1 januari 2026: verplichte e-facturatie voor verenigingen met btw-nummer

Vanaf 1 januari 2026 moet elke erfgoedvereniging met een btw-nummer e-facturen kunnen verzenden én ontvangen via het Peppol-netwerk. Hoe je je hierop voorbereidt, ontdek je op deze pagina.

WAT IS EEN E-FACTUUR?

Een e-factuur is:

• een gestandaardiseerd digitaal formaat (bijvoorbeeld: xml), geen pdf of afbeelding
• verzonden via Peppol, een beveiligd facturatienetwerk
• automatisch verwerkbaar door boekhoudsoftware als je die hebt
• bedoeld voor transacties tussen btw-plichtige ondernemingen: niet alleen commerciële bedrijven maar bijvoorbeeld ook socio-culturele verenigingen met een btw-nummer

Let op: facturen aan particulieren hoeven geen e-facturen te zijn.

WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN E-FACTURATIE?

1. Snellere en foutloze verwerking
2. Minder papierwerk en administratie
3. Lagere kosten
4. Betere controle voor overheid én vereniging

IS JOUW VERENIGING BTW-PLICHTIG?

Heb je je ondernemingsnummer geactiveerd als btw-nummer? Dan valt jouw vereniging onder de nieuwe regeling. Ook als je vereniging de vrijstellingsregeling heeft gekregen omdat de omzet van btw-plichtige activiteiten niet hoger is dan 25.000 euro, ben je formeel nog altijd btw-plichtig. Enkel de niet btw-plichtige activiteiten kunnen nog zonder e-factuur.

Tip: Om verwarring te vermijden kan je ervoor kiezen om al je facturen naar btw-plichtige organisaties via Peppol te versturen.

Er zijn ook enkele uitzonderingen. Die vind je hier. 

HOE BEREID JE JE VOOR OP E-FACTURATIE?

We kunnen je alvast geruststellen: je boekhoudproces hoeft niet volledig te veranderen. Het gaat om de manier waarop je facturen verstuurt en ontvangt. Met de volgende stappen bereid je je makkelijk voor op de verplichte e-facturatie:

1. Controleer hier of je boekhoudsoftware Peppol ondersteunt voor verzenden én ontvangen.
2. Heb je geen boekhoudprogramma? Zoek dan in dezelfde lijst een erkend Peppol Acces Point om de e-factuur te kunnen ontvangen en verzenden. Ontvangen en verzenden kan via een ander Acces Point. Vraag de persoon die de boekhouding doet met welke software deze het liefste werkt.
3. Zorg dat je vanaf 2026 e-facturen kan ontvangen, ook als je er zelf (nog) geen verstuurt. Denk maar aan de facturen van de telecomoperator of deze van de drankenhandel.
4. Wacht niet tot 2026. Hoe vroeger je overstapt, hoe vlotter de overgang.

HOE WEET JE OF JE KLANT EEN E-FACTUUR MOET KRIJGEN?

Zoek in Peppol op het ondernemingsnummer van je klant. Zo zie je meteen of je klant een Access Point op Peppol heeft.

Het kan altijd zijn dat je klant nog niet op Peppol terug te vinden is. Weet dan dat jij zelf in orde bent door het tijdelijk gebruik van een andere verzendwijze van je factuur (bijvoorbeeld een pdf via e-mail).

Voeg toe op de factuur: ‘Wij wijzen op de e–facturatieplicht tussen btw-plichtige ondernemingen vanaf 1 januari 2026. Meer info op efactuur.belgium.be/nl.‘ Zo ben je zeker in orde. 

WAT ALS JE LEVERANCIER NOG NIET KLAAR IS?

Ontvang je een factuur die een e-factuur had moeten zijn? Spreek je leverancier aan en vraag om via Peppol te werken. Formeel kan je de factuur weigeren, maar het is verstandiger om je leverancier te informeren zodat die ook volgens de wet werkt. Je leverancier riskeert immers een boete. 

VRAGEN?

Heb je nog vragen, kijk dan of je het antwoord vindt op deze website van de federale overheid. Twijfel je nog altijd? Contacteer onze collega Els op 0492 11 75 36 of via els.vervaet@histories.be. 

Bereid je voor op een zorgeloze aangifte van de patrimoniumtaks

Is jouw erfgoedvereniging een vzw? Dan moet je jaarlijks rekening houden met de patrimoniumtaks. Maar hoe zit dat precies in elkaar? Wat wordt er belast? En hoe wordt de taks berekend? In deze praktijktip ontdek je stap voor stap hoe je de belastingaangifte van jouw vereniging regelt. Zo haal je probleemloos de deadline van 31 maart!

WAT IS DE PATRIMONIUMTAKS?

De patrimoniumtaks is een jaarlijkse belasting voor vzw’s en stichtingen. Deze belasting werd ingevoerd omdat rechtspersonen zoals vzw’s geen successierechten betalen.

Waarop wordt de patrimoniumtaks berekend?

De belasting wordt berekend op de bezittingen van je vereniging en verschilt zo van de rechtspersonenbelasting, die wordt geheven op de opbrengsten of inkomsten.

De patrimoniumtaks geldt voor alle bezittingen van je vzw, zowel in België als in het buitenland:

• Onroerende goederen zoals gebouwen en gronden
• Roerende goederen zoals laptops of archiefmateriaal
• Immateriële goederen zoals auteursrechten
• Geldbeleggingen zoals effecten of obligaties

Wat telt niet mee?

Kasgelden en het geld dat op de zicht- of spaarrekeningen van je vereniging staat en dat je gebruikt als werkingsmiddelen tijdens het jaar.

Bij grote sommen op de spaarrekening kan de belastingdienst besluiten dat dit geen werkingsmiddelen zijn, maar bezittingen – en er toch patrimoniumtaks op heffen. Het is daarom belangrijk om zelf een correcte inschatting te maken van je middelen.

Gedeeltelijke vrijstelling

Oefent je vzw activiteiten uit die vrijgesteld zijn van btw (onder artikel 44, §2, 9° Btw-wetboek), zoals het organiseren van tentoonstellingen of conferenties? En komt minstens 50% van je inkomsten uit die btw-vrijgestelde activiteiten? Dan moet je de patrimoniumtaks niet op je volledige vermogen betalen. De taks wordt dan maar berekend op 37,7% van je vermogen. Voor de rest (62,3%) betaal je geen patrimoniumtaks.

Let op: dit hangt sterk af van je specifieke situatie. Ga daarom altijd samen met een fiscalist na of je aan de voorwaarden voldoet, zeker omdat verschillende activiteiten onder verschillende btw-regels kunnen vallen.

Op de website van Cultuurloket vind je meer uitleg over deze vrijstellingen. Je kan daar ook gratis een eerstelijnsgesprek met een fiscalist inplannen via het contactformulier. Kies voor ‘Belastingaangifte invullen’ en plan een telefonisch moment dat voor jou past.

Je aangifte in orde brengen in vier eenvoudige stappen

Volg dit stappenplan en verzeker dat je de patrimoniumtaks correct en op tijd indient, zonder stress. 

1. INVENTARISEER EN WAARDEER DE BEZITTINGEN VAN JE VZW

De lijst van bezittingen of activa (bij de patrimoniumtaks ook wel de massa der goederen genoemd) maak je elk jaar op.

• Bij een vereenvoudigde boekhouding hoort de lijst bij de staat van het vermogen, opgenomen in bijlage C van de jaarrekening.
• Bij een dubbele boekhouding vind je de activa terug op de balans van de jaarrekening.

De patrimoniumtaks kijkt naar de waarde van je bezittingen op een vast peilmoment: 1 januari van het aanslagjaar. Je moet dus in het begin van het jaar de verkoopwaarde van je bezittingen inschatten.

Let op: de verkoopwaarde is niet hetzelfde als de boekhoudkundige waarde; je kan de boekhoudcijfers dus niet kopiëren. Het is belangrijk dat je per goed zelf inschat welke prijs het op die datum realistisch gezien zou opbrengen bij verkoop, onder de beste omstandigheden en aan de hoogste bieder.

In twee gevallen mag je als vzw bepaalde lasten of kosten aftrekken van je bezittingen: 

• Als je vzw een hypothecaire lening heeft.
• Als je vzw algemene legataris is van een erfenis. 

Niet zeker of jouw vzw bepaalde lasten of kosten kan aftrekken? De voorwaarden vind je terug in de kennisbank van Cultuurloket. 

Voorbeelden

Er is geen vaste formule om de waarde van je bezittingen te berekenen. Het is wel belangrijk om een logische en geloofwaardige redenering op te bouwen. 

1. Een genealogische vereniging heeft een archief met duizenden bidprentjes, kiezerslijsten, rouwbrieven en tweedehandsboeken. Maar omdat het geen zeldzame of rijk versierde antieke boeken zijn, is de marktwaarde eerder laag. Ook al is het archief maatschappelijk en historisch waardevol – de verkoopwaarde blijft beperkt. Je moet in zo’n gevallen je waarde niet te hoog inschatten.
2. Een schuttersgilde bezit antiek zilverwerk. De marktwaarde van zilver is in deze situatie meestal een goed uitgangspunt. De historische of emotionele waarde voor de vereniging is moeilijker in geld uit te drukken. Voor een redelijke schatting kan je kijken naar het verzekerde bedrag, de zilverwaarde of de prijs van vergelijkbare stukken op de markt. Zilveren stukken die populair zijn bij verzamelaars krijgen een hogere waarde. Zorg dat je je redenering duidelijk noteert om achteraf vragen te vermijden.
3. Een heemkundige kring bezit een eigen museumgebouw. Er is geen hypotheek op het gebouw, dus er kunnen geen schulden worden afgetrokken. De waarde hangt dan af van de vraag op de vastgoedmarkt in die regio, op dat moment. Let op: bij gebouwen gaat het niet automatisch om de verzekerde waarde, want die is vaak gebaseerd op vervangingswaarde en niet op verkoopwaarde. 

2. BEREKEN DE TAKS

Bij de patrimoniumtaks geldt er altijd een vrijstelling van 50.000 euro. Dat betekent dat je op de eerste 50.000 euro van je bezittingen geen belasting betaalt. Heb je bijvoorbeeld 60.000 euro aan bezittingen? Dan betaal je alleen taks op de 10.000 euro boven de vrijstelling.

Hoe werkt het tarief? 

Per schijf is er een hoger percentage van toepassing. Dit zijn de tarieven: 

Voorbeelden

1. Een heemkundige kring heeft een eigen museumgebouw. Door de totaalwaarde van het gebouw, de grond, het meubilair, de uitrusting en de collectie, komen ze op een totaal bezit van 505 000 euro. De berekening van de patrimoniumtaks zal dan als volgt zijn: 

• Voor de eerste 50 000 euro betaal je geen taks.  
• Voor het bedrag tussen 50 000 euro en 250 000 euro betaal je 0,15%. Dat is 300 euro. (0,15% van 200 000 euro). 
• Voor het bedrag tussen 250 000 en 500 000 euro, betaal je 0,3%. Dat is 750 euro (0,3% van 250 000 euro).  
• Voor het bedrag boven de 500 000 euro, betaal je 0,45%. Dat is 22,5 euro (0,45% van 5 000 euro). 
• In totaal zal de heemkundige kring 1 072,50 euro patrimoniumtaks betalen.  

2. Een vereniging van metaaldetectoristen heeft een aantal metaaldetectoren, schopjes en ander materiaal in bezit. De totale waarde aan bezittingen bedraagt 20 000 euro. Omdat dit bedrag onder de voetvrijstelling blijft, is de vereniging geen patrimoniumtaks verschuldigd en hoeft zij ook geen aangifte in te dienen. 

3. VUL JE AANGIFTEFORMULIER IN

Is de totale waarde van de bezittingen van je vzw boven 50.000 euro? Dan moet je een aangifte invullen. Hiervoor gebruik je het formulier 187. Je kan dat formulier digitaal indienen via MyMinfin of met de post opsturen naar je regionaal kantoor Rechtszekerheid.

Vul de gegevens van je vereniging in

Op het formulier vul je eerst de algemene gegevens van je vereniging in: de naam, rechtsvorm, het adres, het ondernemingsnummer en de ondernemingsrechtbank waaronder je vereniging valt (met de zetel daarvan).

Geef een overzicht van wat je vereniging bezit

Heb je al je gegevens ingevuld? Dan begin je aan een duidelijke oplijsting van al je bezittingen. 

• Bij onroerende goederen noteer je de kadastrale gegevens, de geschatte verkoopwaarde en de gegevens van de verzekering (zoals polisnummer en verzekerd bedrag). Dit doe je voor alle gebouwen en gronden die je vereniging bezit. Dat verzekerde bedrag is niet altijd hetzelfde als de verkoopwaarde: bij de verzekering gaat het meestal om de vervangwaarde. Zijn er onroerende goederen waarop een zakelijk recht, zoals erfpacht of vruchtgebruik op rust? Bij erfpacht is de verkoopwaarde deze van het erfpachtrecht. Bij vruchtgebruik is dat 4% van de volle eigendom per jaar.
• Daarna noteer je de roerende goederen, immateriële goederen en de geldbeleggingen. Ook hier schat je wat ze ongeveer waard zijn. Bij roerende goederen is de verkoopwaarde meestal gelijk aan de verzekeringswaarde. Bij auteursrechten komt de verkoopwaarde overeen met wat je ermee kan verdienen.

Vergeet zeker niet een overzicht van de rekening en de kasgelden die je het voorbije jaar niet gebruikt hebt aan de opsomming toe te voegen. 

Tel de waarde van al je bezittingen op en pas de toepasselijke tarieven toe. Vervolgens dien je de aangifte digitaal of per post in.  

4. BETAAL DE PATRIMONIUMTAKS

Na het indienen van de aangifte, krijg je een bankrekeningnummer toegestuurd waarop je de patrimoniumtaks voor 31 maart betaalt. 

De belastingdienst kan je boekhouding opvragen om te controleren of de aangifte correct is ingevuld. En nu de indiening van de jaarrekening digitaal gebeurt, wordt die controle voor de overheid gemakkelijker. Zorg er dus voor dat je waarderingen correct en eerlijk zijn. Creatieve manieren om de taks te ontwijken, bijvoorbeeld door grote bedragen te spreiden over meerdere vzw’s, zijn niet toegestaan. 

Dien je de taks niet, verkeerd of te laat in?

Dan kan dat nadelige gevolgen hebben voor je vereniging. 

• Bij vertraging: €2,50 per maand. 
• Bij laattijdige betaling: 7% intrest. 
• Als je te weinig of helemaal niets aangeeft, riskeer je een boete die even hoog is als het bedrag van de verschuldigde patrimoniumtaks. De taks zelf moet je dan nog altijd betalen. De belastingdienst kan daarbij tot 10 jaar teruggaan. 

Ga je niet akkoord met de berekening van de taks, dan kan je een klacht indienen. Dit kan digitaal via MyMinfin of door een brief te sturen naar het regionaal kantoor Rechtszekerheid. 

Let op: je moet de taks wel nog altijd betalen binnen de termijn, ook als je niet akkoord gaat met de berekening. 

MEER WETEN?

Op de website van de Federale Overheidsdienst Financiën vind je antwoorden op een aantal veel gestelde vragen. 

Ook collega Els helpt jou graag verder via els.vervaet@histories.be of 0492117536.