Crowdfunding: hoe zorg je ervoor dat het publiek mee investeert in jouw erfgoedproject?

Crowdfunding: hoe zorg je ervoor dat het publiek mee investeert in jouw erfgoedproject?

Bladwijzer 21: wegwijs met Heemkunde Vlaanderen december 2017 • 21

Crowdfunding of publieksfinanciering is vandaag de dag een van de meest succesvolle manieren om projecten op een alternatieve manier te financieren. Steeds vaker hoor je van erfgoedprojecten die financieel mogelijk werden gemaakt door giften van een breed publiek. Bovendien zijn er veel meer voordelen aan verbonden dan enkel het kostenplaatje: crowdfunding kan er namelijk voor zorgen dat het publiek zich nauwer betrokken gaat voelen bij het erfgoed dat je beheert. Een win-winsituatie dus.

Maar hoe begin je eraan? Welke soort projecten hebben doorgaans kans op slagen? En zijn er ook nadelen verbonden aan een crowdfundingsactie? Om aan al deze vragen een antwoord te bieden werd er binnen de reeks ‘Erfgoed in de Praktijk’ in het voorjaar van 2017 een vorming rond crowdfunding georganiseerd. Hiervoor werd beroep gedaan op de initiatiefnemers van Growfunding (www.growfunding.be), een succesvol platform dat sociale crowdfundingsprojecten in de regio Brussel begeleidt maar ook allerhande vormingen aanbiedt. Dit artikel is een weerslag van deze vorming.

Hou je softwarekosten onder controle met SOCIALware

Hou je softwarekosten onder controle met SOCIALware

Bladwijzer 15: wegwijs met Heemkunde Vlaanderen december 2015 • 15

Aan software valt in deze door technologie gedomineerde samenleving amper te ontsnappen. Jammer genoeg kosten commerciële software-pakketten vaak een bom geld en hebben non-profitorganisaties dikwijls niet het budget om deze aan te schaffen.

Om je ICT-budget onder controle te houden kan je op zoek gaan naar gratis alternatieven zoals open-sourcesoftware, freeware of freemium-software. Over het kiezen van dit type software vind je een inleiding op onze website. 1 Hoewel deze alternatieven vaak een oplossing bieden, heeft commerciële software ook voordelen. De gebruiksvriendelijkheid is doorgaans iets groter, je hebt als consument recht op garantie en je kan met problemen aankloppen bij het bedrijf dat de software produceerde. Bovendien zal je minder last hebben van advertenties en spyware die ongevraagd op je computer opduiken.

Wegens deze voordelen op tegenover de prijs die je voor commerciële software moet betalen? Dat is een vraag waarop geen eenduidig antwoord bestaat en waarvoor je geval per geval de afweging zal moeten maken. Maar als in jouw analyse om een softwarepakket al dan niet aan te kopen de prijs de enige hinderpaal is, dan kan je als vzw terecht bij SOCIALware.

SOCIALware is de Belgische partner in een wereldwijd netwerk (TechSoup Global) die softwarelicenties aanbiedt aan vzw’s voor ongeveer vier procent van de werkelijke productwaarde. Een aanzienlijke besparing dus!

 

Mogen vrijwilligers onkostenvergoedingen ontvangen?

Mogen vrijwilligers onkostenvergoedingen ontvangen?

Vrijwilligerswerk is in principe onbezoldigd. Dit betekent niet dat vrijwilligers geen onkostenvergoedingen kunnen ontvangen. Verenigingen zijn echter niet verplicht om de onkosten te vergoeden.

Volgens de ‘wet betreffende de rechten van vrijwilligers’ die sinds 2007 volledig van kracht is, moeten verenigingen hun vrijwilligers wel vooraf op de hoogte brengen van de afspraken hierover. Aan deze ‘informatieplicht’ kan je best voldoen door het opmaken en publiceren (bv. op de website of in jullie tijdschrift) van een informatie- of afsprakennota die jullie ook mailen naar alle vrijwilligers.

Een vereniging kan ervoor opteren om de reële kosten te vergoeden en/of om een forfaitaire onkostenvergoeding te betalen. Deze keuzes worden in de informatienota verduidelijkt. Je kan er voor opteren om voor een bepaald soort vrijwilligerswerk een forfaitaire regeling te hanteren en voor een andersoortig werk de werkelijke kosten te vergoeden.

Reële kosten moeten uiteraard bewezen worden, wanneer gewerkt wordt met een forfaitair bedrag is dit niet het geval. Het forfaitair bedrag dat uitgekeerd kan worden is wel begrensd. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. Op dit moment betekent dit dat je als vrijwilliger maximaal 41,48 euro per dag of 1659,29 euro per jaar mag ontvangen (bedragen voor 2024). In de zorgsector zijn er andere bedragen om mee rekening te houden.

Sinds 2009 is ook een combinatie mogelijk van de forfaitaire onkostenvergoeding en de terugbetaling van reële vervoersonkosten. Elke vrijwilliger kan in dat geval maximaal 2000 kilometer per jaar laten terugbetalen.

De maximale kilometervergoeding bedraagt van 1 januari tot en met 31 maart 2024 0,4269 euro per kilometer. Het maximumbedrag voor de periode 1 april tot en met 30 juni 2024 is 0,4265 euro per kilometer en van 1 juli tot en met 30 september 2024 is dat 0,4297 euro per kilometer. Je bent niet verplicht om elk kwartaal een ander bedrag te gebruiken. Je mag ook met een jaarbedrag werken.

Een fietsvergoeding uitbetalen is eveneens mogelijk (max. 0,35 euro per kilometer in 2024).

Verenigingen zijn uiteraard niet verplicht de maximale bedragen uit te keren. Belangrijk is echter dat deze niet overschreden worden, anders is niet langer sprake van vrijwilligerswerk en dreig je last te krijgen van de fiscus of de RSZ.

Meer informatie

Meer informatie over de vrijwilligerswetgeving en het betalen van onkostenvergoedingen vind je op de website van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk:

https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/ en https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/kostenvergoedingen/

Welke verzekeringen moet een erfgoedvereniging best wel hebben? 

Welke verzekeringen moet een erfgoedvereniging best wel hebben?

Sinds januari 2007 zijn dankzij de wet betreffende de rechten van de vrijwilligers vele verenigingen verplicht  om een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid te nemen voor de organisatie. Het brengt ons tot de vraag: welke verzekeringen zou een goedwerkende erfgoedvereniging eigenlijk moeten hebben?

Alle vzw’s en vele feitelijke verenigingen zijn sinds januari 2007 door de wet betreffende de rechten van de vrijwilligers verplicht een verzekering buitencontractuele burgerrechtelijke aansprakelijkheid te hebben voor de organisatie. Best neemt men echter tegelijkertijd ook, liefst in dezelfde polis, een verzekering buitencontractuele burgerrechtelijke aansprakelijkheid voor de vrijwilligers. Enkel de feitelijke verenigingen die niet verbonden zijn aan een vereniging met personeelsleden (dit kan een organisatie met rechtpersoonlijkheid zijn of een andere feitelijke vereniging) en ook zelf geen personeelsleden tewerk stellen, moeten zich niet verplicht verzekeren. Deze feitelijke verenigingen moeten de vrijwilligers dan wel informeren dat ze geen verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid hebben en dat de vrijwilligers dus persoonlijk aansprakelijk kunnen gesteld worden. Het is evenwel aan te raden dat elke erfgoedvereniging over deze verzekering zou beschikken.

De wet stelt dat de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de organisatie ten opzichte van haar vrijwilligers geldt bij het verrichten van vrijwilligerswerk. Dat houdt in dat de organisatie burgerlijk aansprakelijk gesteld kan worden voor de fouten van de vrijwilligers waaruit schade ontstaat t.a.v. derden, zowel tijdens de activiteit als op weg van en naar de activiteit. De wet regelt het zo dat de organisatie niet zelf een verzekering voor motorrijtuigen van vrijwilligers moet afsluiten. Door de wet wordt immers de verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid motorrijtuigen uitgebreid. Als een vrijwilliger dus tijdens de activiteiten of op weg van en naar de activiteiten van de organisatie met zijn eigen wagen rijdt en als er door zijn fout schade aan derden veroorzaakt werd, kan de vrijwilliger een tussenkomst vragen van de (eigen) verzekeraar BA-motorrijtuigen. De vrijwilligers zelf zijn vanaf nu enkel nog persoonlijk aansprakelijk voor de door hen veroorzaakte schade in geval van bewezen bedrog, zware fout of bij herhaalde lichte fout. Voor alle andere schade die vrijwilligers aan derden veroorzaken kunnen ze niet persoonlijk burgerrechtelijk aansprakelijk gesteld worden.

Het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw ontwikkelde een polis voor hun gratis vrijwilligersverzekering. Ze stellen dat het zeker de moeite loont om hier tips uit te halen voor een eigen verzekering en geven ook tips op hun website hierover: scrol naar onder op de pagina van het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk over informatie- en verzekeringsplicht tot bij het stuk over verzekeringsplicht en klik op 'een goede verzekering'.

Via de het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk kan men sinds 1 januari 2018 trouwens ook inschrijven op de gratis collectieve verzekering van Vlaanderen. Deze verzekering vervangt de voormalige collectieve verzekering voor vrijwilligers die aangeboden werd door de Provinciale Steunpunten Vrijwilligerswerk. Nadeel is wel dat de gratis vrijwilligersverzekering te beperkt is voor erfgoedverenigingen met veel activiteiten. De organisatie kan per kalenderjaar gratis maximum 1000 vrijwilligersuren verzekeren. Via deze link kan je meer informatie vinden over de gratis vrijwilligersverzekering. Ook sommige (provinciale) koepels ontwikkelen initiatieven om hun leden de verplichte verzekering aan te bieden.

Een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid (BA) is niet hetzelfde als bestuurdersaansprakelijkheid. Een polis BA bestuurdersaansprakelijkheid is erop gericht de bestuurders als “leiders” of “vertegenwoordigers van de organisatie te beschermen”. Een bestuurslid van een vzw draagt immers een bestuurdersaansprakelijkheid: hij/zij heeft een taak tegenover de organisatie (o.a. goed bestuur) en tegenover de buitenwereld (o.a. vertegenwoordiging van de organisatie). Het is ook aan te raden uw bestuur hiervoor te verzekeren, ook al is deze niet verplicht. De gevolgen (ook al komen ze niet zo vaak voor) kunnen immers zeer zwaar zijn voor bestuurders.

Naast de verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid is het voor een erfgoedvereniging zeker aan te raden een verzekering lichamelijke ongevallen af te sluiten. Als we spreken over een ongeval bedoelen we een ‘plotse gebeurtenis die een persoon treft of overkomt’, en waardoor hij/zij lichamelijke letsels oploopt. Als hierbij geen derden in het spel zijn of verantwoordelijk zijn kan de schade niet vergoed worden via een polis burgerrechtelijke aansprakelijkheid. Een ongeval is echter vlug gebeurd: in een archief kan men bijvoorbeeld een ongelukkige val doen of een stapel archiefdozen op zich krijgen. Wie zal dan de dokterskosten boven de terugbetaling van het ziekenfonds betalen? En wat als de vrijwilliger hierdoor voor een periode niet in staat is om te werken? Wie vangt dan het inkomensverlies op? Dergelijke verzekering valt wel tamelijk duur uit voor een kleine vereniging en is soms zwaar om dragen, maar toch wegen de nadelen niet op tegen de voordelen.

Ook rechtsbijstand is een aan te raden verzekering. Rechtsbijstand gaat over de ondersteuning van de vrijwilliger als hij/zij betrokken raakt in een rechtszaak, om experten te kunnen aanduiden, een advocaat te betalen, kortom ervoor te zorgen dat de rechten van de persoon in kwestie zo goed mogelijk en onafhankelijk verdedigd worden. Dergelijke verzekering is zeker niet duur en altijd aangeraden om mee te nemen.

Niet alle erfgoedverenigingen gebruiken een gebouw, maar als dit wel het geval is, moet men uiteraard ook over een brandverzekering beschikken, hetzij als eigenaar (ook voor de inboedel), hetzij als huurder (huurdersaansprakelijkheid, tenzij door de eigenaar uitdrukkelijk afstand van verhaal is afgesproken).

Door de wet betreffende de rechten van de vrijwilligers worden vrijwilligersverenigingen verplicht om de vrijwilligers op de hoogte te brengen van de aangegane verzekeringen. Je kan dit melden op de website of je kan ook werken met een vrijwilligersinformatienota of afsprakennota. Via deze link vind je hiervoor modellen: https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/modeldocumenten/ klik door naar de bovenste afsprakennota.

Via deze link kan je nog verdere informatie vinden over het verzekeren van vrijwilligers: https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/vrijwilligers-verzekeren/

 

 

Witte kassa: verplicht voor lokale erfgoedverenigingen?

Witte kassa: verplicht voor lokale erfgoedverenigingen?

Baat jullie lokale erfgoedvereniging een heemcafé uit of organiseert ze geregeld eetfestijnen? Dan is ze sinds kort misschien verplicht om met een geregistreerd kassasysteem (GKS), de zogenaamde ‘witte kassa’, te werken.

Wat?

Het Geregistreerd Kassasysteem (GKS) of de witte kassa bestaat uit een kassa met een controlemodule (black box) en een gepersonaliseerde kaart (smartcard). Zonder controlemodule en kaart werkt de kassa niet. Het hele systeem moet door een bevoegde overheid gecertificeerd worden. De maatregel vloeit voort uit een akkoord dat de regering in 2009 sloot met de horecasector: een verlaging van het btw-tarief naar 12% kon enkel wanneer de sector akkoord ging met de invoering van een GKS dat een efficiëntere fraudebestrijding mogelijk maakte.

Voor wie?

Btw-plichtige vzw’s die een zaak uitbaten waar regelmatig maaltijden worden verbruikt moeten een btw-kasticket uitreiken via een Geregistreerd Kassa Systeem (GKS), als zijn jaaromzet, exclusief btw, voor die restaurant- en cateringdiensten hoger is dan 25.000 euro.

Dit bedrag van 25.000 euro vervangt dus de term ‘regelmatig’ uit het oude artikel 21bis. Die term verviel op 30 juni 2016, omdat hij, na het vernietigen van de 10 % – regel, teveel ruimte liet voor interpretatie.

Vergeet ook niet dat alle btw-plichtige vzw’s die maaltijden serveren sinds januari 2015 sowieso btw-bonnetjes moeten uitreiken voor voeding en drank.

Of jouw lokale erfgoedvereniging btw-plichtig is, kan je nagaan in het artikel dat hierover eerder al verscheen in Bladwijzer. Is jullie erfgoedvereniging geen btw-plichtige vzw, dan hoeft ze zich van dit alles niets aan te trekken.

Wat doen?

Ben je een btw-plichtige vzw die meer dan 25.000 euro van haar horeca-omzet uit voeding haalt? Dan moet je dit melden bij de FOD Financiën. Vanaf begin 2017 gelden er geen verzachtende maatregelen meer en zou elke inrichting die een GKS moet gebruiken, er één moeten hebben.

Alle informatie vind je op deze site: www.geregistreerdkassasysteem.be.

Voor meer informatie kan je eveneens terecht bij Daphné Maes via daphne.maes@historiesvzw.be of op het nummer 015 20 51 74.