let op: sinds 2019 mag je geen combinatie meer maken van presentiegeld en een vrijwilligersvergoeding, ook niet voor verschillende taken.
MEER WETEN?
Je vindt meer informatie, uitlegvideo’s en modeldocumenten over vrijwilligerswetgeving en kostenvergoedingen op de website van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk.
Heb je een vraag of wil je advies op maat? Contacteer onze collega Els via els.vervaet@histories.be of bel 0492 11 75 36.
